Como usar o ciclo PDCA em projetos?

Os bons gestores de projetos sempre procuram maneiras de otimizar os principais processos de gestão, buscando resultados mais eficazes e, principalmente, o cumprimento das metas e marcos preestabelecidos.

Encontrar um projeto que atenda, simultaneamente, aos requisitos de escopo, prazo, custo e qualidade é praticamente impossível. Porém, o nível de exigência dos clientes está aumentando cada vez mais, demandando uma maior dedicação e um melhor preparo dos gerentes de projeto.

Nesse sentido, a utilização do ciclo PDCA em projetos pode ajudar — e muito — o dia a dia desse profissional. Essa alternativa possui um imenso campo de atuação, provendo resultados significativos para a equipe de um projeto e para um empreendimento como um todo. Quer entender como usar o ciclo PDCA em projetos?

Continue a leitura deste artigo e descubra!

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é formado pela abreviação de quatro palavras em inglês, que são fundamentais para um bom gerenciamento de projetos. São elas:

• plan;
• do;
• check;
• act;

Após analisar cada uma das etapas, a metodologia parece um tanto quanto simples, não é mesmo? Então, o PDCA baseia todo o processo de gestão de projetos em seus quatro passos, que são amplamente utilizados para a melhoria dos indicadores em qualquer etapa de um processo, produto ou empreendimento.

Por que o PDCA é importante?

O PDCA é uma das metodologias mais utilizadas ao redor do mundo, graças à sua simplicidade e eficácia. Com a sua utilização é possível certificar a execução de tudo o que foi planejado e, ainda, controlar com eficiência os processos e atividades.

Por meio da centralização da maioria dos esforços, o gestor do projeto conseguirá ter uma visão mais clara e abrangente de suas ações, facilitando o processo de tomada de decisão. É possível, ainda, acompanhar a execução das principais atividades, buscando sempre melhorar os indicadores e tornando a excelência um hábito.

Pode-se afirmar, inclusive, que o PDCA provê ganhos reais para as empresas e projetos, aumentando as chances de sucesso na execução das tarefas e facilitando o cumprimento das metas e marcos estabelecidos.

O que define cada um dos seus estágios?

Antes de iniciar a implementação do ciclo PDCA em seus projetos, é preciso entender o que define cada um dos seus estágios. É imprescindível compreender o que cada uma das letras efetivamente representa no gerenciamento de um projeto. Vamos lá?

Plan (Planejar)

Você já deve estar cansado de ouvir que o planejamento é uma das atividades mais importantes na gestão de projetos, certo? Afinal, sem as principais ações de planejamento, não é possível entregar um projeto dentro das premissas estabelecidas.

Sendo assim, planejar é fundamental para definir os prazos e o sequenciamento das atividades. A ordem de prioridade também pode ser definida nesse processo.

Em outras palavras, essa etapa é responsável por fornecer uma visão do todo para o gestor do projeto, permitindo-o identificar pontos de melhoria e organizar ações para solucionar as principais adversidades.

O planejamento de um projeto está diretamente ligado à gestão de riscos, pois com ele, é possível mitigar as ameaças e potencializar as oportunidades. É interessante lembrar que o ciclo PDCA pode ser utilizado para gerenciar o projeto em sua totalidade e, também, para cada uma das atividades que envolvem a sua execução.

Do (Fazer)

Após planejar é preciso executar, certo? A fase “do” é responsável pelo andamento das atividades de um projeto. Nessa fase, cada membro da equ i pe deve ter ciência de suas atribuições e responsabilidades, sabendo exatamente o que deve ser feito e, principalmente, a sua importância no processo produtivo.

É fundamental executar o projeto conforme o planejado, evitando pular etapas e abusar da improvisação. Caso isso aconteça, o planejamento se tornará obsoleto e inútil, impactando negativamente nos demais processos e fazendo com que o PDCA seja um verdadeiro fracasso.

Em outras palavras, essa fase é responsável por colocar o planejamento em execução, buscando seguir à risca as premissas adotadas e, assim, identificar os principais pontos de melhorias, tomando ações para aprimorá-las.

Busque acompanhar as principais métricas de acordo com os objetivos principais do projeto ou da atividade em questão. Essa ação é fundamental para ter conhecimento de quais serão os reflexos das ações que tomamos. Vale a pena prestar atenção nesses pontos.

Check (Checar)

A fase de checagem, ou acompanhamento, é a mais importante do ciclo PDCA. Nela analisamos o que foi planejado e o que foi realizado, verificando se houve algum desvio. É válido ressaltar que não é necessário esperar o fim de cada uma das etapas para realizar o processo de acompanhamento.

É preciso acompanhar o projeto sempre de perto. Assim, torna-se mais fácil a execução de ações para voltar o projeto ao seu curso planejado. Nesse sentido, pode-se afirmar que o processo “check” pode ser realizado em duas diferentes frentes.

Primeiramente, pode-se utilizá-lo paralelamente à execução, certificando que o trabalho está sendo bem-feito e que não há grandes desvios. Ao finalizar o projeto ou a etapa em questão, é preciso checá-la novamente, analisando-a em sua totalidade e identificando os principais pontos de melhoria.

Act (Agir)

Depois de identificar os principais desvios que ocorreram na execução, é preciso tomar algumas ações para solucionar os problemas. Essa etapa permite que o gerente de projetos possa tomar ações eficazes para corrigir as principais adversidades do projeto.

As adversidades podem surgir de erros de projeto, falhas no planejamento e problemas externos, que vão além do campo de atuação de um profissional. Um incidente da natureza ou algumas decisões tomadas por um governante podem alterar o cenário, exigindo ações imediatas para ajustar o projeto, buscando minimizar os impactos.

Caso seja preciso, é possível retornar à etapa de planejamento, revendo prazos e outras definições, como a ordem de prioridade. Assim, é possível reajustar o planejamento de acordo com a nova realidade.

Por isso a metodologia é chamada de ciclo, pois prevê constantes revisões em todas as etapas do empreendimento. O ciclo também pode ser evidenciado após a identificação dos incidentes causadores das falhas, permitindo que todas as etapas sejam refeitas com novas diretrizes e princípios.

Como implementá-lo na sua empresa?

O ciclo PDCA é uma ferramenta abrangente e pode ser utilizada em diferentes etapas de um projeto ou no gerenciamento de um empreendimento. Quer saber como implementá-lo e torná-lo parte de sua rotina?

Existem algumas maneiras de utilizar o ciclo PDCA em um projeto ou uma atividade. As ferramentas mais comuns são as planilhas, que nos permitem acompanhar o planejamento, analisar as principais métricas e identificar os pontos de melhoria.

Porém, existem maneiras mais eficazes. As planilhas necessitam de uma atualização constante, gerando retrabalhos e tornando o processo mais burocrático. Já existem no mercado softwares voltados para a gestão de projetos.

Esse tipo de tecnologia é capaz de simplificar a entrada de informações, agilizar a análise dos indicadores e aumentar a transparência da comunicação. Além disso, o profissional poderá gerenciar toda a sua carteira de projetos em um único ambiente integrado, tomando as melhores decisões possíveis.

Utilizar um software específico para a gestão de projetos tornará a vida do gerente de projetos muito mais simples, fazendo-o prestar atenção no que realmente importa.

E aí, gostou do nosso artigo? Interessou-se pelo assunto? Que tal aprender um pouco mais? Baixe o nosso guia definitivo da Gestão de Projetos!