Quem trabalha com gestão de projetos sabe que o bom desenvolvimento de todas as etapas é fundamental para a realização das verificações necessárias, para a obtenção da qualidade pretendida dentro dos prazos certos e para o alcance dos resultados esperados.
Responder às áreas da empresa com uma gestão de resultados é o objetivo de todo profissional desse campo e, para isso, é preciso apostar em medidas que auxiliem a visualização de todo o seu andamento.
Elas ajudam a apontar, em tempo real, falhas que podem comprometer as demais fases e, assim, atrasar a entrega ou causar retrabalho — acarretando em mais custos e até desperdício de recursos, o que não é interessante para nenhuma empresa.
No entanto, mesmo ciente de tudo isso e se esforçando ao máximo para oferecer o melhor resultado, nem sempre os gestores conseguem controlar sozinhos tudo o que envolve a organização de seus projetos — nem garantir manualmente que tudo saia como desejado.
Por isso, ferramentas inovadoras para a gestão de projetos podem ser a aposta certa para assegurar o desempenho da operação — softwares de gerenciamento, portanto, são essenciais!
Veja, a seguir, de que forma esse aliado pode simplificar a gestão de projetos e quais as vantagens dessa tecnologia.
Maior controle na entrada de informações
Quando um projeto começa, ele reúne informações iniciais imprescindíveis para o restante do processo e, ao longo de seu desenvolvimento, agrega outras igualmente importantes para seu curso. Assim, a entrada de dados no decorrer do empreendimento pode acontecer. Deve existir, portanto, um bom controle disso para que nada seja perdido.
Um bom software de gestão de projetos consegue suprir essa necessidade. Ele permite, inclusive, o upload de arquivos que compõem o acervo para a execução do trabalho.
O software otimiza a inclusão de informações e organiza esse enriquecimento de materiais para a execução, possibilitando uma melhor distribuição de tarefas entre os usuários e uma noção global do que acontece durante todo o ciclo de desenvolvimento do projeto.
Redução de tempo na obtenção de informações
Com tudo mais organizado em uma única ferramenta é mais fácil gerar relatórios ou listas de afazeres, norteando as ações dos grupos com maior rapidez e clareza. Outra coisa interessante em ter o controle por meio de um software é que isso evitará o envio repetido de informações aos mesmos membros.
Tal processo encurta caminhos para descobrir soluções para problemas que se apresentem no decorrer do projeto. Afinal, ao surgir impasses, as informações necessárias para entendê-los e resolvê-los são localizadas com facilidade, sem demora — é mais simples entender, inclusive, tudo o que causou o impasse em questão.
Gestão de projetos e monitoramento de tarefas mais eficazes
Softwares para gestão de projetos são tão bons nesse quesito que poderiam até ser chamados de softwares de gestão de tarefas — como algumas pessoas já costumam fazer.
Ter todo o projeto detalhado e devidamente traçado ajudará, desde o começo, a definir quais são as tarefas necessárias para concluí-lo. Isso evita que o gestor se perca em uma relação infindável de coisas a fazer e que, no fundo, já sabe que seu time não conseguirá dar conta a tempo.
Definir o que de fato precisa ser realizado e o que não é importante para monitorar a execução das etapas, evitar perda de tempo com o que é desnecessário e até classificar ações por grau de prioridade também ajudará a determinar expectativas realistas quanto ao cronograma que será montado e a definir prazos coerentes.
Em seguida, o monitoramento mais eficiente se tornará possível com algumas funcionalidades que permitirão controle de forma mais objetiva, permitindo que o gestor acompanhe e organize a evolução de seu portfólio de maneira prática. Exemplos disso são a criação de listas de tarefas, a estimativa de seus prazos e o controle gradual das entregas dentro do escopo.
Otimização de recursos e orçamento
Um projeto bem gerenciado evitará que a empresa gaste mais do que deveria na execução de determinado trabalho — isso se traduz, ao final de tudo, em vantagem competitiva.
Nesse ponto, softwares para gestão de projetos são grandes aliados por ajudar o gestor a acompanhar o custo de cada etapa e mensurar melhor os gastos — otimizando processos quando existem gargalos ou investindo mais em algumas áreas que demandam maior custo.
Outro recurso que pode ser otimizado é o próprio tempo — que vale dinheiro. Além de todos os outros benefícios, um software de gestão de projetos pode ajudar o gestor a gerenciar mais de um projeto ao mesmo tempo sem perder em eficiência, acompanhando todos de forma simplificada e tendo facilmente a visualização geral do portfólio.
Além disso, a própria condução organizada dos projetos vai ajudar o gestor a conseguir pensar com mais aprofundamento no que precisa ser feito e a ter uma análise crítica, o que influenciará um bom resultado.
Afinal, a falta de tempo é um dos fatores que mais podem prejudicar a gestão de projetos justamente por comprometer a correta observância de todos os principais fatores aqui discutidos.
Controle da qualidade e desempenho
Na última das hipóteses, se erros realmente passam, ocorre o comprometimento da performance do projeto, o que pode sair bem pior para a imagem da área responsável.
KPI’s, one page reports e dashboards que indiquem de maneira simples a progressão das etapas e as taxas de desempenho em cada fase ajudam a potencializar ações que dão certo ou socorrer áreas que estejam apresentando déficits.
A visualização por meio de representação em imagens do que está sendo completado em cada ciclo ou não e da repercussão disso em outras áreas ajuda a sinalizar atrasos e a obter KPIs que podem auxiliar na implementação de melhorias.
Eliminação de ruídos de comunicação
Por fim, ao falarmos de projetos, estamos nos referindo a um termo que pode assumir diversas interpretações dentro da realidade de uma organização e representar, assim, diferentes tipos de tarefas que são feitas em seu ambiente interno, mas que podem apoiar toda a operação, mesmo externamente.
Por isso, gerir projetos enseja assegurar a produtividade de um time na demanda que ele recebe para tratar. Clientes internos e externos (finais) podem estar envolvidos nas expectativas de um empreendimento. Analisar os detalhes e promover a melhoria contínua em seu processo produtivo é a chave do sucesso!
Logo, para que desde o início sejam entendidas as necessidades da área que será atendida e para que o levantamento do que é preciso conter no projeto seja o mais próximo possível da realidade, eliminar ruídos (ou dificuldades) na comunicação é essencial.
A troca correta de informações, a comunicação e o engajamento entre os times responsáveis alinharão as perspectivas do trabalho. Para isso, o cronograma de atividades também deve ser compartilhado, evitando “atropelos” e permitindo atualizações que guiem todos os membros em uma mesma direção — sem rodeios e sem retrabalhos. Assim ganha-se tempo.
Com um software de gestão de projetos isso se torna mais fácil, já que o gestor tem, de forma centralizada, a visualização de tudo o que tramita nos grupos delegados. Além disso, ele possui a possibilidade de intervir mais diretamente para ajustar um ou outro ponto que possa passar uma percepção equivocada adiante, gerando conflitos ou atos contraproducentes.
Além do mais, a alta visibilidade promovida por um software de gestão de projetos ajudará a identificar quando alguma coisa está saindo dos trilhos e a manter os objetivos de toda a equipe sempre alinhados — fator crucial para atingir as metas do empreendimento.
Com ordens claras e dirigidas aos verdadeiros problemas, gestão objetiva, colaboração aumentada e falhas diminuídas, a produtividade aumenta em todos os níveis e os problemas entre equipes tendem a cair.
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