Ciclo PDCA: como aplicar melhoria contínua na prática!

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A melhoria contínua é um modelo de gestão empresarial que busca garantir eficiência constante e adequação às novas exigências de mercado.

Melhorar continuamente significa não deixar sua empresa estacionar. Focar nos processos que precisam de melhorias, medir resultados, padronizar serviços, atendimentos e produtos são algumas formas de gerir a partir da melhoria contínua.

Saber que sempre há espaço para melhorias e manter essa filosofia diante de sua equipe, como pilar principal de seu negócio, é fundamental para estabelecer uma nova cultura na empresa que garanta o rumo ao sucesso.

Para que sua empresa consiga esses objetivos, listamos alguns pontos importantes sobre esse modelo de gestão. Saiba mais sobre o ciclo PDCA e melhoria contínua!


O que é o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta importante para gerenciar processos empresariais que visem melhoria contínua.

Ele é baseado no pilar de Controle Total de Qualidade (Total Quality Control), que surge nas grandes indústrias internacionais e passa a ser aplicado para qualquer segmento de mercado.

O ciclo PDCA significa basicamente um ciclo contínuo que gira da seguinte forma:

  • Planejamento de processos
  • Aplicação de processos
  • Previsão de falhas
  • Solução de falhas
  • Conferência de resultados

Através da implementação do Ciclo PDCA e melhoria contínua é possível estabelecer uma padronização de modificações e medidas de resultado que, a curto prazo, resultam em aperfeiçoamentos em atendimentos e serviços.

A médio prazo constitui uma nova cultura empresarial e, a longo prazo estabelece melhorias contínuas e adequação constante às exigências de mercado para o segmento de sua empresa.

Leia também: Método Kaizen: o que é, como aplicar e quando começar?


Origem do PDCA

O Ciclo PDCA surge na década de 1930, na área de controle estatístico de qualidade. Esse ciclo e sua aplicação foram desenvolvidos por um físico estadunidense, Walter Andrew Shewart. Em 1939 ele publicou o livro Statistical Method From the Viewpoint of Quality Control, onde explica o conceito do ciclo PDCA.

Nos anos 50, o Ciclo PDCA começou a se popularizar pelo mundo todo pelo estatístico William Edwards Deming, e ser reconhecido como um dos processos que alavancaram as empresas dos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial

Isso significa que o Ciclo PDCA e a melhoria contínua foram aplicados com sucesso em um período histórico de muita crise e dificuldades para todos os setores, auxiliando o país com a maior economia do mundo a implementar processos de qualidade na gestão empresarial.


Importância da utilização do ciclo PDCA

A principal importância da aplicação do Ciclo PDCA e melhoria contínua é que esse tipo de gerenciamento não prevê um fim para os processos de melhoria.

Ao contrário, como o próprio nome diz, instala um procedimento cíclico de melhorias constantes que vai se complexificando, já que os planos passam a ser mais sofisticados conforme o avanço dos ciclos.

Isso porque a empresa parte de pequenas melhorias, como padronização de atendimento telefônico ou e-mail, por exemplo, até a implementação de padronização nos processos de produção ou entregas e serviços.


Fases do Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA e a melhoria contínua estabelecem algumas fases que, apesar de ideais, não necessariamente são seguidas em ordem.

No entanto, essas fases são os pilares do Ciclo PDCA e devem aparecer no processo todo:

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Planejar

Planejamento e foco no que deve ser modificado é fundamental para estabelecer mudanças contínuas em qualquer empresa.

Saber o que deve ser mudado e a forma com que a mudança será implementada através de objetivos concretos que serão medidos a partir de indicadores quantitativos claros, é o objetivo de todo planejamento de melhoria contínua.

Essa fase é de extrema importância e não deve ser evitada, pois é aqui que o core do projeto será definido.


Fazer

Essa etapa é o elemento mais importante do Ciclo PDCA e melhoria contínua. Nela é colocado em prática o que foi estabelecido como importante durante a fase de planejamento.

É também durante a fase de ação que sua empresa poderá verificar se planejou de forma realista.

Quanto mais detalhada e objetiva forem as metas planejadas, mais palpáveis e possíveis serão as ações para melhorias na empresa.


Verificar

A verificação é um importante processo de avaliação das metas alcançadas a partir do planejamento. Ela deve ser realizada a partir de medidores concretos e claros.

Quanto mais cedo você começar a avaliar os resultados, melhor. Dessa forma, você irá conseguir identificar facilmente se o objetivo proposto na etapa de planejamento, conseguirá ser alcançado.

O mais importante da avaliação no Ciclo PDCA é compreender que ela não é o fim do processo, é apenas mais uma etapa para verificação do cumprimento de metas e o estabelecimento de novas.


Agir

Por fim, mas não menos importante, temos a etapa de ação ou melhorias. Depois de posto em prática o que foi planejado, é possível verificar o que deu certo ou não.

Se todos os objetivos foram concluídos, é hora de adotar o procedimento como padrão.

Mas, caso tenha ocorrido algum impedimento e as metas não foram alcançadas, deve-se dar um passo para trás a fim de realizar as correções necessárias e reiniciar o ciclo para ter um resultado satisfatório.


Diferenças entre o Ciclo PDCA e PDSA

Em 1986, William Edwards Deming, ao estudar sobre o ciclo de Shewhart (o que hoje é conhecido como ciclo PDCA), afirmou em um seminário que o CHECK (validação) era erroneamente aplicado.

Portanto, alguns anos depois, Deming apresentou o ciclo PDSA – Plan (planejar), do (fazer), study (estudar) e act (agir).

A intenção por trás do ”estudar” é justamente procurar adquirir um conhecimento mais profundo sobre os erros ocorridos e não apenas verificar está indo conforme o planejado para avançar etapas.

É necessário levantar hipóteses, pontos de melhoria e identificar falhas. Essa etapa se diferencia da validação por enfatizar a análise crítica do procedimento, procurando entender como foi feito, por que foi feito e o que fez ou não dar certo.

Deming afirma que o ciclo de PDSA não tem nenhuma correlação com o ciclo de PDCA, embora hoje em dia a validação (check) do ciclo PDCA, vai muito além de apenas verificar.

No final das contas, podemos compreender um como a evolução do outro, ou como dois processos diferentes, não há um certo ou errado. Você deve utilizar o modelo que mais se encaixa nas necessidades e demandas da sua empresa.


Como adotar o Ciclo PDCA em sua empresa

O Ciclo PDCA não é um mecanismo isolado que possa ser implementado na empresa.

Ao contrário, ele faz parte de uma filosofia de gestão de melhoria contínua e deve ser implementado como parte central desse processo.

É através da cultura de um ciclo de melhorias que sua equipe poderá desenvolver uma nova forma de trabalho em que sempre é possível melhorar.

Assim, as melhorias são vistas como sempre possíveis e imprescindíveis para o processo.


Conclusão

Pode parecer simples, mas muitas vezes mudar a filosofia e cultura de uma empresa não é nada fácil. Requer tempo e determinação para que o processo seja implementado com sucesso.

Portanto, para instalar e manter o Ciclo PDCA e melhoria contínua em sua empresa, você pode contar com uma ferramenta de gestão da inovação.

O AEVO Innovate é um software importante para adoção de práticas organizadas de engajamento que podem transformar as ideias colaborativas em resultados reais.

Que tal começar a pensar em aprimorar os processos do seu negócio e estruturar um ciclo de PDCA ou PDSA para melhorar constantemente seus resultados e não ficar estagnado?

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