Gerenciar os projetos de uma empresa implica em lidar com diversas variáveis, como prazos, orçamentos, comunicação entre agentes e várias outras que podem influenciar seu andamento.
O gerente de projetos precisa de agilidade para dar respostas a essas questões e reportar à diretoria um panorama de sua execução. Uma solução para facilitar o controle sobre as tarefas envolvidas é a adoção de um software para gestão de projetos.
Por que escolher um software de gestão de projetos?
Ao longo do desenvolvimento do projeto, em diversos momentos, é necessário comunicar-se com outros setores da empresa e clientes para a definição de ações a serem executadas e indicação de status.
Assim, é comum enviar e-mails informando atividades a serem realizadas; remeter documentos como relatórios e apresentações com gráficos e imagens; e comunicar sobre problemas por meio de chats via PC ou smartphone.
No entanto, tudo isso pode ocasionar alguns problemas. Entre eles, podemos destacar o envio de e-mails com dados desatualizados; documentos com diferentes versões; e informações que não chegam ou não estão disponíveis às pessoas-chave envolvidas no projeto.
Um software de gestão unifica o armazenamento das informações relacionadas ao projeto e as torna acessíveis a todos interessados. Isso facilita a vida do gerente, pois:
- reduz o tempo gasto em geração de relatórios e listas de atividades a serem executadas;
- evita que tenha de enviar repetidamente as mesmas informações para diversas partes envolvidas no projeto;
- diminui o seu tempo para encontrar soluções para problemas encontrados;
- facilita a gestão de tempo e orçamento.
Existem várias ferramentas no mercado para atender a essa necessidade. Assim, deve-se estar atento a diversos aspectos funcionais de cada uma delas para se fazer a escolha certa, que ajudará a encontrar os melhores resultados e será adaptável às especificidades dos projetos da empresa.
O que deve ser considerado ao escolher um software para gestão de projetos?
Interface
O software deve ser de fácil utilização e mostrar de maneira simples uma grande quantidade de informações. É importante que ajude a encontrar facilmente as pessoas responsáveis pelo projeto, identificar se ele flui como esperado ou se há algum evento que o atrapalhe. Nesse caso, indicar por gravidade caso tenha algum problema a ser resolvido.
O status do andamento do plano deve ser mostrado de forma clara, indicando quanto já está concluído. Informações que ajudam a indicar o panorama de cada projeto:
- gráficos indicando a conclusão do escopo ao longo do tempo;
- indicação de alcance dos marcos do projeto;
- imagens que mostrem o que está concluído no momento. Isso melhora muito a comunicação como o cliente, pois é a maneira mais clara de indicar como o projeto está atualmente;
- ser de rápida implementação e parametrização.
Gestão de múltiplos projetos simultaneamente
É essencial que se possa ver e acompanhar todos os projetos de forma simplificada. Algumas ferramentas são essenciais, como a criação de novos projetos; a rápida inclusão de informações; e indicadores de cumprimentos de prazo longo à vista.
Clareza das tarefas que deverão ser executadas em cada fase do projeto
O software de gestão deve ser um facilitador da comunicação entre os profissionais envolvidos em sua execução. Indicar quais tarefas devem ser realizadas, e quais os responsáveis, facilita para a gerência acompanhar o cumprimento de atividades.
Informações detalhadas sobre prazos
Um dos grandes desafios para os gestores de projeto é fazer com que tudo caminhe dentro do prazo estipulado. É importante um fácil acompanhamento, mostrando:
- qual o prazo estipulado;
- quanto tempo já se passou desde o início de sua execução;
- quando será entregue;
- o ritmo de execução.
Ter em mãos essas informações leva a uma rápida tomada de decisão, para que sejam realizadas correções para evitar atrasos.
Auxílio no controle do orçamento
Outro desafio comum à gerência é estar dentro do orçamento e garantir que os projetos sejam lucrativos para as empresas.
Deve-se facilitar a obtenção de informações, como o orçamento do projeto; quanto já foi gasto; e qual o custo estimado em detrimento do que ainda precisa ser realizado; além de indicar estouros no orçamento.
Facilidade na comunicação entre as pessoas que trabalham no projeto
É importante que cada problema encontrado, bem como as ações realizadas para resolvê-lo e os responsáveis, seja claramente indicado. Isso melhora a gestão e ajuda a antecipar as soluções de problemas futuros, no caso da repetição da ocorrência desses desvios.
Acessibilidade aos dados do projeto
Quanto maior a acessibilidade ao software de gestão de projetos, mais eficiente será seu uso. Portanto, uma ferramenta que disponibilize esses dados online é de grande valia para ampliar o acesso e permitir um acompanhamento remoto.
Assim, vimos que o uso de um software para gestão de projetos é uma forma de acompanhar sua execução de maneira ágil e eficaz. Isso garante o aprimoramento da gestão, levando a tomadas de decisão mais rápidas e fazendo com que estejam sempre alinhadas com seus objetivos.
Dica para encontrar o seu sistema de gestão de projetos
O AEVO apresenta diversas funções que facilitam o gerenciamento e a integração entre os profissionais envolvidos no projeto. Ele dispõe de uma interface amigável, que facilita o entendimento dos estágios dos projetos, indicando informações como a saúde geral do portfólio, galeria de imagens, KPIs, indicadores físico-financeiros etc.
Possui também uma ferramenta para que os profissionais possam colocar suas análises e ações para contornar obstáculos encontrados e, assim, manter os envolvidos bem informados e aptos a auxiliar nas tomadas de decisão.
Está interessado em otimizar a realização de seus projetos, melhorando o controle sobre sua execução e cumprimento de prazos e orçamentos? Entre em contato com a AEVO, informe-se sobre como ter acesso à nossa Central de Iniciativas e comece já a utilizá-la!
