Chega um momento, em toda empresa, em que o sinal de alerta é disparado. De uma hora para outra, o retrabalho e os desperdícios passam a ser constantes, a procrastinação reina na rotina da empresa e, o pior de tudo, a produtividade começa a diminuir progressivamente. Pode acreditar: esse tipo de situação acontece até mesmo nas grandes multinacionais.
Essa situação calamitosa é, na verdade, apenas um sinal de alerta natural do negócio. Há uma hora em que, seja pelo aumento da demanda ou, simplesmente, por conta do próprio desgaste interno, a empresa deixa de operar de maneira eficiente. Isso significa que a organização chegou a um nível de amadurecimento ou crescimento que precisa ser bem administrado.
Para a sorte dos empreendedores, a tecnologia vem como uma solução para esse tipo de situação – na verdade, se utilizada desde o princípio, já evitaria esses problemas. E se você acha que adotar softwares é um diferencial, está muito enganado: na verdade, adotar sistemas internos deve ser uma obrigação da empresa, afinal, até mesmo os pequenos negócios, como bancas de jornal, já fazem uso desse tipo de solução.
No post de hoje, resolvemos mostrar alguns dos sinais de que você deve abandonar agora mesmo os seus processos manuais e substituí-los por algum software de gestão. Confira a seguir!
Monitoramento ineficiente
Esse tipo de situação ocorre quando o gestor apenas percebe as consequências das suas ações, sejam elas positivas ou negativas. Em outras palavras, em vez de monitorar o progresso das atividades para alterar rotas sempre que necessário, prevendo os resultados na medida do possível, ele apenas consegue reagir às situações apresentadas. Essa é a fórmula para perder completamente o controle dos rumos do negócio.
Com o software de gestão, o empreendedor pode contar com uma série de indicadores para acompanhar os seus resultados em tempo real, medindo a eficiência do negócio e controlando todas as atividades da empresa. Assim, pode realizar um planejamento estratégico muito mais preciso, ponto que, inclusive, vamos avaliar logo em seguida.
Informações defasadas
Esse é outro forte indicativo de que você precisa urgentemente adotar um software de gestão. O planejamento estratégico é uma das atividades mais importantes em uma empresa, e uma das situações mais intoleráveis nesse momento é a falta de informação. Afinal, como tomar decisões que vão afetar todo o destino do negócio se você sequer possui dados necessários para embasar as escolhas feitas?
Ferramentas do planejamento, como a análise SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities and Threats), a matriz BCG e o próprio Benchmarking, por exemplo, dependem das informações coletadas internamente. Se isso não é possível na sua empresa, então já está acionado o sinal de que um software de gestão precisa ser adquirido urgentemente.
Gargalos de produção
Esse é um problema muito comum apresentado pelas empresas que não possuem softwares internos para a automação dos processos. Os gargalos de produção são pontos no processo produtivo que podem gerar desperdícios e o retrabalho. No final das contas, esses são os verdadeiros matadores da produtividade de uma empresa.
Os processos manuais estão mais sujeitos aos erros. Além disso, são muito menos céleres. Por isso, são considerados gargalos de produção natos. Portanto, é muito importante considerar a aquisição dos softwares de gestão, principalmente se a sua empresa está crescendo e precisa garantir a escalabilidade do negócio.
Falta de integração
Para que uma empresa funcione harmonicamente, é fundamental que todos os setores trabalhem em conjunto e possam confiar nas informações transmitidas um pelo outro. Acontece que uma situação muito comum em empresas que p ossuem processos excessivamente manuais é o desencontro de dados ou, o que é ainda pior, os ruídos de comunicação entre os diversos departamentos internos. O resultado é o caos, evidentemente.
Se começar a reparar conflitos internos entre departamentos e a origem desse problema for o desencontro de informações, pode ligar o sinal de alerta: esse é um grande indicativo de que você precisa adquirir, urgentemente, um software de gestão.
Os programas atuais permitem que o gestor faça um controle de acesso. Assim, todos os departamentos podem acessar as informações pertinentes, mas o banco de dados é unificado, o que garante uma coesão nas informações que circulam internamente. Esse tipo de solução é ainda mais indispensável para empresas em processo de crescimento.
Empresa estagnada
Outro grande indicativo de que o seu negócio precisa, urgentemente, adotar um software de gestão é a estagnação, principalmente quando nos referimos aos processos produtivos. O resultado é que a empresa não consegue atender o aumento de demanda ou, como ocorre na maioria dos casos, acaba perdendo em qualidade.
Os softwares de gestão permitem que o negócio garanta a sua escalabilidade, ou seja, facilita a absorção de novos clientes sem que, para isso, precise haver um aumento expressivo nos custos. Além disso, com processos mais simplificados, é possível manter a qualidade mesmo com o aumento da demanda.
Queda na produtividade
Bom, se somarmos todos os nossos itens anteriores, você já deve ter percebido qual será o desfecho. Sim, a ausência de softwares de gestão compromete completamente a produtividade de uma empresa. Afinal, a falta de integração, os gargalos de produção, as informações defasadas e a falta de um monitoramento eficiente são a fórmula para que um negócio feche as portas no médio e longo prazos.
Como vimos, a tecnologia não é mais um diferencial, mas uma medida obrigatória em qualquer tipo de empresa. Afinal, se não consegue manter o ritmo de produção do mercado, a organização certamente enfrentará problemas para conseguir a sua parcela da clientela, podendo gerar, ainda, clientes insatisfeitos, que podem simplesmente “detonar” o negócio.
Hoje, os sistemas e softwares de gestão são usados em larga escala, tanto pelas pequenas empresas, quanto pelas multinacionais. Se reconhecer os sinais que listamos no post de hoje, procure urgentemente algum fornecedor desse tipo de solução. Preferencialmente, não espere pelo alerta, afinal, é importante evitar um problema como este, certo?
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