A busca incessante pela eficiência operacional é uma tradição nos negócios bem-sucedidos.
Não por acaso, organizações de todos os setores e tamanhos enxergam na otimização de seus processos a chave para prosperar em um mercado cada vez mais competitivo.
Entenda, em detalhes, o conceito de eficiência operacional na prática, como ele se relaciona à produtividade e como calculá-lo na sua empresa. Siga a leitura.
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional é a busca pela otimização, economia e qualidade em operações e processos corporativos. Para alcançar o melhor desempenho possível, as empresas utilizam de boas práticas como: qualidade total, redução de custos, parcerias estratégicas, gestão empresarial eficiente e inovação.
A prática foca no alcance dos melhores resultados dentro das condições disponíveis, minimizando o desperdício de recursos, tempo e dinheiro.
Em sua essência, a eficiência operacional é sobre fazer mais com menos, eliminando ineficiências e aprimorando constantemente os procedimentos e práticas de trabalho.
É um conceito crítico nos negócios, independentemente do setor ou tamanho da organização.
Ela tem uma conexão importante com o trabalho de Michael Porter.
O autor é mais conhecido por suas cinco forças competitivas e por contribuições ao campo da estratégia empresarial.
Embora a eficiência operacional não seja uma das cinco forças, ela é fundamental para o sucesso das estratégias de baixo custo de Porter.
Porter destacou a importância de alcançar a liderança de custo como uma estratégia competitiva fundamental.
Ele apontou como as empresas podem ganhar vantagem se conseguirem entregar produtos ou serviços a um custo menor que seus concorrentes, mantendo, ao mesmo tempo, padrões aceitáveis de qualidade.
Essa liderança de custo está intrinsecamente relacionada à eficiência operacional, pois se concentra na minimização de desperdícios e ineficiências em processos e operações.
Empresas eficientes podem produzir mais, com custos menores, entregar produtos e serviços de alta qualidade, mantendo essa liderança sobre negócios com menor eficiência.
A eficiência operacional abrange áreas como gestão de processos, redução de matéria-prima, automação de tarefas, melhoria contínua e o uso de tecnologias avançadas.
No entanto, sua importância vai além da economia de recursos; ela também impacta a satisfação do cliente, a inovação e, em última análise, o sucesso e a sustentabilidade do negócio.
Compreender e implementar a eficiência operacional é uma parte crucial da gestão empresarial moderna.
Ao alcançar a liderança de custo, as empresas podem obter uma margem saudável, reinvestir em inovação e atender aos consumidores com preços ou produtos mais atraentes.
Leia mais:
Inovação incremental: o que é, qual o foco e exemplos
Gestão da inovação: o que é, qual a importância e os pilares
Diferença de eficiência operacional e produtividade
Eficiência operacional e produtividade são conceitos relacionados e cruciais para o desempenho e sucesso de uma organização, mas têm diferenças notáveis, abordando aspectos diferentes do negócio.
A eficiência operacional refere-se à capacidade de uma empresa de executar suas operações diárias de forma eficaz e sem desperdícios.
Isso envolve a otimização de processos, a eliminação de ineficiências e a maximização do uso de recursos.
A produtividade, por outro lado, é uma medida de quão eficaz uma empresa está em gerar resultados em relação aos recursos empregados. É uma relação entre a produção ou saída e os insumos, como trabalho, capital e tempo.
Uma organização pode entregar um produto por mês com o menor gasto possível e zero desperdício, sendo eficiente, mas improdutiva.
Da mesma forma, ela pode criar milhares de produtos nesse período, mas usar métodos que aumentam substancialmente o custo, sendo produtiva, mas ineficiente.
Se a empresa implementa um sistema de gerenciamento de qualidade para reduzir defeitos em sua linha de produção, está buscando melhorar a eficiência operacional.
Se aumenta o número de produtos desenvolvidos sem aumentar o número de funcionários ou recursos aplicados, está melhorando a produtividade.
Como calcular a eficiência operacional de uma empresa?
A eficiência operacional de uma empresa pode ser calculada por meio de várias métricas e indicadores que avaliam o desempenho em suas operações diárias.
A escolha das métricas adequadas dependerá do setor, dos objetivos e das operações específicas da organização.
Abaixo estão algumas opções comuns usadas para calcular a eficiência operacional:
- Taxa de utilização de recursos;
- Overall Equipment Effectiveness (OEE);
- Taxa de Retorno de Ativos (ROA);
- Margem de Lucro;
- Ciclo de Conversão de Caixa (CCC).
Taxa de Utilização de Recursos
Essa métrica compara a quantidade real de recursos usada nas operações (por exemplo, mão de obra, máquinas, espaço) com a capacidade total disponível.
A fórmula é a seguinte: taxa de Utilização = (Recursos Utilizados / Recursos Disponíveis) x 100.
Quanto mais próxima de 100%, maior a eficiência operacional.
Overall Equipment Effectiveness (OEE)
Essa métrica é frequentemente usada na indústria para avaliar a eficiência das máquinas e equipamentos.
Ela leva em consideração três fatores principais: disponibilidade, desempenho e qualidade.
OEE = Disponibilidade x Desempenho x Qualidade e varia de 0 a 1, sendo 1 a eficiência máxima.
Taxa de Retorno de Ativos (ROA)
Essa métrica avalia o quanto a empresa gera de retorno em relação aos seus ativos totais.
O cálculo é obtido ao dividir Lucro Líquido / Total de Ativos, e um mais alto indica maior eficiência na utilização do que o negócio possui.
Margem de Lucro
A margem de lucro mostra quanto a empresa retém como lucro em relação à receita total.
Uma margem de lucro mais alta costuma indicar uma operação mais eficiente, sobretudo quando o valor supera competidores desse mercado.
Margem = (Lucro Líquido / Receita Total) x 100.
Ciclo de Conversão de Caixa (CCC)
Essa métrica avalia o tempo necessário para converter os investimentos em estoque e contas a receber em dinheiro após a venda.
Um CCC mais curto geralmente é um indicativo de maior eficiência operacional, pois demonstra que a operação está “girando” com facilidade.
Importância da eficiência operacional
A eficiência operacional é o alicerce da capacidade de uma organização de realizar suas operações de forma otimizada, produzindo resultados de alta qualidade e gerando valor para os stakeholders.
Em primeiro lugar, a eficiência operacional está intimamente ligada à redução de custos.
Ao eliminar desperdícios, retrabalho e ineficiências, as empresas conseguem economizar recursos, o que se traduz numa economia financeira crucial, especialmente em mercados altamente competitivos.
A melhoria da qualidade é outro resultado importante da eficiência operacional.
Processos mais eficientes geralmente levam a produtos ou serviços de maior qualidade.
Além disso, a eficiência operacional está relacionada à agilidade e flexibilidade de uma empresa. Ela permite que a organização se adapte mais rapidamente às mudanças do mercado e das demandas dos clientes.
Empresas mais eficientes têm uma vantagem sobre a concorrência, uma vez que podem oferecer produtos ou serviços de qualidade semelhante a custos mais baixos.
É um objetivo estratégico valioso, que pode resultar em uma maior participação de mercado e maior lucratividade.
Dessa forma, a eficiência operacional desempenha um papel essencial na criação de valor para as partes interessadas, desde acionistas até funcionários e clientes.
Quando uma empresa opera com eficiência, o benefício é compartilhado em todas as frentes.
Como aumentar a eficiência operacional?
Aumentar a eficiência operacional é uma meta crucial para muitas empresas em busca de melhores resultados.
Algumas estratégias fundamentais para alcançar esse objetivo vão do mapeamento de processos à prática de melhorias contínuas que permitam resolver as ineficiências conforme são percebidas ao longo do tempo.
1 – Mapeamento de processos
Esta é uma etapa essencial na busca por eficiência operacional.
O mapeamento de processos consiste em identificar e documentar todas as sequências de ações existentes dentro da organização, da produção aos processos de suporte, como contabilidade e recursos humanos.
Esse mapeamento permite uma compreensão profunda de como as coisas estão sendo feitas e onde melhorias podem acontecer.
Através do mapeamento de processos, é possível identificar gargalos, ineficiências e atividades desnecessárias.
Essa visão detalhada permite que as empresas tomem decisões informadas sobre quais áreas precisam de ajustes, e quais ações positivas podem ser adotadas por outros colaboradores e equipes, padronizando as melhores práticas.
2 – Reestruturação
A reestruturação é uma estratégia que visa otimizar a organização de uma empresa.
Ela pode envolver a reorganização de equipes, a redistribuição de funções e a eliminação de camadas desnecessárias de hierarquia. O objetivo é tornar a organização mais ágil e eficaz.
3 – Tecnologia e inovação
Uma reestruturação bem-sucedida também pode envolver a adoção de tecnologias e ferramentas que automatizam tarefas repetitivas e melhoram a comunicação interna.
Elas reduzem a sobrecarga administrativa e liberam recursos para atividades de maior valor agregado.
A digitalização e a transformação digital são estratégias que caminham nessa direção, além de facilitar a coleta de dados e melhorar a tomada de decisões.
Esse movimento pode incluir a implementação de sistemas de gestão, softwares de automação de processos, análise de big data e ferramentas de colaboração.
Digitalizar os processos permite a coleta de dados em tempo real, o que oferece às empresas uma visão mais precisa de suas operações.
Com a análise desses dados, é possível identificar áreas de ineficiência e tomar medidas de maneira proativa. Além disso, a transformação digital pode melhorar a comunicação interna, a interação com os clientes e até mesmo originar novos modelos de negócios.
Programas de inovação também desempenham um papel importante no aumento da eficiência.
Eles incentivam os colaboradores a proporem ideias para otimizar processos e desenvolver soluções inovadoras. As empresas bem-sucedidas estão constantemente inovando, buscando maneiras de fazer as coisas de forma mais eficiente e eficaz.
Saiba mais: Como gerar ideias de melhorias para a empresa?
4 – Otimização de processos
A otimização de processos é o cerne da busca pela eficiência operacional.
Envolve revisar e melhorar cada etapa dos processos internos. Isso pode ser feito por meio de análise de dados, identificação de gargalos e eliminação de atividades redundantes.
Além do mapeamento de processos, ferramentas como a análise de fluxo de trabalho são úteis nesse contexto.
Elas permitem que as empresas identifiquem onde os processos podem ser simplificados, automatizados ou reorganizados para melhorar a eficiência.
5 – Capacitação dos colaboradores
A capacitação dos colaboradores é um fator-chave para aumentar a eficiência operacional.
Pessoas bem treinadas compreendem melhor os processos e são capazes de realizar suas tarefas de maneira mais eficiente. Além disso, colaboradores capacitados podem identificar oportunidades de melhoria e inovação.
Programas de treinamento e desenvolvimento, workshops e cursos específicos são métodos comuns para capacitar os colaboradores.
No entanto, a capacitação não deve ser vista como um evento isolado, mas como um processo contínuo.
À medida que as tecnologias e os processos evoluem, os colaboradores precisam continuar aprendendo e atualizando suas habilidades.
6 – Acompanhamento dos índices de eficiência
O acompanhamento dos índices de eficiência é essencial para avaliar o progresso e identificar áreas que requerem melhoria.
Essa prática envolve a definição de Key Performance Indicators (KPIs) específicos que medem a eficiência operacional.
Os KPIs podem incluir métricas como tempo de ciclo, taxa de retrabalho, utilização de recursos, produtividade, entre outros.
Com o auxílio de ferramentas de análise, as empresas podem monitorar continuamente o desempenho em relação a essas métricas.
7 – Utilize metodologias ágeis e pratique a melhoria contínua
A melhoria contínua é uma filosofia que incentiva as empresas a procurar constantemente maneiras de otimizar seus processos.
A prática pode envolver a eliminação de desperdícios, a simplificação de fluxos de trabalho e a busca consistente por inovações.
Metodologias ágeis, como o Scrum, e a prática da melhoria contínua, como o Lean, são abordagens que contribuem para transformar essa visão em realidade e promover a eficiência operacional.
Elas dividem o trabalho em interações curtas e focam em entregas de valor. Elas permitem que as empresas respondam mais rapidamente às mudanças do mercado e aos feedbacks dos clientes.
Um exemplo interessante sobre a eficiência operacional aprimorada sob o prisma da metodologia Lean Six Sigma, é a Vivo.
Durante o podcast AEVO Boost, Gustavo Mendes, Analista de Gestão de Pessoas na Vivo, compartilhou a experiência da empresa, explicando como o Lean Six Sigma ajuda a Vivo a identificar áreas de melhoria e a implementar mudanças significativas em seus processos. Confira abaixo.
Exemplos de eficiência operacional
Procure-to-Pay (P2P)
O P2P é um processo que abrange todas as atividades, desde a solicitação de um produto ou serviço até o pagamento.
Implementar eficiência operacional nesse ciclo envolve automatizar e otimizar cada etapa, desde a escolha de fornecedores até a fatura e o pagamento, o que resulta em redução de erros e custos operacionais, com melhoria no fluxo de caixa.
Gerenciamento de Solicitações
Um sistema eficaz de gerenciamento de solicitações, muitas vezes vinculado a um help desk, permite que as organizações capturem, priorizem e atendam solicitações de clientes e funcionários de maneira eficiente.
A eficiência operacional aqui se traduz em maior satisfação do cliente, resolução rápida de problemas e melhor utilização dos recursos da empresa.
Cadeia de Suprimentos
Uma cadeia de suprimentos eficiente envolve a coordenação eficaz de fornecedores, produção, logística e distribuição.
Ela reduz os atrasos, diminui os custos de transporte, melhora a disponibilidade de produtos e aumenta a capacidade de atender às mudanças nas demandas do mercado.
Gestão de Recursos Humanos
O departamento de RH pode se beneficiar da eficiência operacional ao otimizar processos de recrutamento, integração, treinamento e gestão de desempenho.
Além de contratações mais rápidas, teremos colaboradores mais bem treinados e maior retenção de talentos.
Conclusão
A busca pela eficiência operacional é uma prioridade constante para as organizações que desejam se destacar em mercados competitivos.
Com o aprimoramento de processos e a implementação de estratégias eficazes, as empresas podem alcançar diversos benefícios, incluindo redução de custos, maior qualidade de serviços e produtos, aumento da satisfação do cliente e uma posição mais forte.
Para gerar ideias inovadoras que impactam no mapeamento de processos, automatização de tarefas, acompanhamento dos índices de eficiência e promoção da melhoria contínua, você pode contar com o AEVO.
AEVO é uma One-Stop Shop de Inovação e Estratégia, uma solução que oferece da consultoria (para a total personalização das soluções e projetos de um negócio) à tecnologia (por meio de sua plataforma de gestão da inovação e execução de estratégia).
