Caixa de sugestões: o que é e qual a função?

Caixa de sugestões é uma ferramenta de coleta de ideias dos colaboradores, elas podem ser usadas para entender as melhorias necessárias na empresa, bem como para promover mudanças e inovação em processos, produtos, no modelo de negócio, etc.

Na busca por inovação, você precisa conhecer as ferramentas que vão ajudar a democratizar o processo de coleta e trazer à tona ideias para o negócio. Nesse contexto, muitas empresas utilizam a caixa de sugestões.

A caixa de sugestões é uma ferramenta simples e prática. Quando bem utilizada, promove a participação e o engajamento dos funcionários com a melhoria contínua e a inovação corporativa.

Saiba mais sobre esse recurso, como usá-lo de forma eficiente e as alternativas tecnológicas existentes para aplicar em sua empresa. Siga a leitura.

O que é caixa de sugestões?

Caixa de sugestões Isoflex
Foto: Isoflex.

Caixa de sugestões é uma ferramenta de coleta de ideias dos colaboradores, elas podem ser usadas para entender as melhorias necessárias na empresa, bem como para promover mudanças e inovação, sejam incrementais ou transformacionais.

Existem registros de caixas de sugestões sendo utilizadas por volta do início do século XX. Um bom exemplo é a foto de uma funcionária depositando sua sugestão em uma caixa na H. J. Heinz, por volta de 1909.

Porém, apesar de ser amplamente conhecida por gestores, ou, até mesmo, já ter sido implementada por alguns, ela nem sempre é totalmente compreendida e aproveitada.

Qual a função da caixa de sugestões?

A caixa de sugestões promove para a empresa uma possibilidade de entender, com mais clareza e sem julgamentos, os pontos de melhorias identificados pelos colaboradores. As ideias inovadoras da equipe e como eles podem solucionar certos desafios.

Além disso, é uma forma de entender como está o engajamento e satisfação dos colaboradores.

Em outras aplicações possíveis, auxilia a entender como está a experiência do negócio, seja no ambiente de trabalho para os funcionários, seja para o cliente.

Como usar a caixa de sugestões de maneira eficiente

Muitos gestores consideram a caixa de sugestões um problema, mais do que uma solução. Os motivos para essa visão incluem:

  • A questão de muitos colaboradores não se sentirem motivados para fazer a sugestão, o que significa que a caixa não produz nenhum efeito;
  • O fato de que, quando as sugestões são apresentadas, elas frequentemente são inviáveis;
  • Quando os colaboradores utilizam a caixa apenas para expressar insatisfação, e não para propor soluções.

Como é fácil notar, nenhum desses motivos realmente significa que a caixa de sugestões seja um problema ou que ela não é uma boa ferramenta.

Em vez disso, o verdadeiro problema está na maneira como ela é encarada ou, ainda, na maneira como é implementada.

Para fazer a caixa de sugestões funcionar, então, temos duas dicas muito importantes.

Dica 1: Estimule o engajamento da equipe

A primeira dica é mudar a maneira como você, gestor, enxerga esse recurso. Ele está no centro de um processo que começa com o colaborador, no ato de pensar, elaborar uma sugestão e depositá-la na caixa. Porém, não termina aí.

Depois, estende-se de volta ao próprio gestor, que é o responsável por analisar as sugestões recebidas; selecionar aquelas que merecem ser levadas adiante; dar um feedback (ainda que geral) à equipe; e prestar reconhecimento, quando for o caso, ao autor das ideias que se transformarem em ações.

Portanto, se você acha que colocar uma caixa de sugestões no canto da sala é o fim da sua parte nesse processo, é melhor rever sua percepção. Atualmente, existem, inclusive, plataformas que permitem a coleta de ideias de forma digital e facilitada, promovendo o engajamento, otimizando a gestão das sugestões, entre outros benefícios.

Saiba mais sobre como o AEVO pode impulsionar a gestão de ideias e a inovação na sua empresa.

Dica 2: Deixe claro o objetivo das iniciativas

A segunda dica é dar mais atenção à maneira como você se comunica com seus colaboradores sobre a caixa de sugestões.

Eles precisam ser claramente instruídos sobre o que ela é e o que não é. Quando essa instrução não é realizada, cada um utiliza a caixa como bem entender, criando um problema para você na hora de analisar as ideias depositadas.

Por outro lado, quando existe conscientização sobre a finalidade da caixa, todo o restante do processo torna-se mais simples e eficaz.

A evolução da caixa de sugestões

Estamos aqui falando da caixa de sugestões porque, apesar de ser uma ferramenta antiga, ela ainda é empregada em sua forma original. Entretanto, isso não quer dizer que ela não tenha evoluído ao longo dos anos.

É por isso que, hoje, é possível contar com outras alternativas para explorar junto à sua equipe.

A grande sacada delas é trazer os benefícios da tecnologia para garantir que o processo de inovação e melhoria seja mais dinâmico, ágil, mensurável e focado.

As alternativas que apresentaremos são mais focadas em, realmente, abrir a porta para novas oportunidades de melhoria a partir da colaboração dos funcionários.

Aplicativo de Feedback

Implementar um aplicativo de feedback é uma ideia interessante. Essencialmente, ele não muda a essência da caixa de sugestões, apenas o meio — que é mais conveniente.

Essa alternativa pode ser interessante para empresas de pequeno porte, como comércios locais, que podem receber sugestões de melhorias dos clientes.

A única recomendação é que o aplicativo seja desenvolvido com atenção para preservar sua finalidade.

Em outras palavras, ele deve ser uma ferramenta utilizada de maneira responsável e profissional para compartilhar ideias.

Programa de Ideias

Um programa de ideias também é uma excelente opção, se você oferece um motivo real para que seus colaboradores tenham interesse em apresentar boas sugestões.

No programa de ideias, você pode direcionar os insights dos colaboradores através de desafios.

Oferecer uma recompensa pela participação também é válido, especialmente para aqueles colaboradores cuja ideia é selecionada para implementação.

Assim, é mais fácil manter o foco em melhoria.

Open Innovation

Dentro dessa lista de formas evoluídas da caixa de sugestões, Open Innovation também merece ser mencionada.

A inovação aberta é um modelo de inovação que não se restringe às quatro paredes da organização.

Assim, a empresa pode incorporar processos e tecnologias observados no mercado para sua própria melhoria; e também pode oferecer suas próprias ideias para incorporação por seus parceiros.

Dessa maneira, todo o mercado evolui.

Devo implementar uma caixa de sugestões?

O conceito por trás da caixa de sugestões continua absolutamente válido, mesmo depois de todos esses anos: promover a participação da comunidade interna, e também externa, no processo de inovação e melhoria contínua da empresa.

Porém, já existem alternativas mais interessantes e otimizadas.

Assim, em vez de investir na velha caixinha no canto da sala, a empresa pode optar por um programa de ideias, a partir da utilização de softwares como o AEVO.

Um programa de ideias é uma ferramenta de geração, análise e implementação de ideias inovadoras. Neste modelo, as empresas contam com um ambiente virtual e acessível para estimular o engajamento da equipe e promover a inovação na companhia.

A plataforma AEVO conta com um módulo especificamente dedicado ao programa de ideias, onde é possível estruturar e gerenciar as ideias com eficiência e praticidade.

No programa, é possível criar campanhas para que seus colaboradores enviem ideias para lidar com problemas reais da empresa.

Quer saber mais? Acesse o site da AEVO e agende uma demonstração!

Para fixar o conhecimento deste artigo, revisitamos as duas principais dúvidas do tema na FAQ abaixo:

O que é caixa de sugestões?

Caixa de sugestões é uma ferramenta de coleta de ideias dos colaboradores, elas podem ser usadas para entender as melhorias necessárias na empresa, bem como para promover mudanças e inovação em processos, produtos, no modelo de negócio, etc.

Qual a finalidade da caixa de sugestões na empresa?

A caixa de sugestões promove para a empresa uma possibilidade de entender, com mais clareza e sem julgamentos, os pontos de melhorias identificados pelos colaboradores, as ideias inovadoras da equipe e como eles podem ajudar a solucionar certos desafios.

Conclusão

Embora seja um recurso conhecido há anos, a caixa de sugestões continua sendo um meio importante para dar voz aos colaboradores e promover melhorias, mudanças e inovação no negócio.

A sua evolução inspirou novas tecnologias como o programa de ideias, que, hoje, pode ser uma solução mais moderna para as necessidades de uma empresa.

Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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