Eficiência operacional: o que é, como calcular e importância

A eficiência operacional é a busca pela otimização, economia e qualidade em operações e processos corporativos. Para alcançar o melhor desempenho possível, as empresas utilizam de boas práticas como: qualidade total, redução de custos, parcerias estratégicas, gestão empresarial eficiente e inovação.

A busca incessante pela eficiência operacional é uma tradição nos negócios bem-sucedidos.

Não por acaso, organizações de todos os setores e tamanhos enxergam na otimização de seus processos a chave para prosperar em um mercado cada vez mais competitivo.

Entenda, em detalhes, o conceito de eficiência operacional na prática, como ele se relaciona à produtividade e como calculá-lo na sua empresa. Siga a leitura.

O que é eficiência operacional?

A eficiência operacional é a busca pela otimização, economia e qualidade em operações e processos corporativos. Para alcançar o melhor desempenho possível, as empresas utilizam de boas práticas como: qualidade total, redução de custos, parcerias estratégicas, gestão empresarial eficiente e inovação.

A prática foca no alcance dos melhores resultados dentro das condições disponíveis, minimizando o desperdício de recursos, tempo e dinheiro.

Em sua essência, a eficiência operacional é sobre fazer mais com menos, eliminando ineficiências e aprimorando constantemente os procedimentos e práticas de trabalho.

É um conceito crítico nos negócios, independentemente do setor ou tamanho da organização.

Ela tem uma conexão importante com o trabalho de Michael Porter.

O autor é mais conhecido por suas cinco forças competitivas e por contribuições ao campo da estratégia empresarial.

Embora a eficiência operacional não seja uma das cinco forças, ela é fundamental para o sucesso das estratégias de baixo custo de Porter.

Porter destacou a importância de alcançar a liderança de custo como uma estratégia competitiva fundamental.

Ele apontou como as empresas podem ganhar vantagem se conseguirem entregar produtos ou serviços a um custo menor que seus concorrentes, mantendo, ao mesmo tempo, padrões aceitáveis de qualidade.

Essa liderança de custo está intrinsecamente relacionada à eficiência operacional, pois se concentra na minimização de desperdícios e ineficiências em processos e operações.

Empresas eficientes podem produzir mais, com custos menores, entregar produtos e serviços de alta qualidade, mantendo essa liderança sobre negócios com menor eficiência.

A eficiência operacional abrange áreas como gestão de processos, redução de matéria-prima, automação de tarefas, melhoria contínua e o uso de tecnologias avançadas.

No entanto, sua importância vai além da economia de recursos; ela também impacta a satisfação do cliente, a inovação e, em última análise, o sucesso e a sustentabilidade do negócio.

Compreender e implementar a eficiência operacional é uma parte crucial da gestão empresarial moderna.

Ao alcançar a liderança de custo, as empresas podem obter uma margem saudável, reinvestir em inovação e atender aos consumidores com preços ou produtos mais atraentes.

Leia mais:
Inovação incremental: o que é, qual o foco e exemplos
Gestão da inovação: o que é, qual a importância e os pilares

Diferença de eficiência operacional e produtividade

Eficiência operacional e produtividade são conceitos relacionados e cruciais para o desempenho e sucesso de uma organização, mas têm diferenças notáveis, abordando aspectos diferentes do negócio.

A eficiência operacional refere-se à capacidade de uma empresa de executar suas operações diárias de forma eficaz e sem desperdícios.

Isso envolve a otimização de processos, a eliminação de ineficiências e a maximização do uso de recursos.

A produtividade, por outro lado, é uma medida de quão eficaz uma empresa está em gerar resultados em relação aos recursos empregados. É uma relação entre a produção ou saída e os insumos, como trabalho, capital e tempo.

Uma organização pode entregar um produto por mês com o menor gasto possível e zero desperdício, sendo eficiente, mas improdutiva.

Da mesma forma, ela pode criar milhares de produtos nesse período, mas usar métodos que aumentam substancialmente o custo, sendo produtiva, mas ineficiente.

Se a empresa implementa um sistema de gerenciamento de qualidade para reduzir defeitos em sua linha de produção, está buscando melhorar a eficiência operacional.

Se aumenta o número de produtos desenvolvidos sem aumentar o número de funcionários ou recursos aplicados, está melhorando a produtividade.

Como calcular a eficiência operacional de uma empresa?

A eficiência operacional de uma empresa pode ser calculada por meio de várias métricas e indicadores que avaliam o desempenho em suas operações diárias.

A escolha das métricas adequadas dependerá do setor, dos objetivos e das operações específicas da organização.

Abaixo estão algumas opções comuns usadas para calcular a eficiência operacional:

  • Taxa de utilização de recursos;
  • Overall Equipment Effectiveness (OEE);
  • Taxa de Retorno de Ativos (ROA);
  • Margem de Lucro;
  • Ciclo de Conversão de Caixa (CCC).

Taxa de Utilização de Recursos

Essa métrica compara a quantidade real de recursos usada nas operações (por exemplo, mão de obra, máquinas, espaço) com a capacidade total disponível.

A fórmula é a seguinte: taxa de Utilização = (Recursos Utilizados / Recursos Disponíveis) x 100.

Quanto mais próxima de 100%, maior a eficiência operacional.

Overall Equipment Effectiveness (OEE)

Essa métrica é frequentemente usada na indústria para avaliar a eficiência das máquinas e equipamentos.

Ela leva em consideração três fatores principais: disponibilidade, desempenho e qualidade.

OEE = Disponibilidade x Desempenho x Qualidade e varia de 0 a 1, sendo 1 a eficiência máxima.

Taxa de Retorno de Ativos (ROA)

Essa métrica avalia o quanto a empresa gera de retorno em relação aos seus ativos totais.

O cálculo é obtido ao dividir Lucro Líquido / Total de Ativos, e um mais alto indica maior eficiência na utilização do que o negócio possui.

Margem de Lucro

A margem de lucro mostra quanto a empresa retém como lucro em relação à receita total.

Uma margem de lucro mais alta costuma indicar uma operação mais eficiente, sobretudo quando o valor supera competidores desse mercado.

Margem = (Lucro Líquido / Receita Total) x 100.

Ciclo de Conversão de Caixa (CCC)

Essa métrica avalia o tempo necessário para converter os investimentos em estoque e contas a receber em dinheiro após a venda.

Um CCC mais curto geralmente é um indicativo de maior eficiência operacional, pois demonstra que a operação está “girando” com facilidade.

Importância da eficiência operacional

A eficiência operacional é o alicerce da capacidade de uma organização de realizar suas operações de forma otimizada, produzindo resultados de alta qualidade e gerando valor para os stakeholders.

Em primeiro lugar, a eficiência operacional está intimamente ligada à redução de custos.

Ao eliminar desperdícios, retrabalho e ineficiências, as empresas conseguem economizar recursos, o que se traduz numa economia financeira crucial, especialmente em mercados altamente competitivos.

A melhoria da qualidade é outro resultado importante da eficiência operacional.

Processos mais eficientes geralmente levam a produtos ou serviços de maior qualidade.

Além disso, a eficiência operacional está relacionada à agilidade e flexibilidade de uma empresa. Ela permite que a organização se adapte mais rapidamente às mudanças do mercado e das demandas dos clientes.

Empresas mais eficientes têm uma vantagem sobre a concorrência, uma vez que podem oferecer produtos ou serviços de qualidade semelhante a custos mais baixos.

É um objetivo estratégico valioso, que pode resultar em uma maior participação de mercado e maior lucratividade.

Dessa forma, a eficiência operacional desempenha um papel essencial na criação de valor para as partes interessadas, desde acionistas até funcionários e clientes.

Quando uma empresa opera com eficiência, o benefício é compartilhado em todas as frentes.

Como aumentar a eficiência operacional?

Aumentar a eficiência operacional é uma meta crucial para muitas empresas em busca de melhores resultados.

Algumas estratégias fundamentais para alcançar esse objetivo vão do mapeamento de processos à prática de melhorias contínuas que permitam resolver as ineficiências conforme são percebidas ao longo do tempo.

1 – Mapeamento de processos

Esta é uma etapa essencial na busca por eficiência operacional.

O mapeamento de processos consiste em identificar e documentar todas as sequências de ações existentes dentro da organização, da produção aos processos de suporte, como contabilidade e recursos humanos.

Esse mapeamento permite uma compreensão profunda de como as coisas estão sendo feitas e onde melhorias podem acontecer.

Através do mapeamento de processos, é possível identificar gargalos, ineficiências e atividades desnecessárias.

Essa visão detalhada permite que as empresas tomem decisões informadas sobre quais áreas precisam de ajustes, e quais ações positivas podem ser adotadas por outros colaboradores e equipes, padronizando as melhores práticas.

2 – Reestruturação

A reestruturação é uma estratégia que visa otimizar a organização de uma empresa.

Ela pode envolver a reorganização de equipes, a redistribuição de funções e a eliminação de camadas desnecessárias de hierarquia. O objetivo é tornar a organização mais ágil e eficaz.

3 – Tecnologia e inovação

Uma reestruturação bem-sucedida também pode envolver a adoção de tecnologias e ferramentas que automatizam tarefas repetitivas e melhoram a comunicação interna.

Elas reduzem a sobrecarga administrativa e liberam recursos para atividades de maior valor agregado.

A digitalização e a transformação digital são estratégias que caminham nessa direção, além de facilitar a coleta de dados e melhorar a tomada de decisões.

Esse movimento pode incluir a implementação de sistemas de gestão, softwares de automação de processos, análise de big data e ferramentas de colaboração.

Digitalizar os processos permite a coleta de dados em tempo real, o que oferece às empresas uma visão mais precisa de suas operações.

Com a análise desses dados, é possível identificar áreas de ineficiência e tomar medidas de maneira proativa. Além disso, a transformação digital pode melhorar a comunicação interna, a interação com os clientes e até mesmo originar novos modelos de negócios.

Programas de inovação também desempenham um papel importante no aumento da eficiência.

Eles incentivam os colaboradores a proporem ideias para otimizar processos e desenvolver soluções inovadoras. As empresas bem-sucedidas estão constantemente inovando, buscando maneiras de fazer as coisas de forma mais eficiente e eficaz.

Saiba mais: Como gerar ideias de melhorias para a empresa?

4 – Otimização de processos

A otimização de processos é o cerne da busca pela eficiência operacional.

Envolve revisar e melhorar cada etapa dos processos internos. Isso pode ser feito por meio de análise de dados, identificação de gargalos e eliminação de atividades redundantes.

Além do mapeamento de processos, ferramentas como a análise de fluxo de trabalho são úteis nesse contexto.

Elas permitem que as empresas identifiquem onde os processos podem ser simplificados, automatizados ou reorganizados para melhorar a eficiência.

5 – Capacitação dos colaboradores

A capacitação dos colaboradores é um fator-chave para aumentar a eficiência operacional.

Pessoas bem treinadas compreendem melhor os processos e são capazes de realizar suas tarefas de maneira mais eficiente. Além disso, colaboradores capacitados podem identificar oportunidades de melhoria e inovação.

Programas de treinamento e desenvolvimento, workshops e cursos específicos são métodos comuns para capacitar os colaboradores.

No entanto, a capacitação não deve ser vista como um evento isolado, mas como um processo contínuo.

À medida que as tecnologias e os processos evoluem, os colaboradores precisam continuar aprendendo e atualizando suas habilidades.

6 – Acompanhamento dos índices de eficiência

O acompanhamento dos índices de eficiência é essencial para avaliar o progresso e identificar áreas que requerem melhoria.

Essa prática envolve a definição de Key Performance Indicators (KPIs) específicos que medem a eficiência operacional.

Os KPIs podem incluir métricas como tempo de ciclo, taxa de retrabalho, utilização de recursos, produtividade, entre outros.

Com o auxílio de ferramentas de análise, as empresas podem monitorar continuamente o desempenho em relação a essas métricas.

7 – Utilize metodologias ágeis e pratique a melhoria contínua

A melhoria contínua é uma filosofia que incentiva as empresas a procurar constantemente maneiras de otimizar seus processos.

A prática pode envolver a eliminação de desperdícios, a simplificação de fluxos de trabalho e a busca consistente por inovações.

Metodologias ágeis, como o Scrum, e a prática da melhoria contínua, como o Lean, são abordagens que contribuem para transformar essa visão em realidade e promover a eficiência operacional.

Elas dividem o trabalho em interações curtas e focam em entregas de valor. Elas permitem que as empresas respondam mais rapidamente às mudanças do mercado e aos feedbacks dos clientes.

Um exemplo interessante sobre a eficiência operacional aprimorada sob o prisma da metodologia Lean Six Sigma, é a Vivo.

Durante o podcast AEVO Boost, Gustavo Mendes, Analista de Gestão de Pessoas na Vivo, compartilhou a experiência da empresa, explicando como o Lean Six Sigma ajuda a Vivo a identificar áreas de melhoria e a implementar mudanças significativas em seus processos. Confira abaixo.

Exemplos de eficiência operacional

Procure-to-Pay (P2P)

O P2P é um processo que abrange todas as atividades, desde a solicitação de um produto ou serviço até o pagamento.

Implementar eficiência operacional nesse ciclo envolve automatizar e otimizar cada etapa, desde a escolha de fornecedores até a fatura e o pagamento, o que resulta em redução de erros e custos operacionais, com melhoria no fluxo de caixa.

Gerenciamento de Solicitações

Um sistema eficaz de gerenciamento de solicitações, muitas vezes vinculado a um help desk, permite que as organizações capturem, priorizem e atendam solicitações de clientes e funcionários de maneira eficiente.

A eficiência operacional aqui se traduz em maior satisfação do cliente, resolução rápida de problemas e melhor utilização dos recursos da empresa.

Cadeia de Suprimentos

Uma cadeia de suprimentos eficiente envolve a coordenação eficaz de fornecedores, produção, logística e distribuição.

Ela reduz os atrasos, diminui os custos de transporte, melhora a disponibilidade de produtos e aumenta a capacidade de atender às mudanças nas demandas do mercado.

Gestão de Recursos Humanos

O departamento de RH pode se beneficiar da eficiência operacional ao otimizar processos de recrutamento, integração, treinamento e gestão de desempenho.

Além de contratações mais rápidas, teremos colaboradores mais bem treinados e maior retenção de talentos.

Conclusão

A busca pela eficiência operacional é uma prioridade constante para as organizações que desejam se destacar em mercados competitivos.

Com o aprimoramento de processos e a implementação de estratégias eficazes, as empresas podem alcançar diversos benefícios, incluindo redução de custos, maior qualidade de serviços e produtos, aumento da satisfação do cliente e uma posição mais forte.

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Livia Nonato

Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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