BPM: o que é, para que serve e como aplicar?

O BPM (Business Process Management) é uma abordagem estratégica e tecnológica que visa aprimorar e otimizar os processos de uma organização para atingir seus objetivos de negócios com eficiência. Em resumo, o BPM é a disciplina que se concentra na gestão, modelagem, automação e melhoria contínua dos processos empresariais.

Na era da inovação e agilidade empresarial, a eficiência dos processos é a espinha dorsal de qualquer organização que almeja se destacar.

Imagine uma engrenagem que opera com precisão milimétrica, impulsionando a máquina do progresso. É exatamente isso que o BPM – Business Process Management – representa para as empresas visionárias e orientadas por dados.

Com um impacto direto na lucratividade e na competitividade, o BPM transcende a mera otimização de processos. É a engenharia da operação, a sinfonia da produtividade e a fundação sobre a qual se ergue a inovação.

Entenda o conceito de BPM, para que serve e os principais benefícios para as empresas. Siga a leitura

O que são processos?

Processos são uma série de ações, etapas ou tarefas interconectadas que, quando executadas de forma sistemática, levam à realização de uma meta específica. Eles são a base das operações de qualquer empresa bem gerida.

Imagine o processo de produção em uma fábrica de automóveis, por exemplo.

Ele começa com a aquisição de matéria-prima, passa pela montagem, teste de qualidade e termina na entrega de um veículo pronto para o mercado.

Cada etapa, do fornecedor ao consumidor, é um processo – ou vários, a depender da complexidade.

Além disso, a empresa também possui processos de suporte, fora da produção.

Considere o processo de atendimento ao cliente, desde a recepção de uma consulta até a resolução do problema, ou a gestão financeira, por exemplo.

Ou seja, os processos compõem a operação eficaz de qualquer empresa.

A importância dos processos é clara: eles são a base para a eficiência operacional e a qualidade dos produtos e serviços.

Quando os processos são bem definidos e executados, as empresas economizam tempo, dinheiro e recursos.

Além disso, os processos bem gerenciados fornecem a consistência necessária para atender às demandas do mercado e superar as expectativas dos clientes.

Eles são os blocos utilizados na construção de uma empresa, enquanto o BPM é a ferramenta que pode levar esses processos a níveis superiores de desempenho, transformando tais blocos na estrutura que desejamos erguer.

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O que é BPM?

O BPM (Business Process Management) é uma abordagem estratégica e tecnológica que visa aprimorar e otimizar os processos de uma organização para atingir seus objetivos de negócios com eficiência. Em resumo, o BPM é a disciplina que se concentra na gestão, modelagem, automação e melhoria contínua dos processos empresariais.

Essa abordagem não se limita apenas ao design de processos, mas também envolve a sua monitorização, análise e adaptação constante para atender às necessidades da empresa e às expectativas dos clientes.

O BPM é uma ferramenta essencial para promover a agilidade, inovação e tomada de decisões orientadas por dados nas organizações.

O Business Process Management tem uma história de evolução que acompanha de perto o crescimento da tecnologia e a transformação digital das empresas.

A gestão de processos como a conhecemos atualmente teve suas raízes na engenharia industrial e na gestão da produção.

Entre os anos 50 e 70, as empresas começaram a adotar abordagens mais sistemáticas para organizar e otimizar suas operações.

Com a tecnologia da informação, surgiram os sistemas de workflow, que ajudaram a automatizar processos e a coordenar as atividades dentro das empresas, pavimentando o caminho para o que conhecemos como BPM.

Nos anos 90, o BPM evoluiu para se tornar uma disciplina de gestão, com um foco claro na melhoria de processos. A ênfase estava na modelagem, análise e redesenho de processos para torná-los mais eficientes.

Além do seu papel na gestão, o BPM também abre portas para a inovação nas empresas.

Assim, favorecendo o surgimento de ideias e projetos que contribuem com a automação de processos, o monitoramento em tempo real e a análise de dados, e adaptação às mudanças do mercado.

O BPM é um componente essencial da estratégia de negócios das organizações que buscam ser ágeis, eficientes e orientadas por dados.

Com a integração de tecnologias como inteligência artificial, automação robótica de processos (RPA) e análise avançada, o Business Process Management continua a evoluir para atender às demandas corporativas.

Principais componentes do BPM

Para aplicar essa abordagem nos negócios, é preciso conhecer seus principais componentes para saber como aprimorá-los na prática.

Modelagem de processos

O BPM começa com a criação de modelos que descrevem visualmente os processos da empresa. Essa etapa ajuda a entender como os processos funcionam e como podem ser otimizados.

Automação de processos

A automação de processos envolve o uso de sistemas de software para executar tarefas repetitivas e manuais de maneira mais eficiente. Isso reduz erros, economiza tempo e recursos.

Gestão de processos

O BPM inclui o monitoramento e gerenciamento contínuo dos processos, e assim permite medir o desempenho, identificar gargalos e fazer ajustes conforme necessário.

Melhoria contínua

A melhoria contínua é um princípio fundamental do BPM.

À medida que a empresa evolui e as condições mudam, os processos devem ser adaptados e aprimorados para se manterem relevantes e eficazes.

Qual a diferença entre BPM e BPA?

Além da semelhança entre as siglas, os conceitos de BPM e BPA também costumam aparecer juntos nas discussões sobre gestão de processos empresariais.

Na prática, eles se referem a abordagens complementares – para melhorar a eficiência e assertividade das operações de uma organização.

BPA significa Business Process Analysis, em português Análise dos Processos de Negócio.

O BPM é um conceito mais amplo que foca no uso conjunto da gestão de negócios com técnicas e ferramentas tecnológicas para otimizar, assim identificando gargalos e gaps de forma ágil para solucioná-los.

Por ser a disciplina central, que foca na gestão de processos de ponta a ponta, o BPM engloba a análise de processos de negócio (BPA), sendo o BPA dedicado ao mapeamento e modelagem dos processos de uma empresa. Essa é a grande diferença entre os conceitos e sua relação direta.

Abaixo, a tabela comparada as características do BPM e BPA, confira:

 BPMBPA
FocoO BPM é uma abordagem estratégica e holística para a gestão de processos de negócios. Ele engloba a modelagem, análise, redesenho e automação de processos para melhorar o desempenho global da organização.O BPA é uma abordagem mais específica que se concentra na automação de tarefas e processos. Ela envolve o uso de tecnologia para executar tarefas de forma automatizada.
AbrangênciaSe concentra em todos os aspectos dos processos de negócios, desde a modelagem e documentação até a automação e otimização contínua. Ele também considera as pessoas, tecnologia e cultura organizacional.O BPA está focado principalmente na automação de tarefas e etapas de um processo específico. Geralmente, ele não aborda todos os aspectos envolvidos no BPM.
ObjetivoO objetivo do BPM é melhorar a eficiência, a acurácia e a agilidade dos processos empresariais, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.O principal objetivo do BPA é acelerar a execução de tarefas, reduzir erros e aumentar a produtividade.

Como aplicar o BPM em uma empresa?

Para empresas que buscam melhorar a eficiência e a qualidade de suas operações, o BPM oferece uma abordagem estruturada e sistemática:

1 – Mapeamento de processos

O primeiro passo para a aplicação eficaz do BPM é entender os processos existentes em sua organização.

O mapeamento de processos é uma prática essencial que envolve a identificação, documentação e visualização de todos os processos chave.

Ele inclui a definição de etapas, responsabilidades, entradas e saídas de cada processo.

O mapeamento de processos fornece uma visão clara de como as atividades estão interconectadas e permite identificar áreas de melhoria.

O uso de ferramentas de modelagem, como diagramas de fluxo, é fundamental para representar visualmente os processos.

Essa representação torna mais fácil identificar gargalos, redundâncias e ineficiências nos processos existentes.

Ao mapear os processos, cria-se uma base sólida para a análise e otimização subsequentes.

2 – Padronização

Uma vez que os processos tenham sido mapeados, o próximo passo é a padronização.

Ela implica na definição de procedimentos e práticas consistentes para a execução de tarefas em toda a organização.

A padronização é essencial para garantir que os processos sejam executados de maneira previsível e eficaz, independentemente do departamento ou equipe envolvida.

A padronização não apenas melhora a qualidade e a consistência das operações, mas também facilita a integração de novos funcionários e a escalabilidade dos processos.

Além disso, a padronização permite a coleta de dados consistentes para análise e tomada de decisões orientadas por dados.

3 – Ciclo de melhoria contínua

Após o mapeamento e a padronização dos processos, o próximo passo é estabelecer um ciclo de melhoria contínua, que envolve a análise constante dos processos existentes em busca de oportunidades de aprimoramento.

Confira alguns passos importantes nesse processo:

  • Monitoramento: estabeleça sistemas de monitoramento para rastrear o desempenho dos processos em tempo real. Eles permitem identificar qualquer desvio dos padrões e tomar medidas imediatas;
  • Coleta de feedback: envolva as partes interessadas, incluindo funcionários e clientes, na coleta de feedback sobre os processos. Suas percepções são inestimáveis para identificar áreas que precisam de melhorias;
  • Análise de dados: use dados coletados para identificar padrões, tendências e possíveis gargalos nos processos. As ferramentas de análise são essenciais para essa etapa;
  • Ações corretivas: com base na análise de dados e no feedback, implemente ações corretivas e aprimoramentos nos processos. Certifique-se de que todas as mudanças sejam documentadas;
  • Ciclo de feedback: repita esse ciclo regularmente. A melhoria contínua é um processo iterativo e deve ser incorporada à cultura da organização.

4 – Otimização

A otimização é a etapa onde os processos são aprimorados com base nas informações e ações coletadas durante a melhoria contínua.

Se necessário, redesenhe processos para eliminar ineficiências identificadas. Isso pode envolver a reorganização de etapas, a automação de tarefas ou a simplificação de fluxos de trabalho.

Procure maneiras de fazer mais com menos recursos, incluindo a redução de etapas desnecessárias, o uso de melhores práticas e a implementação de ferramentas mais eficazes.

O uso de tecnologia, como software de automação de processos, pode acelerar a execução de tarefas e reduzir erros.

Após a otimização, avalie o impacto das mudanças nos processos. Certifique-se de que os objetivos de eficiência e qualidade estejam sendo alcançados.

Benefícios do BPM

A implementação eficaz do Business Process Management pode trazer uma série de benefícios significativos para as organizações.

  • Eficiência: redução de tempo e recursos desperdiçados, eliminação de tarefas manuais e repetitivas por meio da automação, melhoria na produtividade dos funcionários;
  • Qualidade: padronização de processos garante maior consistência, redução de erros e retrabalho, melhoria da qualidade dos produtos e serviços;
  • Agilidade: capacidade de adaptar-se rapidamente a mudanças no mercado e nas demandas dos clientes, maior flexibilidade na resposta a eventos inesperados;
  • Assertividade: coleta e análise de dados em tempo real, melhor embasamento para decisões estratégicas, e identificação de tendências e oportunidades de melhoria.
  • Inovação: melhoria contínua dos processos e a capacidade de implementar rapidamente novas ideias e práticas.

Relação entre melhoria contínua e inovação

A ligação entre melhoria contínua e inovação é intrínseca e desempenha um papel essencial na evolução e no sucesso das organizações.

A melhoria contínua serve como uma alavanca para a inovação. Ao otimizar processos e aprimorar a eficiência operacional, a empresa libera recursos, como tempo e pessoal, que podem ser direcionados para a busca de novas ideias e práticas inovadoras.

Além disso, a melhoria contínua fornece feedback valioso orientado por dados.

O processo de coleta e análise de dados para identificar áreas de aprimoramento é uma prática comum na melhoria contínua.

Com essas informações, a empresa também impulsiona a inovação nas áreas chave do negócio, uma vez que “fala” sobre o que funciona bem (e pode ser potencializado com a inovação) e o que precisa ser aprimorado com novas iniciativas (ideias e práticas inovadoras).

A melhoria contínua permite que as organizações experimentem mudanças em um ambiente controlado.

Ele permite que as novas ideias sejam testadas, refinadas e adaptadas antes de serem implementadas em grande escala, reduzindo os riscos associados à implementação de novas estratégias, produtos ou processos e aumentando a probabilidade de sucesso.

Conclusão

A gestão eficaz de processos desempenha um papel fundamental no sucesso das organizações.

A capacidade de padronizar e otimizar as ações da empresa é um fator crítico para melhorar a eficiência operacional, a qualidade dos produtos e serviços, a satisfação do cliente e, em última instância, trazer vantagens competitivas.

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Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

Livia Nonato

Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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