Como priorizar sem perder a cabeça em gerenciamento de projetos?

Para conseguir colher bons resultados dos valores investidos pela empresa em seus projetos, é preciso saber onde manter o foco de sua atenção. No entanto, com muita coisa acontecendo ao mesmo tempo, não é fácil melhorar a performance da empresa.

Por isso, é muito importante fazer um gerenciamento de projetos buscando sempre priorizar o que tem maior potencial de sucesso para o negócio.

Se você tem alguma dúvida de como fazer isso, fique tranquilo. Separamos boas dicas para te ajudar, acompanhe:

1. Confira os objetivos do projeto

A sua empresa tem uma missão a cumprir, tem objetivos e planos que por mais que não possam estar escritos em algum lugar que seja fácil de achar, fazem algum sentido para o crescimento da organização.

Talvez, para quem esteja de fora, possa ser um pouco mais difícil de perceber. Mas você certamente sabe o que a sua empresa tem planejado para o futuro.

Na hora de priorizar os projetos que devem ser tocados a diante, é fundamental que sejam considerados aqueles que estão alinhados com o planejamento estratégico da organização.

Afinal, se existem objetivos a serem alcançados, os esforços precisam estar apontados para esta direção.

2. Atenda os requisitos legais

Dependendo do tipo do negócio, várias podem ser as obrigações legais para manter toda a operação em andamento diante de legislações específicas.

Assim como empresas da área farmacêutica têm regras específicas para a manipulação de produtos químicos, alimentícias precisam se sujeitar a vistorias periódicas e tantos outros casos parecidos, a sua provavelmente também deve ter algumas orientações a serem seguidas.

Seja por força da lei ou mesmo para conseguir ganhar alguma certificação que seja relevante na sua área de atuação, projetos que tenham este tipo de objetivos devem ser avaliados com mais atenção.

Por mais que talvez não estejam totalmente alinhados com os objetivos principais do negócio, é importante prestar atenção ao que pode atrapalhar o funcionamento da empresa.

3. Veja a projeção de prazos

Todo projeto precisa ter indicado o seu prazo de duração e uma data estimada de entrega dos resultados.

Por mais difícil que seja, em alguns casos, determinar este período, é necessário que ele esteja apontado.

Essa referência é muito importante para avaliar se o que se espera do projeto faz sentido no momento da entrega.

Principalmente para projetos que tenham uma duração maior, tente imaginar o que acontecerá com a sua empresa quando tudo acabar.

Pense em como pode estar o mercado e veja se tudo isso faz sentido, se está cedo ou tarde demais para investir nessa empreitada.

4. Avalie os investimentos e resultados esperados

É extremamente importante mensurar qual é o resultado esperado de acordo com os investimentos necessários para o andamento do projeto.

Se a sua empresa está disposta a colocar dinheiro em uma ideia, é porque ela traz algum benefício para o negócio. Afinal, se o projeto não fosse relevante, o investimento seria realocado para outras áreas mais interessantes.

Nessa hora, você precisa prestar atenção em dois fatores bem relevantes: o retorno e o volume total do investimento.

O retorno pode ser calculado pelo ROI (Return On Investiment), pelo Payback (tempo de retorno do investimento) ou qualquer outra metodologia que queira utilizar. O necessário é que se tenha, pelo menos, uma estimativa do tipo de frutos que poderão ser colhidos.

Já o volume total do investimento deve considerar uma margem para o caso de imprevistos, visto que os projetos podem extrapolar facilmente os seus orçamentos iniciais.

O melhor é sempre procurar projetos com altas taxas de retorno e com as menores necessidades de investimentos.

5. Liste os riscos

O gerenciamento de projetos, dentre várias outras coisas, implica em monitorar, minimizar e tentar eliminar os riscos. E conseguir controlar assas variáveis é algo difícil de ser feito, mas muito importante.

Por isso, o melhor é avaliar bem tudo que pode dar certo ou errado antes de dar início a um novo projeto.

Assim, você evita o desperdício de recursos em um projeto que não alcançará os resultados previstos ou que, no fim das contas, trará mais prejuízos que benefícios.

6. Preste atenção à complexidade

Além de tempo e verba, você deve prestar atenção aos outros tipos de recursos que o projeto que está sendo avaliado exige.

Como projetos, por natureza, são sempre diferentes entre si em algum tipo de aspecto, é sempre necessário avaliar cada um deles com muito cuidado.

Veja se as demandas técnicas podem ser cobertas com recursos próprios da empresa. Em caso negativo, pense bem o quão difícil pode ser conseguir os recursos que faltam do lado de fora.

Será necessário buscar uma consultoria especializada? Existe alguma complicação de logística significativa? Em caso de perda de recursos humanos, materiais ou tecnológicos, é fácil fazer substituições?

Você deve estar atento a esses cuidados antes mesmo de dar início ao projeto, para que não tenha surpresas desagradáveis no meio do caminho.

7. Defina seus critérios de priorização de maneira prática

Dependendo do contexto em que sua empresa se encontra, algumas variáveis serão mais ou menos importantes para a aprovação de projetos.

Se a organização tiver um volume razoável de projetos a serem avaliados periodicamente, o melhor que você pode fazer é criar um sistema bem objetivo e prático para te ajudar a começar a avaliar as opções.

Faça uma lista de critérios que são relevantes, como os 6 itens que listamos anteriormente.

Além disso, é possível acrescentar outros que também forem importantes no seu negócio, como o grau de inovação, os patrocinadores do projeto, a sustentabilidade e qualquer outra coisa relevante no seu caso.

Depois disso, atribua notas a cada critério e estabeleça uma comparação entre os projetos, de maneira a conseguir selecionar as ideias que mais fazem sentido para a sua empresa no momento e que merecem investimento para sair do papel.

Agora que você já descobriu ótimas dicas de como priorizar projetos, continue aprimorando suas habilidades no gerenciamento de projetos por meio do nosso Guia Definitivo de Gestão de Projetos. Ele é gratuito e vai te ajudar ainda mais nas tarefas do seu dia a dia!

 

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