O Diagrama de Pareto é uma representação gráfica, que permite compreender as causas de perdas, defeitos e problemas que existem em uma organização e como manejá-los.
Com esse conhecimento, é aplicada a regra 80/20, que prevê que 80% dos efeitos estão relacionados a 20% das causas. Ou seja, se forem identificadas as causas raízes, 80% dos problemas serão solucionados.
Além disso, essa é uma ferramenta que ajuda a compreender quais são as atividades-chave que geram uma porcentagem maior nos lucros.
Sua criação é atribuída ao sociólogo e economista italiano Vilfredo Pareto, que identificou uma relação na qual 80% da riqueza em diversos países pertencia a 20% da população. Essa é a base para o “princípio 80/20”.
Entenda melhor o conceito do Diagrama de Pareto, sua usabilidade e suas principais vantagens nesse artigo. Siga a leitura.
O que é o Diagrama de Pareto?
O Diagrama de Pareto é uma ferramenta utilizada para solucionar problemas com eficácia. No contexto organizacional, o seu método prevê que ao fazer o mapeamento das principais causas de perdas e defeitos, a maioria dos problemas será resolvida – evidenciando uma nova forma de olhar para causa e efeitos em processos.
É comum imaginar que um problema esteja relacionado a diversas causas, o que traz complexidade para a sua resolução. Mas, seguindo a teoria observada por Vilfredo Pareto, temos a possibilidade de olhar para essa questão com outra perspectiva.
A Lei de Pareto, ou regra de 80/20, foi a teoria formulada originalmente pelo economista. Com estudos sobre esse princípio ao longo dos anos, profissionais de outros campos notaram que ele não se aplicava apenas nos estudos econômicos.
Um desses campos é a produção industrial. Trabalhando com a Lei de Pareto no setor, é possível notar que, em várias organizações, um pequeno conjunto de falhas é responsável pela maioria dos produtos defeituosos no final da fabricação, por exemplo.
Vejamos mais um exemplo, este do cotidiano: pense em uma padaria. É mais provável que o padeiro erre na quantidade de um ingrediente, do que deixe uma fornada inteira passar do ponto.
Com isso em mente, podemos concluir que encontrar uma forma de evitar os erros na medição é uma atitude mais importante, e pode ser implementada primeiro, aumentando consideravelmente o lucro da padaria.
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A representação visual do Diagrama de Pareto
Fica claro quando falamos sobre a regra de Pareto, sob o ponto de vista que o principal foco é a identificação das causas para ter soluções viáveis e promover a melhoria contínua em um negócio.
Em geral, a representação desse modelo é feita em um gráfico de barras, que ordena as frequências das ocorrências (causas) em ordem decrescente, permitindo que se identifique os problemas mais significativos e se possa atuar com planos de ação para não voltarem a ocorrer.
Neste gráfico, é fundamental que tenhamos a quantidade de ocorrências e o percentual que cada quantidade representa em relação ao total de ocorrências levantadas. Desse modo, a leitura e compreensão dos dados é facilitada. Veja no exemplo abaixo:
Como aplicar o Diagrama de Pareto
Para aplicar o diagrama de Pareto na sua organização, é preciso ter clareza sobre o que você pretende descobrir, e onde estão os dados relevantes para essa análise.
Vamos usar as falhas na produção como exemplo, trabalhando com o objetivo de reduzir o número de produtos defeituosos. Nesse caso, o primeiro passo é identificar todos os problemas ocorridos e a frequência de cada um.
Com esses dados, você irá construir um gráfico de barras decrescente – o erro mais comum na primeira posição e o mais raro na última.
Acima da primeira coluna deste gráfico, relate a porcentagem do respectivo problema, em relação ao total de defeitos ocorridos.
Na próxima coluna, você deverá apontar a porcentagem acumulada entre o primeiro e o segundo erros. Se foram 40% no primeiro e 25% no segundo, então a porcentagem acumulada será de 65%.
Repita o mesmo processo para as colunas restantes, até a última, onde a porcentagem acumulada deve ser de 100% – se esse número não for atingido, então existem outras causas que ainda precisam ser identificadas.
O Diagrama de Pareto já estará pronto, mas construí-lo não é o objetivo final, pois as informações coletadas devem nos guiar para algum tipo de mudança.
A partir daqui entra em jogo uma decisão estratégica: a pessoa responsável pela organização (ou pelo projeto) deve analisar o gráfico e escolher até onde os problemas serão combatidos, pesando a sua frequência frente aos recursos disponíveis para realizar mudanças.
Supondo que três situações causem 80% das falhas na produção, e a empresa tenha condições para lidar com elas, é válido concentrar esforços aqui e lidar com os outros problemas no futuro, pois esse foco em eliminar os principais “vilões” vai gerar um resultado muito mais notável.
Conforme as mudanças forem implementadas, um novo Diagrama de Pareto pode ser construído para mostrar quais são as próximas prioridades, criando assim um ciclo de melhoria constante para levar suas iniciativas à excelência.
Onde utilizar o Diagrama de Pareto?
O Diagrama de Pareto pode ser utilizado em basicamente todas as áreas de uma organização, ou da sua vida pessoal.
Ele nem sempre terá a proporção de 80/20, mas o importante é que – para além dos números – você perceba a relação entre causas e efeitos. Alguns exemplos de informações que ele permite encontrar são:
- 10% dos clientes geram 60% da receita numa empresa;
- 25% dos colaboradores são responsáveis por 90% dos projetos inovadores;
- 15% dos consumidores estão envolvidos em 50% das reclamações;
- 40% das suas horas trabalhadas garantem 70% da sua produtividade.
De forma geral, podemos dizer que onde há um processo onde é possível relacionar causas e consequências, também é possível aplicar o Diagrama de Pareto.
O principal benefício do diagrama é mostrar quais são as prioridades numa situação qualquer, estruturando com dados reais a tomada de decisão por parte de gestores que precisam alocar recursos limitados onde eles possam gerar o máximo de retorno.
Isso também vale para indivíduos que estejam utilizando o Diagrama de Pareto na gestão de questões pessoais e, a partir dele, terão melhores condições para direcionar seu tempo às tarefas mais relevantes.
É muito importante considerar que, a depender dos dados utilizados para construir o diagrama, você pode obter visões muito diferentes de uma mesma situação. Nesse sentido, é importante analisar perspectivas diversas para ter uma compreensão mais profunda sobre o que está acontecendo.
Digamos que você deseja conhecer os seus melhores clientes, formulando dois gráficos: um com base no número de itens adquiridos e outro com base na receita obtida.
O primeiro diagrama será encabeçado por pessoas que compram muitos itens, mas elas não serão necessariamente os clientes mais rentáveis da empresa. O segundo gráfico traria uma visão mais adequada a esse objetivo.
Essa é uma regra que deve ser levada em conta ao utilizar qualquer ferramenta de mensuração: selecione a metodologia e os dados com cuidado para ter a resposta que você precisa.
Conclusão
A condução de projetos pessoais ou empresariais tem muito a ganhar com uma ferramenta como o Diagrama de Pareto, desde que ele esteja alinhado a dois fatores: o primeiro é uma cultura aberta, onde as pessoas possam compartilhar informações sem medo, e o segundo é a assertividade para tomar decisões com base nos dados obtidos.
Para garantir que a empresa está atuando nas causas principais de seus problemas, é importante também contar com a inovação.
Nesse sentido, a AEVO pode ajudar. AEVO é uma One Stop Shop de Inovação e Estratégia que conta com uma solução completa para estruturar e gerenciar iniciativas de inovação em uma empresa.
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