Avanço Físico: como comunicar a evolução dos projetos de maneira efetiva

Você já esteve em projetos que só começaram a atrasar quando já estavam próximos da data de conclusão ?Esses projetos caminham “no prazo” até restar 10% do tempo para terminar. Antes disso, ele até dá sinais de atraso nos marcos intermediários, mas são realizados replanejamentos mirabolantes das atividades futuras que, aliados a uma dose extra de otimismo, mantêm intacta a data prevista de término do projeto. Por isso, vamos esclarecer o que é avanço físico.

Essa estratégia vai bem até o final do projeto, quando a data prevista de término está tão próxima de acontecer que não háotimismo que permita a manutenção da data prevista!

E aí entra no eterno estado de 99% pronto , que se arrasta por semanas! Aquele 1%…

Uma ótima forma de evitar esse problema é trocar o acompanhamento de tendência de atraso pelo acompanhamento do avanço físico , pois ele compara a quantidade de escopo que deveria ter sido entregue (previsto/linha de base) com o efetivamente entregue (realizado). Assim, fica fácil verificar a saúde atual do projeto independente do replanejamento futuro.

Além disso, o avanço físico é facilmente entendido por todos e pode ser apresentado como um único indicador de desvio ou como uma curva detalhando a evolução do mesmo no tempo. Dessa forma, a diretoria pode acompanhar a evolução dos projetos de forma objetivae a equipe pode usar o mesmo indicador para analisar em mais detalhes o que ocorreu , qual a tendência e qual o caminho de recuperação .

Neste artigo, serão apresentadas diferentes visões sobre o avanço físico:

1. Como utilizá-lo para apresentar uma visão resumida do portfólio de projetos para a diretoria;
2. O que demonstrar para verificar a tendência de curto prazo de um projeto;
3. Como apresentar a evolução do avanço físico no tempo , incluindo o planejamento futuro.

1- Visão resumida da carteira de projetos NO AVANÇO FÍSICO

A alta direção ou gerência da empresa precisa de um acesso rápido e objetivo ao status dos principais projetos do portfólio. Isso permite a priorização da ação, ou seja, decidir rapidamente quais projetos merecem mais atenção.

Uma forma de comunicar o status é através de uma tabela com os principais projetos, suas informações relevantes e seu indicador de avanço físico. Isso permite, de forma visual, verificar o status de cada projeto e determinar áreas e pessoas responsáveis, permitindo uma ação imediata.

A figura abaixo ilustra uma carteira com 4 projetos:

Obs.: sugiro que clique sobre as figuras deste artigo para vê-las em tamanho maior, pois elas contêm muitas informações.

Obs. 2: todas as imagens do artigo foram retiradas do sistema AEVO Innovate .

Perceba como fica fácil identificar os projetos que estão com mais problemas, pois o relatório demonstra comum farol vermelho os projetos com pior desvio no indicador de avanço físico.

No detalhe da figura a seguir, o projeto Implantação do ERP está destacado, mostrando que a sua evolução de escopo está 10, 67 pontos percentuais abaixo do previsto . Além disso, no mesmo relatório, é possível identificar o responsável e sua área, permitindo acioná-lo se necessário.

Essa visão geral do portfóliode projetos é, por definição, um resumo da situação de cada projeto. No entanto, caso julgue necessário entrar em mais detalhes, é fundamental que haja um relatório que abra a informação do status do projeto.

É comum que se use um One-Page Report , ou Relatório de Uma Página, para detalhar as principais informações do projetotambém de maneira direta e objetiva, comona figura abaixo. As próximas seções deste artigo irão detalhar alguns gráficos do mesmo.

 2- Acompanhamento da tendência de curto prazo NO AVANÇO FÍSICO

Uma informação sempre relevante a ser analisada é a tendência , ou seja, se o desvio está aumentando ou diminuindo em relação aos períodos anteriores.

Por exemplo, no mês de Julho, o desvio de avanço físico aumentou ou diminuiu em relação ao mês de Junho? A tendência é de melhoria ou piora de resultados?

Uma forma interessante de apresentar essa informação é através de um gráfico de indicador com uma tabela comparando o resultado do período anterior com o atual. Além disso, é útil mostrar o próximo período a fim de permitir análise da viabilidade.

A figura a seguir destaca esse indicador do One-Page Report. Repare que o desvio no mês de Julho está pior do que o desvio em Junho, o que demonstra que o projeto está com uma tendência de piora no curto prazo.

 3- Evolução do avanço físico no tempo

Por último, mas não com menor importância, apresentamos a Curva de Avanço Físico (conhecida como a Curva S ou Curva de Progresso Físico).

Essa poderosa curva é muito utilizada na gestão de projetos, pois ela exibe, para toda a duração do projeto:

• Como foi prevista a evolução do avanço físico no planejamento inicial do projeto ( linha de base );
• Como o mesmo evoluiu efetivamente até o momento (dados realizados ) e;
• Como está planejada a evolução daqui em diante (dados projetados ).

A figura a seguir destaca a Curva de Avanço Físico presente no One-Page Report. A curva prevista (linha de base) está apresentada em verde, a realizada está em laranja e a projetada (planejamento ou replanejamento atual das próximas atividades) está tracejada em cinza.

Repare que várias análises podem ser retiradas da curva:

• O projeto já começou o primeiro mês (março) abaixo do previsto ;
• O desvio está piorando nos últimos meses e deve piorar mais em agosto;
• Está sendo projetado que, a partir de setembro, a curva irá se aproximar do previsto .

A figura abaixo ilustra os pontos acima:

Uma curva detalhada dessa maneira pode gerar questionamentos relevantes para aumentar as chances de sucesso deste projeto e de futuros projetos:

• O que está sendo feito para que o desvio seja reduzido em setembro? Houve mudança de estratégia? Aumento de equipe, utilização de um parceiro mais efetivo, etc;
• Há algo que possa ser feito em agosto para o desvio já começar a reduzir?
• O que ocorreu em março para o projeto iniciar mal? Falta de engajamento, equipe não foi disponibilizada a tempo, atraso de contratações? Como fazer para não repetirmos esse problema para projetos futuros?

Em resumo, o indicador de avanço físico é muito efetivo para a gestão de projetos, pois representa bem a situação atual do projeto e, ao mesmo tempo, pode apresentar a estratégia futura planejada para a evolução do trabalho. Além disso, é muito versátil, sendo facilmente entendido pela alta direção e podendo ser detalhado até o nível necessário para as equipes trabalhando no projeto.