Numa organização, as ações estratégicas precisam do apoio de indicadores claros para medir o progresso da estratégia corporativa. Uma das formas de manter as metas sob controle é o uso de KPIs. Entenda como implementar KPIs no seu negócio neste texto.
Para progredir em seus objetivos com o melhor aproveitamento possível, essa é uma daquelas ferramentas que sua empresa não pode abrir mão.
Os KPIs coletam todos os rastros deixados ao longo das atividades, em forma de dados sólidos, e com eles ajudam a equipe a avaliar o desempenho das ações e a tomar melhores decisões para alcançar os resultados esperados.
Saiba como implementar KPIs de forma simples em sua empresa, utilizando as dicas listadas a seguir. Continue a leitura.
O que são KPIs?
KPIs (Key Performance Indicator), ou Indicadores chave de desempenho, são métricas que ajudam a avaliar a eficiência das ações e dos processos na empresa.
Essas ferramentas podem ser aplicadas tanto no nível estratégico como no nível operacional, fornecendo dados concretos que vão construir os próximos passos das equipes.
- No nível estratégico, os indicadores são utilizados para analisar o desempenho e o progresso dos times em direção aos objetivos a partir de valores quantificáveis;
- No nível operacional, essas ferramentas auxiliam na mensuração da performance no intuito de aprimorar as atividades, contribuindo para a qualidade, agilidade e produtividade nos processos.
Todos os departamentos de um negócio contam com seus próprios KPIs. Seja na área financeira, de inovação ou de vendas, eles estão presentes fornecendo insights precisos.
Como uma metodologia ágil, os KPIs oferecem vantagens para o negócio, auxiliando na tomada de decisões mais assertivas e bem embasadas.
Diferença entre KPIs e OKRs
KPIs e OKRs são duas siglas muito presentes dentro do gerenciamento de objetivos e metas.
Embora ambas tenham qualidades em comum, como a capacidade de mensurar e direcionar as ações das equipes, essas duas ferramentas estratégicas têm funcionalidades distintas.
OKRs
OKRs (Objetivos e Resultados-chave) é uma metodologia ágil que se destina a trabalhar os objetivos estabelecidos para o negócio de forma cíclica, ou seja, por um determinado tempo serão analisados os resultados-chave elencados para chegar ao objetivo.
Sendo assim, os OKRs promovem a estruturação e gestão de metas de forma prática e inteligente para auxiliar empresas de todos os segmentos a alcançarem seus objetivos.
Ou seja, os OKRs dão contexto para a mensuração dos resultados, onde os objetivos dizem o que é preciso atingir e os resultados-chave descrevem as ações que fazem o time evoluir.
KPIs
KPI são as ferramentas que mensuram os dados para verificar o sucesso das metas e outros processos.
Enquanto os OKRs são mais abrangentes, pensando em objetivos mais completos, já os KPIs trazem os indicadores com os resultados das ações executadas na empresa, seja no passado ou nas projeções futuras.
Enquanto os OKRs funcionam em ciclos com prazo pré-definido para acabar, o uso dos KPIs é contínuo, pois se recorre a indicadores frequentemente dentro dos processos da empresa.
Em vez de oferecerem uma perspectiva contextualizada para indicar o sentido que a equipe deve seguir, os KPIs são mais diretos em relação à mensuração, apenas apontando, através dos dados, se o resultado foi satisfatório ou não.
Com suas semelhanças e diferenças, as metodologias OKR e KPIs não são excludentes ou substituem uma a outra.
Ambos os métodos funcionam perfeitamente quando trabalhados de forma complementar, pois você pode utilizar os KPIs para mensurar os seus KRs (resultados-chave).
Classificação dos KPIs
Tendo em mente o foco de cada um dos métodos, podemos dizer que há uma diferença marcante entre eles.
As métricas oferecem dados sobre os processos da empresa, mas elas só se tornam KPIs quando os dados são relevantes do ponto de vista estratégico.
Ou seja, a estratégia do negócio é mais robusta quando se usa KPIs, pois com os indicadores-chave é possível analisar as ações executadas e se basear nos resultados obtidos para tomar decisões.
Os KPIs são classificados a partir de três aspectos que impedem que eles sejam apenas uma métrica: volume, tempo e conversão.
- Volume: significa que os KPIs demonstram dados mensuráveis através de números quantificáveis, que também podem ser apresentados em porcentagem;
- Tempo: se refere à periodicidade da leitura dos dados, que são analisados repetidamente no decorrer do tempo para entender a progressão de um indicador estratégico;
- Conversão: é a correlação de mais de um fator para se oferecer uma análise completa no KPI, pois uma única métrica pode não ser conclusiva para uma interpretação certeira.
Como implementar KPIs
Para colocar os KPIs em prática adequadamente você deve se orientar pelos seguintes passos:
1 – Defina as metas do negócio e relacione aos objetivos corporativos
Para entender como implementar os KPIs corretamente, é fundamental já ter estabelecido metas relacionadas aos objetivos do negócio, para que, assim, haja alinhamento entre eles.
Lembre-se que existem indicadores específicos para cada área e necessidade. É só a partir da definição de objetivos e metas que será possível identificar as áreas que serão medidas e os indicadores para cada uma delas.
Ao saber que uma meta é focada na saúde financeira, por exemplo, você pode entender que precisa de KPIs para mensurar o rendimento e os custos.
2 – Defina a grandeza e o objeto de mensuração
Como você sabe, as metas devem ser específicas e mensuráveis, sendo assim, os indicadores devem seguir a mesma ordem.
Assim, para aplicar os KPIs na estratégia é necessário que você defina a grandeza que será trabalhada – ou seja, o volume, tempo e conversão, seja na forma de porcentagens ou de números absolutos – para cada um dos indicadores.
3 – Defina os KPIs envolvidos em cada meta
Com os objetos e grandezas já definidas, você já pode saber exatamente quais KPIs vão ser utilizados para monitorar a performance e desenvolvimento das atividades do time em direção aos objetivos estratégicos.
Tenha em mente que a ideia dos KPIs é reduzir a complexidade, então, menos é mais: escolha indicadores simples e somente os que forem necessários para a análise.
4 – Especifique prazos e responsáveis
Também faz parte do processo de implementação de KPIs escolher qual colaborador irá ficar responsável por acompanhar as análises de cada indicador.
Portanto, cada métrica será delegada a um membro da equipe que terá a função de gerenciar os dados e garantir que os resultados estejam de acordo com o esperado.
Além disso, deve-se estipular os prazos para fazer leitura e análises dos dados coletados.
5 – Comunique e valide os KPIs com os envolvidos
Apesar dos KPIs serem monitorados, geralmente, pelos seus responsáveis individuais, todos os membros do time precisam estar cientes e de acordo com as métricas estipuladas.
Os dados mensurados são de interesse geral na estratégia, então devem ser comunicados com bastante clareza e discutidos conjuntamente.
Para isso, reuniões periódicas para deliberar sobre as metas e validar os indicadores com toda a equipe devem fazer parte da implementação dessas ferramentas.
6 – Dê transparência aos indicadores
Os KPIs precisam ser transparentes de maneira geral, não apenas para os membros do time.
Como são dados que podem ser utilizados dentro e fora do setor, o acesso aos indicadores deve ser aberto e facilitado, de modo que a qualquer momento alguém interessado possa acompanhá-los e utilizá-los para melhorar uma estratégia.
Assim, é muito importante que eles sejam reunidos em um só espaço para contribuir com a total transparência dos principais indicadores de cada área.
Exemplos de KPIs
Existem exemplos de KPIs para cada área de um negócio.
Esses indicadores irão avaliar aspectos como a qualidade, eficiência, pontualidade, utilização de recursos nas atividades. Assim, irão revelar se o que está sendo executado está dando certo ou não.
Veja alguns exemplos de KPIs de diversas áreas:
1 – ROI
O ROI significa retorno sobre investimento e é um exemplo de KPI financeiro que também funciona como métrica de competitividade.
Esse índice faz a relação entre os ganhos e aplicações de um investimento.
2 – Turnover
Turnover é um KPI do setor de RH que mensura a rotatividade na empresa com base no total de colaboradores que deixaram a organização em um dado período.
3- Investimento em P&D
O investimento em pesquisa e desenvolvimento é um KPI de inovação que ajuda a avaliar os esforços da empresa no levantamento de dados sobre novas tendências, tecnologias e inovações.
4 – CAC
O CAC, ou custo de aquisição de cliente, é um KPI da área de vendas que permite mensurar os gastos da empresa para conquistar clientes.
5 – CPL
O CPL (custo por lead), é um KPI de marketing utilizado para medir o custo de cada lead (consumidor em potencial) para o negócio.
Esse índice ajuda a avaliar se esses investimentos têm gerado retorno.
Conclusão
Agora que você já sabe como implementar KPIs em sua estratégia, é importante olhar para as ferramentas que auxiliam esse processo – que pode ser uma planilha, um sistema interno ou uma plataforma dedicada a gestão de metas.
Plataformas como o AEVO, centralizam os dados da estratégia em um mesmo ambiente. O módulo dedicado à gestão de metas e estratégia com OKRS possibilita que empresas e equipes designem os indicadores-chave para cada um dos objetivos estratégicos.
Desse modo, promove mais transparência de dados, engajamento e envolvimento de todos os colaboradores com as ações estratégicas e os indicadores esperados para a sua atividade profissional.
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