As reuniões de gestão de projetos sempre fazem parte do ambiente corporativo. É nelas que os profissionais interagem, discutem, trocam informações e tomam decisões importantes sobre os projetos em questão. Pelo menos em teoria, deveria ser assim. 

Mas sabemos que, na prática, existem inúmeras reuniões longas e improdutivas que impactam diretamente no andamento das atividades de um projeto. Por isso é tão importante que os gerentes de projeto pensem em como tornar as reuniões mais produtivas, facilitando a tomada de decisão e o sequenciamento das atividades. 

Uma reunião longa e improdutiva é altamente prejudicial para o cronograma de um empreendimento. Os profissionais desperdiçam horas preciosas em encontros inúteis. Os gerentes de projeto se veem com muito menos tempo e sabem que nada foi realizado durante o encontro. 

Mas pensando que existem reuniões que são essenciais para o sucesso de um projeto, montamos um guia rápido para fazer reuniões produtivas em gestão de projetos, criadas e executadas de forma a gerar diversos benefícios para todos os envolvidos. 

Continue a leitura deste artigo e aplique os conhecimentos nas suas próximas reuniões. 

Reuniões de gerenciamento de projetos

As reuniões muito longas e improdutivas mais atrapalham do que ajudam. Por isso, aplicar os conhecimentos da gestão de projetos nas reuniões de seu dia a dia pode ser essencial para sempre se ter bons encontros. Atente-se às dicas a seguir para conseguir fazer reuniões mais proveitosas, onde todos os integrantes saiam ganhando.

Prepare-se

A grande dica que evita a improdutividade das reuniões é a preparação. O gestor de projetos deve se planejar, buscando verificar qual o real propósito da reunião e traçando assim toda a estratégia de como será o seu desenrolar.

A preparação permitirá, também, que sejam definidos quem deve ser convocado para comparecer, o que os participantes devem saber e como eles devem se preparar para tal evento. Aproveite para pensar nos aparatos necessários como projetor, sistema de vídeo e som, coffee break, entre outros. 

Comunique com antecedência

Após definir todos os convocados, é necessário que você os comunique com antecedência, para que eles possam se programar e comparecer devidamente preparados. 

Respeite os horários

Junto com o convite da reunião é interessante que você envie a pauta para os profissionais envolvidos, bem como a agenda das discussões e temas a serem desenvolvidos. Dessa maneira, todos saberão o horário de início e término e o tempo de discussão de cada item. 

Procure sempre respeitar o horário estipulado, tanto para início quanto para término e o prazo de discussão e explanação de cada item. Assim, todos saberão que as suas reuniões são produtivas e não perderão tempo ao comparecer. 

Assegure a participação de todos

As pessoas se preparam, estudam e vão prontos para discutir sobre um determinado assunto nas reuniões. Porém, com a má gestão e a correria, elas não se sentem confortáveis para explanar suas opiniões. Essas situações são assustadoramente desmotivadoras. 

Procure sempre propiciar um ambiente onde todos possam expor suas opiniões e ideias, buscando sempre a máxima participação dos envolvidos. Dessa forma, todos se manterão alertas e acordados, evitando o constrangimento de dormirem ou não prestarem atenção no que está acontecendo.

Não esqueça de registrar as informações relevantes nas atas de reunião, afinal este é um documento muito importante do projeto.

Tipos de Reuniões

Existem alguns tipos de reuniões que são extremamente úteis para o correto andamento e acompanhamento das atividades de um projeto. A seguir, listamos as principais reuniões que você deve realizar em seus projetos. 

Kick-off Meeting

A reunião inicial, também conhecida como Kick-off Meeting, tem como objetivo apresentar todos aos principais stakeholders de um projeto, além de apresentar os objetivos e metas a serem cumpridas. Nessa reunião é transmitido o cronograma das atividades, a matriz de responsabilidade, a matriz de riscos e oportunidades, dentre outros documentos importantes.

Essa reunião também tem como objetivo realizar o primeiro encontro de todos os envolvidos no projeto, de modo que eles possam se conhecer pessoalmente. Em alguns casos o kick-off meeting é realizado como um evento social, buscando facilitar a integração e a comunicação dos futuros profissionais do projeto.

É imprescindível a participação do patrocinador do projeto nessa reunião, afinal ele é o verdadeiro responsável pela execução das atividades.

Reuniões de acompanhamento e controle

Após o início do projeto é necessário que se realize o acompanhamento e o controle das atividades executadas. Recolher informações importantes, resolver alguns transtornos e tomar decisões relevantes são alguns objetivos práticos dessas reuniões, que devem ser realizadas com uma periodicidade previamente definida. 

Além disso, as reuniões de acompanhamento e controle são fundamentais para verificar se o andamento das atividades do projeto está de acordo com o que foi planejado. Nessas reuniões, é importante analisar o status report do projeto e decidir se será necessário algum plano de ação para correção de desvios.

É muito importante que as reuniões de controle do projeto envolvam todos os stakeholders que podem ter impacto nos resultados: equipe ou representantes da execução, gerência, cliente ou área cliente, parceiros e fornecedores críticos. 

Reuniões de avaliação

O principal objetivo aqui é passar para as equipes do projeto e seus integrantes um feedback das atividades realizadas. As reuniões de avaliação são de fundamental importância para acertar arestas na equipe e garantir que todos os problemas internos sejam solucionados.

Além do mais, fornecer feedback para os profissionais os deixa motivados e os ajuda a entender a sua real importância no andamento do projeto como um todo.

Lessons Learned

As lessons learned, ou lições aprendidas, são reuniões realizadas no final de cada etapa do projeto. A principal finalidade dessa reunião é verificar o que deu certo e o que deu errado durante o andamento das atividades. As informações obtidas em todo o processo de desenvolvimento das atividades se tornam uma grande base de conhecimento para os próximos projetos da companhia. 

Reuniões de Encerramento

As reuniões de encerramento são comumente utilizadas para formalizar o encerramento de uma etapa ou de todo o projeto. Nelas, divulga-se todo o percurso realizado, os resultados obtidos, o desempenho das equipes e o detalhamento das próximas fases, caso o projeto não se encerre. 

O gerente de projetos pode dividir a reunião de encerramento em duas: Uma reunião com as equipes do projeto, revisando as lições aprendidas e detalhando a continuidade do projeto e outra reunião com os principais stakeholders e o sponsor, revisando as entregas e se formalizando o encerramento das etapas.

Para que você transforme as suas reuniões improdutivas, longas e chatas, em reuniões sucintas e eficazes é preciso que você se planeje, se organize e saiba o real impacto daquele encontro para o andamento das atividades. Assim, todos os participantes serão beneficiados. 

Para facilitar esse processo a dica que damos é: invista em um bom sistema de gerenciamento de projetos. Independentemente de sua área de atuação, os softwares de gestão de projetos permitem que você agregue as melhores práticas do mercado de forma clara e objetiva. O sistema ainda te ajudará a controlar o portfólio dos projetos de sua empresa, contribuindo ainda mais para a organização do negócio.

Gostou deste artigo? Então compartilhe-o em suas redes sociais e dissemine a cultura de reuniões em gestão de projetos!