É próximo de zero o número de empresas que nunca passaram por problemas de atrasos na gestão de projetos. Está enganado quem pensa que para cumprir prazos basta um cronograma pregado na parede e um chefe autocrata. O cronograma, se bem-feito, é uma ferramenta essencial e não pode ser deixado de lado.

Algumas técnicas podem ser usadas para que o cronograma seja mais preciso e eficiente, pois não é tarefa simples determinar as etapas de um grande projeto. Já o chefe tirano é completamente desnecessário e pode ser substituído por um líder prestativo e comunicativo. Mas ainda falta alguma coisa. Mesmo um excelente líder com um excelente cronograma está sujeito a atrasar.

As causas de um atraso podem ser variadas e muito complexas, e é preciso grande controle e visão sobre o projeto para eliminar esse problema e suas tristes consequências. Nem sempre as coisas saem como previsto. Ou melhor, quase nunca. O gerente de projetos deve deixar de lado a visão idealista e considerar tudo — e não é pouca coisa — que pode afetar a realidade do projeto.

A importância da gestão do tempo em projetos é inquestionável e é necessário trabalhar duro para que os erros sejam minimizados. Muitas vezes um atraso se dá pela determinação errada de prazos, isso é, o tempo determinado para realizar esta ou aquela atividade não é suficiente. O fornecedor não entrega, o recurso não chega, há muita burocracia. São muitos os motivos que podem terminar em prazos extrapolados, mas o gestor deve se manter atento a todos eles.

Por mais trabalhoso que seja montar um cronograma preciso, vale mais a pena do que lidar com a série de problemas causados por atrasos não planejados. Confira a seguir uma lista com seis problemas gerados por atrasos na gestão de projetos.

1. Aumento de custo

O principal problema decorrente de atrasos é o aumento de custo gerado. O grande trabalho das empresas está canalizado para a melhoria dos processos de forma a reduzir ao máximo os custos. Aí vem um projeto atrasado e — pronto — gera um enorme gasto para a companhia.

A produtividade está ligada ao aumento ou diminuição de custos dos projetos. Pessoas, tempo, máquinas e seus esforços não devem ser desperdiçados em nenhuma função. Assim, é fácil entender: projeto atrasado significa a empresa gastar dinheiro enquanto poderia ganhar em outra coisa.

2. Perda da credibilidade interna

Para que os funcionários de uma empresa se mantenham motivados, é preciso que acreditem no seu potencial individual e no trabalho do grupo. Se os projetos nunca são concluídos, sempre precisam de mais recurso do que foi planejado e estão sempre parando no meio do caminho para ajustes, o colaborador perde a fé em seu trabalho e isso acaba afetando diretamente sua produtividade em serviço.

O gestor precisa usar ferramentas competentes para auxiliá-lo no cálculo de prazos. Nem cronograma apertado demais, nem folgado demais. Muitas vezes é difícil alcançar o meio termo e deixar a equipe satisfeita.

3. Perda de credibilidade externa

Se os atrasos já geram impacto negativo sobre os funcionários envolvidos, que dirá sobre o cliente.

Quem paga quer, com razão, receber o produto ou serviço com a qualidade desejada e no tempo estipulado. Os atrasos causam perda dos dois lados: o cliente fica infeliz e a empresa perde sua credibilidade no mercado.

4. Retrabalho

Retrabalhar significa refazer algo que já foi feito e não obteve resultado satisfatório. Em caso de atrasos na gestão de projetos, todo o cronograma deve ser retrabalhado. A partir do atraso, todas as datas seguintes devem ser repensadas e o gestor acaba queimando seu tempo com algo que já foi feito uma vez.

5. Remanejamento de equipe

Uma das tarefas mais complexas de um líder de projeto é lidar com pessoas. Se comunicar bem com todos, ter a visão do potencial de cada membro da equipe, saber cobrar sem parecer um ditador e motivar o grupo são alguns dos desafios com os quais o gestor precisa saber lidar.

Imagine um caso de atraso, no qual seja necessário remanejar a equipe para finalizar as atividades. É um trabalho e tanto. Troca de função nem sempre agrada e as relações interpessoais podem ser prejudicadas, além de paralisar o trabalho que a equipe realocada estava fazendo anteriormente.

6. Perda da qualidade final

Atrasos na gestão de projetos podem gerar muita pressão no ambiente de trabalho. Algumas vezes, a alternativa tomada é pular algumas etapas e processos da produção que sejam dispensáveis. Tirando um pedaço daqui e dali, o atraso será reduzido, porém pode ocorrer uma perda na qualidade final do produto ou serviço.

Esse é um risco que deve ser cuidadosamente avaliado, pois uma queda na qualidade é um erro grave que pode gerar consequências ainda mais insatisfatórias e trabalhosas do que um prazo não cumprido.

Depois de saber os inúmeros problemas que podem ser causados por simples atraso, ficam duas questões: por que é tão difícil controlá-los? E qual é a solução para esse problema? Bom, como já visto, as causas para um atraso podem ser as mais variadas e esse é um dos grandes motivos pelos quais se torna difícil o entendimento e conhecimento sobre a gestão de tempo.

São muitas as variáveis envolvidas e é preciso prestar bastante atenção em todas elas. O fornecedor pode entregar a matéria prima na data certa e o recurso estará disponível. Parece perfeito, mas de nada adianta se o líder de projetos não tiver a experiência e o tato necessários para estabelecer prazos acertadamente.

Uma excelente solução que vem crescendo na indústria é adotar o uso de software para gestão de tempo. São muitas as opções oferecidas pelo mercado e, com certeza, alguma delas vai se encaixar como uma luva para o seu projeto. Para não correr o risco de errar na escolha, a melhor opção é que uma empresa especializada faça uma avaliação individual e auxilie nesse processo. A informatização de etapas pode assustar no início, mas com o tempo a companhia se adapta e os resultados melhoram exponencialmente.

E você, já conhece a AEVO? Entre em contato pelo nosso site e descubra como podemos ajudar seu negócio!