O nível de exigência dos clientes está aumentando a cada dia, independentemente do setor de atuação de uma empresa. Sendo assim, empresas e profissionais buscam, incessantemente, maneiras de aumentar a qualidade e a eficiência nos processos, com atitudes inovadoras e que possam levá-los ao sucesso esperado.
Nesse sentido, investir em um software de gestão em projetos é uma das principais soluções encontradas. Esse tipo de tecnologia é capaz de aumentar a produtividade, aperfeiçoar os padrões de qualidade, reduzir custos, gerenciar riscos e muito mais.
Porém, é preciso cuidado para escolher um software de gestão em projetos que se adéque ao perfil de sua empresa, evitando soluções muito complexas ou muito simples. Além disso, saber usar o software e todas as suas funcionalidades será de grande valia para sua companhia, afinal, é fundamental explorarmos ao máximo a capacidade de um sistema para fazer o uso correto dele.
Diante deste cenário, iremos apresentar 7 dicas para auxiliá-lo na escolha de um software de gestão de projetos em sua empresa. Vamos lá?
1. Escolha bem o software
O primeiro passo para obter sucesso na utilização de um software de gestão em projetos é escolhê-lo bem. Muitas empresas não são cautelosas neste processo, selecionando opções extremamente complexas e de difícil utilização.
Em contrapartida, algumas empresas pensam que a melhor solução é a mais barata. Assim, elas optam por soluções mais simples que, na maioria das vezes, deixam muito a desejar.
Portanto, é fundamental despender certo tempo para conhecer o software que será contratado, buscando por soluções que possam agregar as melhores práticas do mercado, de forma clara e objetiva.
2. Envolva os usuários
É fundamental que você permita que os futuros usuários/colaboradores possam se envolver na escolha do sistema e nas funções que serão utilizadas, principalmente aqueles usuários chaves que alimentarão o sistema. Dessa forma, os profissionais se sentirão mais valorizados e a sua empresa terá maiores chances de realizar melhores escolhas.
Outro ponto que deve ser ressaltado é que os usuários saberão exatamente a capacidade de operação dessa solução tecnológica, permitindo explorá-la ao máximo.
3. Treinamento e suporte a dúvidas de utilização pós venda
Assim como qualquer outra mudança, a implantação de um software de gestão em projetos exigirá algumas horas de treinamento. Porém, diversas empresas consideram que não se deve consumir muito tempo com treinamentos, afinal, os profissionais aprenderão a manusear a nova tecnologia através da sua utilização diária.
Esse tipo de pensamento pode ser completamente prejudicial para os objetivos da organização. O treinamento é uma das etapas essenciais para a melhor utilização de um software, permitindo que seus profissionais possam conhecer e utilizar todas as funcionalidades contratadas.
É importante também considerar na escolha de um software que tenha como manter um canal de dúvidas e suporte contínuo mesmo após treinamento realizado.
4. Não transfira a responsabilidade do sucesso
De nada adiantará contratar um software extremamente funcional se você não utilizá-lo corretamente. Muitas empresas, inclusive, costumam transferir a responsabilidade do sucesso para o fornecedor contratado.
O envolvimento dos gestores de projeto e de suas respectivas áreas é um processo interno, que independe do know-how da empresa implementadora. Portanto, não pense que adquirir o sistema operacional será a solução de seus problemas, pois não será. A grande solução é utilizá-lo corretamente, que dependerá única e exclusivamente dos usuários e na maneira simples e objetiva que o software escolhido poderá adequar a sua realidade.
5. Defina os processos a serem gerenciados pelo software de gestão de projetos antes da contratação
Alguns pontos devem ser definidos antes de se fazer a implementação do sistema. É preciso que o gestor tenha conhecimento de quais são as principais necessidades da empresa, os objetivos estratégicos a serem cumpridos e, principalmente, os processos que estão necessitando de melhorias.
Definindo esses pontos, será possível conseguir o avanço esperado após a implementação desse programa. Além disso, ficará mais fácil criar um planejamento a médio e longo prazos, estabelecendo os principais pontos a serem monitorados.
Marcos e prazos previamente estabelecidos serão cumpridos com mais facilidade, relatórios se tornarão mais simples e todos os sistemas estarão integrados. Dessa maneira, o projeto será gerenciado como um todo, evitando ao máximo que problemas possam impactar o andamento das atividades.
6. Documente tudo que fizeram escolher um software
A implantação de um novo sistema tecnológico é um momento único na história da empresa. Todos os processos atuais serão revistos e, assim, haverá a possibilidade de revisá-los, melhorá-los e eliminar alguns vícios que podem ter sido adquiridos ao longo do tempo. Dessa forma, todos os procedimentos poderão ficar mais eficazes, evitando os retrabalhos.
Para ter respaldo de sua escolha, é importante documentar quais requisitos técnicos e de negócio fizeram você escolher por um determinado software. Por exemplo crie uma planilha excel para poder apresentar tais diferenças e custo benefícios que fizeram escolher tal ferramenta.
7. Software que permita monitoramento e controle de uso
Certamente existirão algumas funcionalidades que não serão muito utilizadas. Haverá também alguns procedimentos que são primordiais para a empresa, mas sua execução é demasiadamente trabalhosa e improdutiva.
É comum que alguns usuários deixem de utilizar esses tipos de recursos, voltando às antigas planilhas de Excel e outros tipos de controle. Por conseguinte, é indispensável que o gerente de projetos monitore e controle constantemente o uso do software.
Destarte, será possível garantir que o software está sendo bem empregado e todas as suas funcionalidades estão sendo utilizadas em prol de um melhor resultado da empresa. Haverá também a possibilidade de entrar em contato com o fornecedor, dando um feedback do que pode ser melhorado em futuras atualizações, deixando as atividades de gestão de projetos mais fáceis de serem executadas.
Conclusão
Usar um software de gestão de projetos pode ser de grande ajuda para que sua empresa consiga melhorar os processos e se destacar no mercado, porém é importante considerar várias questões antes de escolhê-lo. Todos os principais stakeholders perceberão as diferenças no gerenciamento de seus projetos, e auxiliará você a conseguir cumprir os marcos e prazos estabelecidos.
E aí, gostou das dicas para escolha de um software de gestão em projetos? Quer mais informações sobre este assunto? Ficou com alguma dúvida? Entre em contato conosco, que teremos o maior prazer em ajudá-lo!
