Manter um bom desempenho enquanto precisa lidar com prazos, estoques, pessoas e ferramentas põe qualquer organização para andar numa corda bamba: de um lado estão os atrasos, erros e a insatisfação dos clientes; do outro o desperdício de recursos mal aproveitados.
O Capacity Planning é uma forma de aumentar a estabilidade, expandindo a área em que a empresa pode andar com segurança e aproveitar ao máximo as suas capacidades.
O que é Capacity Planning?
Conceito fundamental para a eficiência de uma organização, o Capacity Planning visa determinar as condições que a empresa possui para atender seus projetos correntes e futuros.
A ideia por trás do Capacity Planning é garantir que existem recursos humanos, equipamentos e matérias-primas suficientes para cumprir a demanda, evitando atraso ou desperdícios que decorrem de um planejamento ineficiente.
Podemos dizer que quanto maior a organização mais importante o Capacity Planning, já que uma grande companhia terá centenas de projetos compartilhando equipes e recursos. Isso não significa, no entanto, que negócios menores e até mesmo indivíduos não possam aproveitar seus benefícios.
Qual é a importância do Capacity Planning?
Como um projeto envolve pessoas de vários departamentos e materiais diversos, é fundamental garantir que ele não fique “preso” em nenhuma das fases, atrasando todo o resto. O Capacity Planning impede que esta situação aconteça, e também evita o cenário oposto, onde profissionais ou máquinas são mal utilizados.
É fácil perceber como o Capacity Planning está ligado à eficiência e produtividade, mas estes não são os seus únicos benefícios:
- Favorece o engajamento dos colaboradores, por criar uma situação de equilíbrio em que todos são constantemente desafiados, mas não precisam se desdobrar para cumprir prazos irreais;
- Aumenta a satisfação dos clientes, por evitar atrasos ou problemas de qualidade em decorrência da entrega apressada;
- Reduz a ambiguidade e os conflitos, pois determina claramente quem será responsável por qual tarefa e em qual momento;
- Garante mais segurança para todos os envolvidos, incluindo os gerentes de projetos, que podem fazer previsões mais acertadas de prazos, orçamentos e recursos.
Como fazer o Capacity Planning?
O primeiro passo no Capacity Planning é a identificação dos recursos disponíveis, em todas as suas formas. Nessa etapa, é interessante buscar uma medida comum para todos os recursos, ganhando mais clareza na sua representação.
Horas úteis por dia costumam ser a medida mais adequada, já que permite uma definição precisa e rápida: se você possui 10 colaboradores trabalhando 8 horas por dia, são 80 horas úteis diárias de recursos humanos.
Ganho de clareza
O importante, agora, será aprofundar melhor a informação. Essas 10 pessoas certamente exercem funções diferentes. Algumas são analistas, outras trabalham com a produção, talvez haja um profissional de marketing e outro da administração, por exemplo. Identifique quantas horas por dia estão disponíveis em cada uma dessas áreas.
Uma varredura semelhante deve ser aplicada às ferramentas e máquinas disponíveis. Em ambos os casos, também é útil estabelecer um valor de segurança, considerando as possíveis ausências dos profissionais e quebra de máquinas, por exemplo.
Dessa forma você saberá quanto sua empresa é capaz de produzir quando está o mais rápido possível, e também quando houver um imprevisto. Muitas organizações trabalham apenas com o cenário ideal, e acabam sendo surpreendidas por eventos simples, como o adoecimento de um colaborador.
Registro de capacidade
As informações coletadas devem ser expostas num registro de capacidade; uma espécie de mapa que mostra quanto de cada recurso está disponível.
É interessante usar uma ferramenta virtual, por sua facilidade de manipulação, evitando apagar e reescrever os dados em um quadro.
O registro de capacidade também deve considerar todas as pausas programadas: feriados, licenças, férias, etc.
Alocação
Os projetos em andamento agora devem ser convertidos em um valor de horas diárias (ou qualquer outra medida que você esteja utilizando) para facilitar a comparação entre a disponibilidade e a demanda.
A partir daí, os recursos necessários deverão ser alocados, reduzindo os valores no registro de capacidade.
Se a coleta de informações foi bem feita, a alocação deve ocorrer sem dores de cabeça, pois o gerente de projetos não terá que buscar entre cada colaborador quem está disponível – basta alocar um determinado número de horas; com o qual ele tem a certeza de contar. A atribuição de responsabilidades pode ser feita num outro momento.
Dicas para um Capacity Planning de sucesso
Ter atenção a estes quatro pontos transformará o Capacity Planning numa ferramenta estratégica para alcançar a manter excelentes resultados:
1. Transforme as operações em processos
Cada atividade realizada na empresa, da contratação ao atendimento, pode ser transformada num processo, o que garante vantagens tanto para o Capacity Planning quanto para qualquer outro recurso administrativo.
Uma gestão baseada em processos traz mensurações estáveis, com pequenas variações, facilitando a definição das demandas – você saberá quantas horas, equipamentos e reais são necessários para alcançar determinado objetivo.
2. Coloque em ação e faça ajustes
Nenhum planejamento será perfeito, e precisará de ajustes conforme a realidade oferece novas informações. Ao invés de gastar meses num projeto extremamente detalhado, é possível utilizar um modelo de testes, começar a obter os benefícios e melhorar durante o caminho.
3. Flexibilidade operacional
Ter pessoas capazes de cumprir variadas funções é uma forma de manter os prazos quando acontece algum imprevisto. Elas garantem que a sobrecarga seja distribuída se um colega faltar ou tirar férias, por exemplo.
4. Evite sobrecargas permanentes
Em situações como o exemplo acima é normal que a equipe tenha de se desdobrar para manter tudo conforme o planejamento, mas se os colaboradores estiverem expostos à pressão constante é questão de tempo até o sistema inteiro falhar.
Nesses casos a organização deve fazer ajuste em alguma das frentes, seja realizando um processo seletivo ou redistribuindo datas e tarefas.
Conclusão
Embora pareça uma tarefa simples e até um pouco óbvia, o Capacity Planning bem feito é o diferencial entre alcançar a eficiência ou perder os prazos estabelecidos e os recursos da organização.
Uma plataforma de gestão como o AEVO pode facilitar e automatizar várias etapas do processo, permitindo que a sua organização possa obter os benefícios do Capacity Planning sem que o tempo dedicado ao planejamento interfira na sua execução.
Você ainda pode realizar o diagnóstico de inovação, desenvolvido pela AEVO, para avaliar o grau de maturidade da sua empresa em relação à inovação.
