Gerenciamento de projetos: como manter o foco e a produtividade?

O gerenciamento de projetos é realmente desafiador, não é mesmo? São muitas tarefas para você organizar, coordenar e acompanhar. O time, além de numeroso, pode apresentar dificuldades na realização dos processos com qualidade e efetividade. Assim, é preciso que você desenvolva estratégias para fortalecer a sua equipe e torná-la eficiente e centrada.

Desenvolvemos um post especialmente para você descobrir medidas estratégicas para promover uma gestão que mantenha o foco e a produtividade da sua equipe. Ficou interessado? Então, continue a leitura.

Qual a importância de manter o foco e a produtividade nos projetos?

Na era da informação, cada vez mais contamos com um grande volume de estímulos e distratores que dificultam o trabalho. A falta de foco compromete o desempenho nas atividades, tanto em termos de qualidade quanto de velocidade.

Se sua equipe é muito dispersa, ela tem dificuldades na execução das etapas dos projetos e também tem mais retrabalho, porque ela comete mais falhas. O foco e a produtividade são dois fatores que caminham juntos. A equipe é mais frutífera quando ela se concentra bem em seus afazeres. Os processos são otimizados e há mais eficiência no atendimento das demandas.

Como fazer o gerenciamento de projetos mantendo o foco e a produtividade da equipe?

Você pode realizar diversas medidas de gerenciamento para ajudar a sua equipe a ter mais foco e produtividade. Veja nossas dicas a seguir!

1.Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia possui diversas funcionalidades que podem ajudá-lo no cotidiano da empresa. Com ela, você pode otimizar a realização de tarefas, organizar melhor seus processos e gerenciar sua equipe com muito mais efetividade. Além disso, você pode também otimizar o acesso e o compartilhamento de informações.

Existem diversas ferramentas, como os softwares de gestão de projetos, que permitem um acompanhamento efetivo do trabalho dos colaboradores. Eles facilitam o planejamento, o monitoramento e a recuperação dos desvios das metas. Com esses recursos, você pode manter a equipe mais produtiva e concentrada nos processos.

2. Divida o projeto em etapas

Com vários colaboradores para gerenciar e um grande número de tarefas para serem desenvolvidas, pode parecer muito complexo concretizar o projeto se você não dividi-lo em etapas. A medida permite que você possa estabelecer fases graduais, de forma que os desafios sejam superados aos poucos.

Ao fazer a divisão em etapas, você consegue manejar todo o processo para torná-lo mais simples. A cada fase, você avança um pouco mais e vai superando obstáculos. Sistematize esse procedimento em um registro automatizado ou no papel e a cada passo cumprido, marque este progresso. Isso pode ajudá-lo a monitorar melhor o desempenho de todo o projeto.

Em cada etapa, faça também uma boa divisão de tarefas, delegando as atividades de acordo com as habilidades de cada colaborador. Assim você tem a possibilidade de alcançar melhores resultados.

3. Deixe um tempo para revisões

É fundamental que você dedique tempo para a realização de revisões. Programar esse processo, incluindo-o em seu cronograma permite que você possa realizar uma boa avaliação do projeto, fazendo as devidas correções.

Isso é necessário porque todo o material produzido pode estar sujeito a falhas. Os erros são naturais no trabalho, o importante é saber identificá-los e corrigi-los. Se sua equipe tem um tempo planejado para fazer as revisões, ela se organiza melhor e pode manter o foco no projeto durante a realização das tarefas.

Com essa medida, o time vai produzir mais e com mais qualidade. Você terá um momento separado para revisar tudo o que foi realizado e assim, você poderá se dedicar melhor ao atendimento das demandas.

4. Conheça e aplique o Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto foi desenvolvido pelo economista Vilfredo Pareto em 1906 e diz que há uma proporção de que 80% das consequências são resultado de 20% das causas. Ou seja, 1/5 das atividades gera 4/5 dos resultados.

Essa lei foi desenvolvida através das observações de Pareto sobre a presença desta proporção em diversas situações, como na concentração de terras e riquezas e foi se expandindo para cada vez mais áreas. A proporção aparecia com poucas variações em diversos fenômenos.

Mas como transpor esta norma para seus projetos? A chave do processo é a de que 20% das suas tarefas vão deter 80% dos resultados.

Ou seja, há atividades que apresentam uma relevância maior e uma influência decisiva na concretização do trabalho, logo elas devem ser prioridades. É nelas que você deve despender a maior parte da sua energia. O Princípio de Pareto mostra que é preciso focar naquilo que é mais relevante para o desenvolvimento do projeto.

5. Crie um ambiente favorável na sua empresa

Os colaboradores podem estar com uma ótima disposição, mas sem um ambiente adequado, dificilmente o projeto vai se concretizar. É preciso criar um clima favorável, que permita que sua equipe possa focar nas tarefas.

Para isso, é fundamental criar um ambiente adequado. Uma sala limpa e organizada, com um bom espaço para cada colaborador é fundamental. Além disso, é importante que o barulho não seja excessivo e que todos tenham os recursos necessários para utilizarem na realização de suas atividades. Você pode também manter ambientes coletivos, para os deveres realizados em grupo ou para as reuniões.

Esteja atento na empresa para evitar as interrupções constantes ou as distrações. Assim sua equipe poderá trabalhar com mais atenção, sendo mais produtiva e tendo um bom desempenho.

 

Fazer o gerenciamento de projetos de forma a manter o foco e a produtividade é uma tarefa desafiadora, porém fundamental para que você entregue resultados dentro dos prazos e com qualidade. Para isso, você pode adotar diversas medidas, como aproveitar os benefícios da tecnologia e realizar um planejamento com uma boa divisão em etapas, separando um momento específico para as revisões.

Além disso, outras medidas importantes são manter um ambiente favorável para a produção e saber utilizar o Princípio de Pareto para ter mais agilidade e eficiência em seus processos.

E então, gostou de aprender estratégias para fazer uma gestão mantendo a concentração e a efetividade? Aproveite e baixe o nosso e-book e veja 5 ferramentas de gestão de projetos que você precisa conhecer!

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