Avanço Físico: como comunicar a evolução dos projetos de maneira efetiva

Curva de Avanço Físico

Você já esteve em projetos que só começaram a atrasar quando já estavam próximos da data de conclusão?

Esses projetos caminham “no prazo” até restar 10% do tempo para terminar. Antes disso, ele até dá sinais de atraso nos marcos intermediários, mas são realizados replanejamentos mirabolantes das atividades futuras que, aliados a uma dose extra de otimismo, mantêm intacta a data prevista de término do projeto!

Essa estratégia vai bem até o final do projeto, quando a data prevista de término está tão próxima de acontecer que não há otimismo que permita a manutenção da data prevista!

E aí entra no eterno estado de 99% pronto, que se arrasta por semanas! Aquele 1%…

Uma ótima forma de evitar esse problema é trocar o acompanhamento de tendência de atraso pelo acompanhamento do avanço físico, pois ele compara a quantidade de escopo que deveria ter sido entregue (previsto/linha de base) com o efetivamente entregue (realizado). Assim, fica fácil verificar a saúde atual do projeto independente do replanejamento futuro.

Além disso, o avanço físico é facilmente entendido por todos e pode ser apresentado como um único indicador de desvio ou como uma curva detalhando a evolução do mesmo no tempo. Dessa forma, a diretoria pode acompanhar a evolução dos projetos de forma objetiva e a equipe pode usar o mesmo indicador para analisar em mais detalhes o que ocorreu, qual a tendência e qual o caminho de recuperação.

Neste artigo, serão apresentadas diferentes visões sobre o avanço físico:

  1. Como utilizá-lo para apresentar uma visão resumida do portfólio de projetos para a diretoria;
  2. O que demonstrar para verificar a tendência de curto prazo de um projeto;
  3. Como apresentar a evolução do avanço físico no tempo, incluindo o planejamento futuro.

 

 

1- Visão resumida da carteira de projetos

A alta direção ou gerência da empresa precisa de um acesso rápido e objetivo ao status dos principais projetos do portfólio. Isso permite a priorização da ação, ou seja, decidir rapidamente quais projetos merecem mais atenção.

Uma forma de comunicar o status é através de uma tabela com os principais projetos, suas informações relevantes e seu indicador de avanço físico. Isso permite, de forma visual, verificar o status de cada projeto e determinar áreas e pessoas responsáveis, permitindo uma ação imediata.

A figura abaixo ilustra uma carteira com 4 projetos:

Obs.: sugiro que clique sobre as figuras deste artigo para vê-las em tamanho maior, pois elas contêm muitas informações.

Obs. 2: todas as imagens do artigo foram retiradas do sistema AEVO Project.

Carteira de Projetos
Portfólio de Projetos com Indicadores

Perceba como fica fácil identificar os projetos que estão com mais problemas, pois o relatório demonstra com um farol vermelho os projetos com pior desvio no indicador de avanço físico.

No detalhe da figura a seguir, o projeto Implantação do ERP está destacado, mostrando que a sua evolução de escopo está 10,67 pontos percentuais abaixo do previsto. Além disso, no mesmo relatório, é possível identificar o responsável e sua área, permitindo acioná-lo se necessário.

Carteira de Projetos analítica e acionável
Portfólio de projetos Analítico e Acionável

Essa visão geral do portfólio de projetos é, por definição, um resumo da situação de cada projeto. No entanto, caso julgue necessário entrar em mais detalhes, é fundamental que haja um relatório que abra a informação do status do projeto.

É comum que se use um One-Page Report, ou Relatório de Uma Página, para detalhar as principais informações do projeto também de maneira direta e objetiva, como na figura abaixo. As próximas seções deste artigo irão detalhar alguns gráficos do mesmo.

One Page Report
One Page Report

 

2- Acompanhamento da tendência de curto prazo

Uma informação sempre relevante a ser analisada é a tendência, ou seja, se o desvio está aumentando ou diminuindo em relação aos períodos anteriores.

Por exemplo, no mês de Julho, o desvio de avanço físico aumentou ou diminuiu em relação ao mês de Junho? A tendência é de melhoria ou piora de resultados?

Uma forma interessante de apresentar essa informação é através de um gráfico de indicador com uma tabela comparando o resultado do período anterior com o atual. Além disso, é útil mostrar o próximo período a fim de permitir análise da viabilidade.

A figura a seguir destaca esse indicador do One-Page Report. Repare que o desvio no mês de Julho está pior do que o desvio em Junho, o que demonstra que o projeto está com uma tendência de piora no curto prazo.

Indicador de Desvio de Avanço Físico
Indicador de Desvio – Tendência de Curto Prazo

 

3- Evolução do avanço físico no tempo

Por último, mas não com menor importância, apresentamos a Curva de Avanço Físico (conhecida como a Curva S ou Curva de Progresso Físico).

Essa poderosa curva é muito utilizada na gestão de projetos, pois ela exibe, para toda a duração do projeto:

  • Como foi prevista a evolução do avanço físico no planejamento inicial do projeto (linha de base);
  • Como o mesmo evoluiu efetivamente até o momento (dados realizados) e;
  • Como está planejada a evolução daqui em diante (dados projetados).

A figura a seguir destaca a Curva de Avanço Físico presente no One-Page Report. A curva prevista (linha de base) está apresentada em verde, a realizada está em laranja e a projetada (planejamento ou replanejamento atual das próximas atividades) está tracejada em cinza.

Curva de Avanço Físico (Curva S)
Curva de Avanço Físico (Curva S)

Repare que várias análises podem ser retiradas da curva:

  • O projeto já começou o primeiro mês (março) abaixo do previsto;
  • O desvio está piorando nos últimos meses e deve piorar mais em agosto;
  • Está sendo projetado que, a partir de setembro, a curva irá se aproximar do previsto.

A figura abaixo ilustra os pontos acima:

Curva de Avanço Físico Analisada
Curva de Avanço Físico Analisada

Uma curva detalhada dessa maneira pode gerar questionamentos relevantes para aumentar as chances de sucesso deste projeto e de futuros projetos:

  • O que está sendo feito para que o desvio seja reduzido em setembro? Houve mudança de estratégia? Aumento de equipe, utilização de um parceiro mais efetivo, etc;
  • Há algo que possa ser feito em agosto para o desvio já começar a reduzir?
  • O que ocorreu em março para o projeto iniciar mal? Falta de engajamento, equipe não foi disponibilizada a tempo, atraso de contratações? Como fazer para não repetirmos esse problema para projetos futuros?

Em resumo, o indicador de avanço físico é muito efetivo para a gestão de projetos, pois representa bem a situação atual do projeto e, ao mesmo tempo, pode apresentar a estratégia futura planejada para a evolução do trabalho. Além disso, é muito versátil, sendo facilmente entendido pela alta direção e podendo ser detalhado até o nível necessário para as equipes trabalhando no projeto.

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4 comentários em “Avanço Físico: como comunicar a evolução dos projetos de maneira efetiva

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