Garantir um nível de produtividade ideal e consistente é um verdadeiro desafio para qualquer equipe. Precisamos de ferramentas para evitar que o trabalho de um projeto se acumule nos últimos dias, pressionando o time ou estourando prazos, e o Gráfico de Burndown oferece uma maneira simples de alcançar esse propósito.
O que é Gráfico de Burndown?
O Gráfico de Burndown é uma maneira intuitiva de acompanhar o desenvolvimento de um projeto, exibindo quanto trabalho resta e quando ele tende a ser concluído. Fazer um burndown, nesse contexto, é “queimar” tarefas uma após a outra, até finalizar o cronograma.
Ele é construído sobre dois eixos, que apresentam a quantidade de trabalho restante x os dias do começo até o final do projeto.
Atravessando os dois eixos, também veremos duas linhas. Uma delas é a linha de trabalho ideal, que mostra quanto precisa ser feito a cada dia para bater o cronograma, e desenhada no começo do projeto. A outra é uma linha de trabalho real, que mostra o ritmo de avanço feito pela equipe.
Com o modelo de burndown, todos os envolvidos podem ter uma noção da produtividade atual, e saber se estão avançando no tempo correto, à frente do prazo ou se precisam apertar o passo para cumprir as metas – tudo com um olhar rápido para um gráfico.
Sua origem está ligada à metodologia Scrum, onde um gráfico de burndown pode acompanhar o progresso feito em cada Sprint, permitindo também uma comparação de longo prazo entre a produtividade alcançada em cada ciclo.
Essa estrutura rapidamente se espalhou pelo universo das metodologias ágeis, sendo utilizada junto do Kanban, XP, Lean Manufacturing, e assim por diante.
Por que utilizar o Gráfico de Burndown?
O burndown oferece uma visualização simples de como as várias partes em um projeto estão avançado coletivamente. É uma maneira fácil de planejar e verificar o andamento do trabalho, evitando que um prazo seja perdido ou que os colaboradores desviem sua atenção para tarefas sem ligação com o objetivo.
Ele também permite tomar decisões mais assertivas e realistas, desde que os dados estejam corretamente atualizados, evitando que um gestor precise fazer estimativas abstratas sobre a entrega de resultados.
A precisão nos gráficos de burndown ainda facilita a comunicação externa, com fornecedores, outros times, e sobretudo com o cliente do projeto, para que todos saibam tanto o que é esperado deles, quanto o que esperar nos próximos dias.
O sistema de burndown também costuma elevar a produtividade, já que se ela cair num dia, todos verão o impacto imediato disso nas linhas que cortam o gráfico, e terão um estímulo para reajustar o ritmo. Ele também evidencia que, se o trabalho diário não for realizado, haverá uma carga enorme e estressante para dar conta nos últimos dias antes da entrega.
Essa consistência é um fator de grande importância, sobretudo em projetos de longo prazo, quando é difícil mensurar a influência das tarefas de hoje nos resultados que só virão daqui há alguns meses.
O gráfico de burndown também é uma ferramenta flexível, e permite que mais volume seja adicionado ao longo do percurso – basta ajustar a sua linha de trabalho ideal para corresponder a essa carga extra.
Por outro lado, ele também facilita a identificação do scope creep, quando há um aumento drástico na quantia de trabalho em um projeto. O scope creep é um sinal de alerta para planejamentos mal feitos ou perda de foco ao longo do tempo, e verificar sua ocorrência permite ajustar os próximos cronogramas para evitar esses obstáculos.
Burndown x Scrum x Kanban
As três ferramentas possuem semelhanças e diferenças, e todas podem ser usadas em conjunto para fortalecer o andamento do seu projeto.
O Scrum é uma metodologia ágil, provavelmente a mais utilizada. Ela se baseia na definição de ciclos rápidos, semanais ou mensais, por exemplo, também chamado de Sprints. Cada Sprint terá um prazo claro e um conjunto de tarefas para executar nesse período.
Como estamos falando de prazos e tarefas bem definidos, o Gráfico de Burndown é facilmente aplicável junto do Scrum, apresentando a execução desse planejamento. A simplicidade do gráfico é um de seus maiores benefícios, mas também cria um desafio, já que pouca informação fica à mostra.
É aí que entra o método Kanban, com as colunas que mostram as tarefas por fazer, em andamento e concluídas. Cada Sprint é associada a um quadro Kanban, que pode ser feito e aprimorado em softwares de gestão como o AEVO Innovate.
Com as três ferramentas em conjunto, todas as tarefas de uma Sprint são distribuídas ao longo do Gráfico de Burndown, e passam ao status de “fazendo” quando chegar o seu dia. Isso permite uma gestão micro e macro da carga de trabalho, que pode ser analisada em diferentes níveis de informação para obter uma visão precisa do ciclo de trabalho.
Como aumentar a produtividade do time com Burndown
Os Gráficos de Burndown tem suas próprias forças e limitações, e devemos considerá-las para extrair o máximo de suas possibilidades.
Como a ferramenta é limitada em relação aos detalhes, é interessante combinar outras opções, como o já citado Kanban, ou a Estrutura Analítica de Projeto (EAP), que pode oferecer uma visão mais completa, indicando as tarefas do dia, quem deve executá-las, e assim por diante.
Um planejamento bem feito também é indispensável. O ideal é que a linha de trabalho ideal não sofra alterações ao longo do projeto, e que a linha de trabalho real caminhe muito perto dela.
É claro que imprevistos sempre vão acontecer, e o Gráfico de Burndown pode se adaptar a eles, mas isso não significa alterar as metas todos os dias ou acabar com um projeto 50% maior do que o planejado, por exemplo.
Adotar uma gestão por processos pode facilitar nessa etapa, já que eles são mais previsíveis do que tarefas em constante mutação – se um processo sempre leva 5 a 6 dias, ele dificilmente irá exigir duas semanas para ser executado novamente.
Quando já está em andamento, o gráfico deve ser compreendido com apenas uma olhada, e precisa ser atualizado diariamente, ou perderá seu valor. Informações incorretas podem criar estresse e conflitos desnecessários, afetando o trabalho de toda a equipe.
Por fim, é indispensável compreender que o Gráfico de Burndown não substitui uma coleta de dados eficiente ou um planejamento bem feito. Ele é uma ferramenta de visualização e acompanhamento, um mapa do projeto, que não substitui as outras etapas necessárias.
Nas primeiras semanas, é interessante fazer alguns testes com o gráfico, para verificar como certos processos ou configurações de trabalho interferem no seu andamento. Isso permitirá descobrir as práticas mais eficientes e produtivas na sua organização, e repeti-las nas aplicações seguintes.
Esse período inicial também é positivo para adequar sua equipe ao novo modelo, permitindo que todos se sintam confortáveis e estimulados pela ferramenta, além de encontrar formas para adequá-la às características únicas desse time.
Conclusão
Agora você já sabe o que um Gráfico de Burndown é capaz de fazer, ou não, e como preencher suas lacunas para obter o melhor resultado possível com esse poderoso mecanismo de gestão. Sozinho, o gráfico terá impacto reduzido na produtividade, mas aliado às outras práticas discutidas nesse artigo, ele pode fazê-la disparar e manter-se em níveis elevados.
A melhor forma de fazer essa conexão é utilizando uma ferramenta como o AEVO Innovate, que permite alinhar o Gráfico de Burndown aos conceitos de Scrum, Kanban, EAP, e vários outros modelos de gestão para colocar o seu negócio no próximo nível!
A vantagem mais óbvia do gráfico é a simplicidade, que o torna o torna um rastreador de progresso altamente eficaz, mas o principal benefício é apresentar um relatório de status sempre atualizado de forma visível a todos. Essa característica incentiva que todos estejam envolvidos no trabalho e também atentos a possíveis percalços.
