A gestão de projetos está se tornando cada vez mais comum no dia a dia da maioria das empresas, ao redor do mundo. Pode-se afirmar, inclusive, que todos os projetos de sucesso têm como premissas uma gestão extremamente efetiva.
Portanto, podemos dizer que de nada adianta ter uma grande ideia de negócio, uma excelente parceria ou um produto fantástico, sem ter um projeto bem gerido e bem estruturado.
Nos últimos anos os conceitos e as principais práticas em gestão de projetos se espalharam pelo mundo corporativo e, junto com essa expansão de conhecimento, surgiram alguns mitos e falsos problemas. Assim, muitas pessoas ficam “com um pé atrás” quando o assunto é o gerenciamento de projetos.
Neste sentido, esclarecemos 7 mitos de gestão de projetos, permitindo que você possa crer nos principais processos desse conhecimento.
1. Falhas nos projetos são fatais
Muitas pessoas acreditam que as falhas nos projetos são fatais. Se houve algum erro ou algo que impactou negativamente o cronograma do projeto, não há como corrigi-lo e colocá-lo, novamente, nos trilhos.
Porém, é possível sim corrigir e ajustar, rapidamente, uma falha. Pode-se dizer, inclusive, que a rapidez na tomada de decisão e na solução dos problemas é uma das maneiras de se atingir o sucesso em projetos.
É importante ressaltar que os processos de gestão de riscos são imprescindíveis para identificar as principais ameaças e oportunidades em um projeto, visando sempre a erradicação dos fatores negativos e a ampliação dos fatores positivos.
2. Gerenciamento de projetos é pura papelada
O gerenciamento de projetos envolve uma gama imensa de indicadores, relatórios, processos e outros documentos em geral. Obviamente, essa grande quantidade de registros produz muita papelada.
Mas, esse é mais um dos mitos de gestão de projetos que faz as pessoas desistirem. Porém, por meio do uso de softwares especializados, que utilizam o cloud computing como armazenamento, há a eliminação de toda a papelada.
Além disso, é possível destacar que a gestão de projetos está muito ligada a um processo de comunicação efetivo, que envolve feedbacks constantes e provoca mudanças importantes em todo o projeto. Cerca de 90% do tempo de um gestor de projetos pode ser resumido na comunicação, evitando a troca e o acúmulo de papéis.
3. O certificado em gestão de projetos é obrigatório
As principais habilidades de um gestor de projetos não exigem nenhuma certificação. Para gerir projetos é preciso conhecimentos em pontos importantes, específicos da gestão de projetos.
É preciso saber como prover uma comunicação estratégica eficiente, ter bons relacionamentos, ser proativo e organizado. Essas são algumas das principais habilidades que um gestor de projetos eficaz deve ter. Como você pôde ter visto, a certificação passa longe disso!
4. Trabalhar remotamente é improdutivo
O trabalho remoto é outro dos grandes mitos de gestão de projetos que as pessoas acreditam. O trabalho home office, tendência no mundo corporativo, comprova que esse tipo de pensamento é completamente errôneo.
Segundo especialistas no assunto, 37% das empresas afirmam que profissionais que trabalham em casa são mais comprometidos que funcionários internos. Além disso, a felicidade destes também é maior e a baixa locomoção provê cerca de 13% de aumento na performance da empresa.
Portanto, o conceito é exatamente o oposto. Trabalhar remotamente é extremamente produtivo. Os principais indicadores de rendimentos dos profissionais sobem consideravelmente, gerando melhores resultados para o empreendimento.
5. Gerenciar projetos significa reuniões infinitas
Existem pessoas que acreditam que uma reunião de gestão de projetos é extremamente extensa, chegando a ser considerada quase infinita. Realmente, existem reuniões excessivamente improdutivas, que representam apenas uma perda de tempo dos colaboradores e o consequente atraso no cronograma.
Grandes líderes e empresários afirmam que uma reunião produtiva pode levar, em média, cerca de 30 minutos, mas deve possuir uma pauta bem elaborada. Outro ponto importante se dá pela manutenção do foco no que realmente é importante, evitando conversar sobre assuntos irrelevantes, como o jogo de futebol do final de semana.
Sendo assim, você terá reuniões muito mais produtivas e sucintas, podendo diminuir a sua frequência e melhorar os principais processos gerenciais.
6. Um software de gestão de projetos não traz nenhum resultado
Outra grande falácia do mundo do gerenciamento de projetos se dá pelo fato de que o uso de um software não traz nenhum resultado. Esse mito é facilmente desvendado ao se analisar os principais ganhos que uma empresa tem ao adquirir um programa de gestão de projetos.
É possível simplificar a maneira como se realiza as etapas necessárias para gerenciar, com sucesso, seu portfólio de projetos. Prazos podem ser estabelecidos, responsabilidades definidas, orçamentos e metas controlados e todos os KPI’s voltados para a realização de tarefas e a antecipação de riscos.
Todo o processo de execução das atividades também se torna mais efetivo. Um software de gestão de projetos permite o monitoramento e controle de todos os serviços, fornecendo aos gestores informações atualizadas constantemente, simplificando o processo de tomada de decisão.
Por fim, mas não menos importante, não podemos deixar de lado as lições aprendidas. Um programa de gerenciamento de projetos é capaz de analisar os principais desvios em relação às metas e ajudar o gestor a definir os planos de ação para garantir o sucesso dos projetos.
7. O software só é válido para grandes empresas
Você deve estar pensando ou, certamente, já ouviu falar que os softwares de gestão de projetos só são efetivos para grandes empresas. Grandes empresas possuem inúmeros projetos, e precisam ter todas as informações reunidas em um único ambiente, facilitando todo o gerenciamento.
Mas, pequenas empresas também precisam desse mesmo tipo de serviço. As principais informações sobre um projeto devem ser analisadas integralmente pelos gestores, independentemente do tamanho da empresa.
Pode-se dizer, inclusive, que os melhores programas de gestão de projetos têm como principal função integrar todas as áreas da empresa, consolidando e reunindo as principais informações estratégicas em um único ambiente.
Um software voltado para a gestão de projetos tende a ser muito mais eficiente para pequenas e médias empresas do que para grandes companhias. Afinal, um erro pode representar um prejuízo na casa de milhares de reais, o que para uma grande empresa não é nada. Já para uma PME pode levá-la a falência.
Portanto, vale a pena investir em um software de gestão de projetos, não é mesmo?
Como listado, existem alguns conhecimentos errôneos no mercado, fazendo com que algumas pessoas tenham medo de investir na gestão de projetos e colher seus benefícios. Mas, você já conheceu os principais mitos de gestão de projetos e está pronto para aplicá-lo. Então, não perca tempo!
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