Afinal, como fazer gestão de custos em projetos?

Quando uma empresa desenvolve um projeto, é comum que a equipe se preocupe muito em colocar as ações em prática e em tornar os processos sólidos. A concretização é mesmo fundamental. No entanto, é preciso gerenciar bem, afinal, é melhor evitar que as atividades saiam do controle.

Uma tarefa bem importante nesse contexto é a gestão financeira do empreendimento. Se os investimentos não forem calculados, você pode ter prejuízos e afetar negativamente a imagem do negócio.

Quer saber como fazer a gestão de custos em projetos para ter qualidade e eficiência e evitar problemas com as finanças? Confira o nosso post e saiba mais sobre o tema!

Qual a importância de fazer a gestão de custos em projetos?

Quando você e seu time organizam um projeto, é natural que vocês se preocupem muito com a logística e os detalhes práticos e operacionais. Porém, sem ter cuidado para gerenciar bem os custos, todo o empreendimento pode fracassar.

Afinal, do que adianta ter realizado um minucioso estudo de viabilidade ao selecionar os projetos se os custos realizados na prática estourarem completamente o que foi orçado? Por isso, gerenciar os gastos é um passo primordial para ter sucesso no empreendimento.

Ao administrar bem os investimentos você consegue desenvolver atividades com qualidade e utilizar recursos sem desequilibrar as finanças da empresa. Além disso, com uma boa gestão de custos você consegue ofertar serviços e disponibilizar produtos com preços melhores no mercado.

Quais são as etapas da gestão de custos em projetos?

A gestão de custos em projetos pode ser feita em três passos. A divisão em etapas minimiza as falhas e simplifica o processo. Entenda mais a seguir!

1. Estimativa dos custos

As estimativas não são previsões definitivas, mas avaliações feitas a partir de dados e que têm o objetivo de orientar as decisões. Elas são ferramentas necessárias para que você tenha preparo para enfrentar os desafios do projeto. Veja mais!

1.1. Qual a importância de fazer estimativas?

As estimativas dos custos são fundamentais, pois elas influenciam nos processos decisórios e em todo o encadeamento das atividades. Elas ajudam na reflexão e nas análises, permitindo que você tenha mais parâmetros para tomar decisões estratégicas. Utilizá-las também evita problemas e auxilia no enfrentamento de imprevistos.

Alguns gestores pensam que, para resolver dificuldades com custos, basta cortar gastos de forma descontrolada. Porém, essa medida pode prejudicar a qualidade e a efetividade do projeto.

As estimativas previnem esse tipo de adversidade. É bom lembrar que elas não garantem o sucesso, mas permitem que o planejamento seja mais sólido e que haja mais habilitação para enfrentar imprevistos.

1.2. Como fazer estimativas?

Para fazer as estimativas, é necessário consultar o plano de projeto. Ele cita todos os materiais necessários, consultorias, contratações específicas e qualquer outro elemento que seja parte do processo. Com isso, o gestor pode contatar fornecedores no mercado para solicitar orçamentos e buscar a opinião de especialistas.

Além disso, é muito efetivo também procurar o histórico de projetos anteriores, desde que isso seja realizado de forma contextualizada. Os preços de mercadorias podem aumentar com a inflação ou com o contexto econômico. Contudo, com as devidas adaptações, essa consulta pode facilitar a estimativa dos custos.

Para isso, pode ser muito útil para a empresa criar um histórico para basear e registrar informações sobre todos os empreendimentos que realiza. A cada atividade desenvolvida, ela atualiza o banco e, assim, permite que os dados sejam de fácil acesso.

2. Determinação do orçamento

O orçamento é o planejamento financeiro. Ele define quais serão os gastos, os faturamentos e os investimentos. Ele é um elemento fundamental no projeto para que os custos sejam bem controlados.

Esse plano tem a função de ser uma linha de base de comparação com os custos do empreendimento. Isso significa que os valores do orçamento vão servir de referência para que você saiba se as atividades estão dentro dos custos estipulados ou não.

Antes de realizar transações financeiras, procure avaliar os valores cobrados. Veja se eles estão dentro do que foi previsto ou se eles extrapolam o orçamento. Com essa ferramenta comparativa você pode exercer um controle mais efetivo sobre o projeto. Assim você evita prejuízos e problemas com os superiores e os clientes.

3. Controle dos custos

Além de estimar e fazer o orçamento, é fundamental realizar um acompanhamento contínuo dos gastos com o projeto. Entenda!

3.1. O que é o controle de custos?

O controle de custos é cíclico e contínuo. Durante toda a execução do projeto, você deve comparar os gastos realizados com o orçamento. Esse monitoramento é importante para que você saiba se está seguindo o que foi preestabelecido.

Procure documentar todo o processo, registrando as operações financeiras no meio eletrônico e guardando notas fiscais. Negocie com a equipe para que vocês não adiem a realização das anotações. Isso pode fazer com que orçamentos promissores sejam prejudicados.

3.2. O que é o forecast?

Mesmo as estimativas e os orçamentos mais coerentes podem falhar. Para isso temos o forecast, também chamado de orçamento ajustado. O forecast é um processo de constante revisão e avaliação, que tem como base a situação atual do empreendimento e os objetivos preestabelecidos.

Ao comparar o que foi orçado com o que foi realizado, você pode perceber que os gastos em um determinado mês, dentro do período definido para o projeto, ultrapassaram o que estava planejado. Nesse caso, para manter o cumprimento das metas, você pode utilizar o forecast — ou seja, fazer reajustes.

Para isso, você pode poupar nas etapas posteriores do processo. Se gastou R$ 2 mil a mais do que o planejado em fevereiro, procure economizar essa quantidade em março, por exemplo. A chave do forecast é uma análise constante, a partir de um padrão, e a realização de adaptações em caso de necessidade.

A gestão de custos é um processo fundamental porque oferece condições para que a corporação tenha lucros com seus projetos. Para isso, uma boa sugestão é dividir a administração dos gastos e dos investimentos em etapas.

Estimar os gastos, fazer um bom orçamento e monitorar as movimentações de capital são as fases do gerenciamento financeiro. Com elas, é mais fácil e efetivo acompanhar os resultados, de forma que você seja capaz de utilizar os dados de forma estratégica.

Além disso, você pode contar com um Software para gestão de inovação para fazer a gestão de kpis, métricas e custos dos seus projetos, como o AEVO Innovate. Conheça nossas funcionalidades!