Caixa de sugestões: saiba mais sobre esse recurso de inovação!

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Na busca por inovação, você precisa conhecer as ferramentas que vão ajudar a trazer à tona ideias e, claro, priorizar as mais interessantes para implementação na sua empresa. Entre essas ferramentas, está a caixa de sugestões, que é uma velha conhecida das empresas.

Existem registros, inclusive fotográficos, de caixas de sugestões sendo utilizadas por volta do início do século XX. Um bom exemplo é a foto de uma funcionária depositando sua sugestão em uma caixa na H. J. Heinz, por volta de 1909.

AEVO INNOVATE | CAIXA DE SUGESTÕES: SAIBA MAIS SOBRE ESSE RECURSO DE INOVAÇÃO - Mulher Usando Caixa de Sugestões

Porém, apesar de todo gestor já ter ouvido falar nela ou, até mesmo, já ter aplicado na equipe, ela nem sempre é totalmente compreendida e aproveitada. Então, para que você conheça mais a fundo a caixa de sugestões, vamos apresentar uma visão geral sobre ela, incluindo maneiras de fazê-la funcionar de verdade e alternativas modernas para obter resultados semelhantes e até superiores.

Como fazer a caixa de sugestões funcionar

Muitos gestores consideram a caixa de sugestões um problema, mais do que uma solução. Os motivos para essa visão incluem:

  • o fato de que muitos colaboradores não se sentem motivados para fazer a sugestão, o que significa que a caixa não produz nenhum efeito;
  • o fato de que, quando as sugestões são apresentadas, elas frequentemente são inviáveis;
  • o fato de que outros colaboradores utilizam a caixa para expressar insatisfação, e não para propôr soluções, transformando-a em uma espécie de muro das lamentações;
  • o fato de que a caixa de sugestões envolve um processo de trabalho que não termina quando o colaborador coloca seu papel lá dentro.

Como é fácil notar, nenhum desses motivos realmente significa que a caixa de sugestões seja um problema, que ela não seja uma boa ferramenta.

Em vez disso, o verdadeiro problema está na maneira como ela é encarada ou, ainda, na maneira como é implementada.

Para fazer a caixa de sugestões funcionar, então, temos duas dicas muito importantes.

Dica 1: Estimule o engajamento da equipe

A primeira dica é mudar a maneira como você, gestor, enxerga esse recurso. Ele está no centro de um processo que começa com colaborador, no ato de pensar, elaborar uma sugestão e depositá-la na caixa; porém, não termina aí.

Depois, estende-se de volta ao próprio gestor, que é o responsável por analisar as sugestões recebidas; selecionar aquelas que merecem ser levadas adiante; dar um feedback (ainda que geral) à equipe; e prestar reconhecimento, quando for o caso, ao autor das ideias que se transformarem em ações.

Portanto, se você acha que colocar uma caixa de sugestões no canto da sala é o fim da sua parte nesse processo, é melhor rever sua percepção.

Dica 2: Deixe claro o objetivo das iniciativas

A segunda dica é dar mais atenção à maneira como você se comunica com seus colaboradores sobre a caixa de sugestões.

Eles precisam ser claramente instruídos sobre o que ela é e o que não é. Quando essa instrução não é realizada, cada um utiliza a caixa como bem entender, criando um problema para você na hora de analisar as “sugestões” depositadas.

Por outro lado, quando existe conscientização sobre a finalidade da caixa, todo o restante do processo torna-se mais simples e eficaz.

A evolução da caixa de sugestões

Estamos aqui falando da caixa de sugestões porque, apesar de ser uma ferramenta antiga, ela ainda é empregada em sua forma original. Entretanto, isso não quer dizer que ela não tenha evoluído ao longo dos anos.

É por isso que, hoje, você conta com outras alternativas para explorar junto a sua equipe.

A grande sacada delas é trazer os benefícios da tecnologia para garantir que o processo de inovação e melhoria seja mais dinâmico, ágil, mensurável, focado.

É claro que não estamos falando de casos como o do app Sarahah, que gerou polêmica na internet.

O app permite que usuários dêem um feedback anônimo uns aos outros, e chegou ao topo da lista de aplicativos gratuitos no Brasil.

A proposta é permitir que as pessoas obtenham comentários que vão ajudá-las a melhorar, mas não custa muito para atravessar a linha em direção ao cyberbulling, especialmente com a proteção do anonimato.

Esse é um exemplo de uma alternativa boa, mas mal direcionada. Dentro de uma empresa, não existe espaço para práticas que vão estimular comportamento negativo.

Em vez disso, as alternativas que estamos propondo são muito mais focadas em, realmente, abrir a porta para novas oportunidades de melhoria a partir da colaboração dos funcionários.

Aplicativo de Feedback

Implementar um aplicativo de feedback é uma ideia interessante. Essencialmente, ele não muda a essência da caixa de sugestões, apenas o meio — que é mais conveniente.

Essa alternativa pode ser interessante para empresas de pequeno porte, como comércios locais, que podem receber sugestões de melhorias dos clientes.

A única recomendação é que o aplicativo seja desenvolvido com atenção para preservar sua finalidade.

Em outras palavras, ele deve ser uma ferramenta utilizada de maneira responsável e profissional para compartilhar ideias.

Programa de Ideias

Um programa de ideias também é uma excelente opção, se você oferece um motivo real para que seus colaboradores tenham interesse em apresentar boas sugestões.

No programa de ideias, você pode direcionar os insights dos colaboradores através de desafios.

Oferecer uma recompensa pela participação também é válido, especialmente para aqueles colaboradores cuja ideia é selecionada para implementação.

Assim, é mais fácil manter o foco em melhoria.

Open Innovation

Dentro dessa lista de formas evoluídas da caixa de sugestões, Open Innovation também merece ser mencionada.

Também conhecida como Inovação Aberta, é uma nova concepção da inovação, não restrita às quatro paredes da organização. Assim, a empresa pode incorporar processos e tecnologias observados no mercado para sua própria melhoria; e também pode oferecer suas próprias ideias para incorporação por seus parceiros.

Dessa maneira, todo o mercado evolui.

Devo implementar uma caixa de sugestões?

A resposta é, ao mesmo tempo, sim e não.

O conceito por trás da caixa de sugestões continua absolutamente válido, mesmo depois de todos esses anos: promover a participação da comunidade interna, e também externa, no processo de inovação e melhoria constante da empresa.

Porém, já existem alternativas mais interessantes e otimizadas. Assim, em vez de investir na velha caixinha no canto da sala, vale mais a pena conhecer o programa de ideias e a Open Innovation.

Com o AEVO Innovate, você tem uma plataforma criada justamente para viabilizar a implementação dessas alternativas.

O software da AEVO permite, por exemplo, criar campanhas para que seus colaboradores enviem ideias para lidar com problemas reais da empresa — o que seria a base de um programa de ideias.

Quer saber mais? Acesse o site da AEVO Innovate e agende uma demonstração!

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