Aprenda como construir do zero um modelo de projeto eficiente

Para o bom profissional que busca conseguir proporcionar melhores resultados para a empresa, como é o seu caso, e que busca o crescimento dela, para crescer junto, criar um modelo de projeto eficiente é fundamental.

É preciso que se tenha uma estrutura bem-feita de maneira que possa ser reutilizada em várias vezes sem grandes necessidades de adequações e perda de tempo.

Para que você consiga fazer isso de uma forma bastante prática e funcional, selecionamos o que é essencial para você. Confira agora o nosso roteiro para criar modelos de projetos eficientes.

1. Liste as informações mais relevantes

Para ficar mais claro para você e para os envolvidos, formalize de maneira objetiva a abertura do seu projeto, identificando seus principais pontos iniciais.

Tenha o cuidado de incluir nessa abertura do projeto: nome, justificativa, tipo de empreendimento, objetivo principal, cliente e patrocinador, escopo, premissas, restrições e áreas executoras.

Pode parecer um pouco burocrático, mas todas essas informações são importantes para qualquer um que possa estar relacionado com o trabalho.

2. Defina seu escopo de maneira clara

Ao escrever o escopo do projeto, tenha certeza de que ele é exatamente o que está sendo procurado e que outros participantes dessa empreitada estejam de acordo com o resultado que se busca ao final do trabalho.

Lembre-se de incluir, como está identificado no item anterior, as premissas (que é tudo aquilo que é assumido como verdade e certo) e também as restrições e exclusões.

Anote o que não é esperado do projeto na hora da sua finalização. Esse tipo de apontamento irá te tirar de situações delicadas e evitar comentários como: eu achei que estava óbvio que isto também devia estar dentro do escopo a ser entregue.

3. Formalize os meios de comunicação

Com uma grande facilidade e muitos meios de comunicação disponíveis, para que tudo fique mais organizado, é importante você deixar claro por onde os envolvidos ( stakeholders) podem trocar informações a respeito do projeto.

Se não fizer isso, logo verá que tem gente conversando por e-mail, outros decidindo coisas pelo telefone e ainda pode ser que alguém crie um grupo de WhatsApp para tratar do assunto.

A comunicação de forma desordenada não é algo bom para a gestão de projetos.

4. Avalie muito bem a alocação das pessoas

Mais do que pensar em quem vai fazer o quê dentro do projeto, você precisa pensar em quem tem condições de fazer o quê e quando.

Para conseguir distribuir responsabilidades de maneira adequada, seja criterioso com a alocação das pessoas. Veja quais são as tarefas que precisam de maior concentração e também aquelas que exigem um ritmo operacional mais forte.

A definição da alocação dos recursos dentro de um projeto é extremamente estratégica.

5. Monte a estrutura analítica do seu projeto

Ao escrever um projeto, uma preocupação que você precisa ter é conseguir identificar quais são os marcos de etapa (milestones) e as fases que compõem a sua estrutura.

Dessa forma conseguirá definir o que vem antes e o que vem depois e isso significa, também, que você vai precisar identificar as atividades predecessoras. Assim terá uma sequência lógica para acompanhar o andamento do seu empreendimento

Por meio da data de status é possível saber quais atividades deveriam estar finalizadas em determinado momento, e se você não tiver desenhado bem a sua sequência lógica de atividades, vai acabar se perdendo. Não deixe isso acontecer. Organize-se.

6. Preste atenção nos seus indicadores

Para conseguir fazer uma boa gestão de projetos, é necessário que você saiba quais são os seus indicadores e fique de olho neles.

Depois que seu prazo já estourou, sua verba já ultrapassou o seu limite disponível e qualquer outra desconformidade tenha ocorrido durante o andamento do projeto, é mais difícil arrumar a casa.

Para evitar esse tipo de situação, estude o que precisa ser feito e liste quais são os índices que você tem de acompanhar de perto todos os dias.

7. Controle o seu cronograma

Um dos indicadores que falamos logo acima e que todo gestor operações ou de projetos precisa ficar muito atento é o cronograma.

Normalmente, ele dita o ritmo da evolução dos gastos e investimentos e afeta todos os envolvidos.

Por causa disso deixe um espaço especial em seu modelo de projeto para que possa anotar a previsão das fases e tarefas. Depois disso, à medida que o escopo se desenvolve, veja se tudo está dentro do esperado e busque ajustar o que estiver fora da programação.

8. Acompanhe o seu financeiro

O controle financeiro é digno de muita atenção, merecendo destaque especial tanto na hora de se montar o modelo de projeto quanto durante a própria execução.

Além de dizer se tudo anda dentro do esperado, ele é normalmente um indicador de problemas. Isso porque, rastreando onde há gastos não previstos, você provavelmente encontrará algumas coisas que desandaram no meio do caminho.

Tenha um bom controle periódico da sua verba e garanta que não vai ser tarde demais ao ponto de precisar tomar decisões mais difíceis e drásticas.

9. Adote uma metodologia prática de gestão

Existem vários caminhos para que se possa fazer a gestão de projetos e não há, necessariamente, o mais certo ou o mais errado.

O importante é que você consiga identificar uma forma de tocar seus projetos de uma maneira bem alinhada com a cultura organizacional da sua empresa. Existem algumas ferramentas que podem ajudar bastante nessas horas.

Estando tudo em sintonia, verá que as barreiras para a implementação e execução serão menores.

10. Faça o fechamento do projeto

Assim como você abriu os trabalhos, também é muito importante conseguir finalizar o seu projeto.

Para ficar mais fácil de encerrá-lo, deixe preparado um formulário de fechamento do projeto. Nele você deve identificar algumas informações importantes como, por exemplo, prazo decorrido, verba utilizada, resultados atingidos, principais lições aprendidas, recomendações e alterações de escopo que possam ter ocorrido.

Assim você garante mais chances de que conseguirá encerrar o empreendimento, em vez de deixá-lo indefinidamente em aberto.

Com estas dicas bastante práticas e funcionais, acreditamos que você já esteja apto a conseguir escrever um modelo de projeto eficiente para a sua empresa.

Lembre-se de ser criterioso ao desenhar o seu modelo e busque sempre alternativas objetivas para resolver o que você precisa. Faça tudo isso de maneira profissional e tome muito cuidado para não ficar planejando de mais.