Excelência operacional se traduz em uma prática que prioriza ações voltadas à gestão efetiva de um negócio, garantindo um diferencial competitivo.
Organizações de todos os portes precisam alinhar seus processos para lidar com prazos curtos, necessidades em evolução dos consumidores e movimentos dos competidores.
Mais do que um objetivo final, a excelência operacional assenta os pilares de uma jornada contínua – afinal empresas excelentes devem consolidar sua posição ao longo do tempo.
Para otimizar as ferramentas e metodologias que levam a esse resultado, no entanto, precisamos estabelecer uma compreensão sólida do que significa a prática de excelência operacional.
Ela supera o cumprimento de metas e a obtenção de lucros substanciais, se tratando de uma abordagem ampla que transcende os resultados financeiros. A excelência operacional traz eficiência, inovação, flexibilidade e uma busca incessante pela melhoria contínua.
Confira os pilares da excelência operacional, o caminho que uma empresa deve percorrer para atingir esse nível e como aproveitar os benefícios que ele oferece. Siga a leitura.
O que é excelência operacional?
Excelência operacional é um processo que maximiza o desempenho operacional de uma empresa, em termos de produtividade, qualidade do produto e redução de custos. Para alcançar o patamar de excelência, é necessário que pessoas, processos, tecnologia e inovação estejam alinhadas a estratégia e gestão do negócio.
Garantir esse status é um objetivo importante para empresas que desejam garantir a competitividade no mercado, exigindo que ela utilize todos os seus mecanismos para produzir com qualidade e entregar valor superior aos seus clientes.
Centrada nas necessidades dos consumidores, a excelência operacional envolve o aprimoramento contínuo dos processos, priorizando a eficiência e a eficácia.
Colaboradores e equipes podem ser orientados por princípios fundamentais, definidos em métodos como o Lean e o Six Sigma. Tais abordagens ajudam a eliminar desperdícios e garantir a entrega de produtos e serviços com a mais alta qualidade.
O surgimento da excelência operacional remonta aos desafios enfrentados pelas organizações japonesas no pós-guerra, representadas sobretudo pela Toyota.
Lidando com recursos escassos – desde os materiais à mão de obra, além de investimentos e mercados – era preciso adotar uma abordagem diferente para garantir os resultados.
A montadora passou a focar tudo que tinha à disposição para entregar carros alinhados às necessidades dos consumidores japoneses naquele momento. A ideia, que deu origem ao Lean Management, não era acrescentar elementos à produção, mas sim remover todos os que não fossem fundamentais.
A disseminação dessas práticas aconteceu quando representantes de montadoras americanas, em visitas ao Japão, reconheceram as vantagens desse método e adotaram seus princípios.
Nos anos seguintes, organizações como Ford e GM utilizaram o Lean Management para estimular a excelência operacional e se aproximar do padrão estabelecido pela Toyota.
Desde então o conceito e as práticas atingiram outros mercados, tornando-se uma referência global de produção otimizada.
Saiba mais:
Kaizen: o que é, os 5 princípios e como aplicar na prática
Gestão de projetos: o que é, o que faz a área e os 4 pilares
Importância da excelência operacional
A excelência operacional é uma estratégia para que as organizações explorem suas opções ao máximo e se destaquem frente aos movimentos de competidores. Equilibrando o atendimento às necessidades dos consumidores e a gestão eficiente dos recursos, ela ajuda a construir empresas fortes e capazes de aprimorar seus resultados ao longo do tempo.
Dessa forma, ela é um caminho central para chegar a objetivos como:
- Competitividade elevada: empresas que conseguem operar de maneira eficiente, mantendo altos padrões de qualidade e reduzindo custos, estão em vantagem nos seus mercados. Elas se tornam mais capazes de atrair clientes e estabelecer uma posição duradoura, fazendo da excelência operacional o ápice da competitividade;
- Atendimento de excelência: a excelência operacional coloca o cliente no centro de todas as operações, e não impacta somente a construção de produtos. Processos otimizados resultam em entregas mais rápidas, com melhor qualidade, e serviços mais eficientes, que se traduzem na satisfação e fidelização do cliente;
- Eficiência e redução de custos: as práticas que levam à excelência operacional inevitavelmente levam à redução de custos e desperdícios. Processos enxutos eliminam passos desnecessários, melhoram a produtividade e ajudam a manter margens saudáveis. Eles são essenciais para a sustentabilidade e o crescimento financeiro;
- Adaptação a mudanças: as metodologias por trás da excelência operacional focam em ajustes ágeis frente às mudanças no ambiente de negócios. Elas conseguem se adequar rapidamente a novas demandas do consumidor, tecnologias emergentes e outros fatores disruptivos;
- Atração de talentos e engajamento da equipe: a cultura organizacional centrada na busca pela excelência operacional atrai talentos comprometidos com a eficiência e a melhoria contínua. Estes colaboradores, engajados em processos otimizados, se tornam catalisadores do sucesso operacional.
Os pilares da excelência operacional
Atingir a excelência operacional requer uma abordagem ampla por parte das organizações, erguendo e reforçando os pilares que sustentam esse resultado.
Esses pilares são:
1 – Cultura
A cultura organizacional desempenha um papel central na busca pela excelência operacional.
Mais do que uma série de valores e declarações; a cultura é a maneira como os membros da organização pensam, agem e interagem diariamente. Uma cultura sólida orientada para a excelência estabelece as bases para o sucesso operacional contínuo.
Para atingir a excelência, cada membro da organização, desde a liderança até a linha de frente, deve estar engajado e comprometido com a busca pela melhoria contínua.
O envolvimento ativo de todos promove um senso de responsabilidade compartilhada em relação aos processos operacionais.
Também é preciso valorizar a inovação e o aprendizado contínuo, estando aberto a novas ideias, experimentando abordagens diferentes e aprendendo com resultados positivos e negativos.
Continue aprendendo: Cultura de inovação: o que é, pilares e como promover
2 – Estratégia
A estratégia é a linha central que direciona todas as operações em busca da excelência. Uma estratégia bem definida e alinhada aos objetivos organizacionais é crucial para otimizar processos e alcançar as metas da empresa.
O primeiro passo da estratégia é estabelecer objetivos claros e mensuráveis para a organização.
Eles servem como referência para as iniciativas de melhoria contínua, garantindo que cada ação operacional esteja alinhada com a conquista dos objetivos estratégicos.
Uma estratégia eficaz também garante a alocação eficiente de recursos, direcionando investimentos e esforços para as áreas de maior impacto na excelência operacional.
Evitar a dispersão de esforços e maximizar os resultados é um dos objetivos mais importantes para a liderança, nesse sentido.
3 – Gestão
A gestão envolve práticas e processos que visam otimizar o desempenho operacional, garantindo que recursos sejam utilizados de maneira eficaz.
Ela começa com a identificação dos processos atuais e a definição de processos ideias. Esse movimento traz uma compreensão de como as atividades devem ser realizadas, reduzindo a variabilidade e aumentando a consistência.
Para manter essas atividades em andamento, a implementação de sistemas de monitoramento contínuo é fundamental. Eles permitem que a gestão avalie o desempenho em tempo real, identifique áreas de melhoria e tome decisões informadas para aprimorar os processos.
A gestão deve ter a qualidade como prioridade – não é à toa que a Gestão da Qualidade ganhou tanta relevância nos últimos anos. Ela envolve práticas de controle de qualidade em todos os estágios do processo, garantindo produtos e serviços de alto padrão.
4 – Pessoas
As pessoas são um ativo inestimável na busca pela excelência operacional.
Atrair talentos, desenvolver habilidades e garantir o envolvimento dos colaboradores são formas claras de otimizar o desempenho em qualquer organização.
Colaboradores engajados são mais propensos a contribuir com ideias inovadoras e ações para a melhoria contínua. A gestão deve cultivar um ambiente que promova a inovação, incentive o trabalho em equipe e valorize as contribuições individuais.
A comunicação eficaz também é essencial, em todos os níveis.
Para começar, os colaboradores precisam entender claramente os objetivos operacionais e seu papel na consecução desses objetivos. Além disso, é preciso ter canais abertos para expressar ideias e esclarecer dúvidas.
Saiba mais: São as pessoas (e não a tecnologia) que inovam os negócios!
5 – Processos
A eficiência dos processos garante que as operações sejam otimizadas, eliminando desperdícios, reduzindo custos e aumentando a qualidade.
O primeiro passo é mapear e analisar as etapas de cada processo, para identificar gargalos, pontos de melhoria e acertos que possam ser replicados.
Desenvolver e aplicar procedimentos operacionais padrão (POPs) vai trazer consistência e qualidade. Eles servem de modelo para comparação, permitindo que a empresa reconheça com agilidade as variações na execução. Além de facilitar a identificação de erros, essa prática facilita a realização de testes em variáveis isoladas.
6 – Tecnologia e inovação
A tecnologia e a inovação potencializam os esforços na busca pela excelência operacional. A adoção de melhorias e soluções avançadas transformam drasticamente os resultados de qualquer empresa.
Uma das utilizações mais comuns é a automação de processos, que permite a execução eficiente de tarefas repetitivas. Ela libera recursos humanos para atividades mais estratégicas, além de contribuir para a redução de erros e ganho de produtividade.
Entre as soluções mais atuais, avanços como a IA e o aprendizado de máquina têm o potencial de reformular os processos operacionais.
Desde a previsão de demanda até a manutenção preditiva, essas tecnologias acrescentam alguns degraus ao percurso da excelência operacional.
Como atingir a excelência operacional?
Embora a busca pela excelência operacional seja uma jornada contínua, ela possui estágios que impulsionam a eficiência e a qualidade em uma organização. Eles representam fundamentos para o sucesso a longo prazo, além de indicar as ações práticas que uma organização precisa tomar, de acordo com o seu nível atual.
1 – Gestão do conhecimento
A base da excelência operacional é a gestão do conhecimento. Nesse estágio inicial, a tarefa é capturar, organizar e disseminar o conhecimento dentro da organização. Na prática, a gestão do conhecimento engloba:
- Aquisição: identificar conhecimentos relevantes, internos e externos à organização. Melhores práticas do setor, lições de projetos anteriores e insights de especialistas são algumas opções;
- Armazenamento e Organização: sistemas eficientes para guardar e organizar informações, como bases de dados, categorização clara e o uso de tecnologias que facilitem o acesso rápido;
- Aprendizado organizacional: mecanismos para avaliar e incorporar aprendizados, como análise pós-projeto, revisões regulares e feedback contínuo para aprimoramento constante.
2 – Sistema de gestão da qualidade
O segundo estágio da excelência operacional é a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Ele foca na criação de processos e padrões que garantam consistência e qualidade em todas as operações.
- Padronização: desenvolvimento e implementação de POPs para garantir a execução consistente de tarefas, com diretrizes claras para cada etapa do processo;
- Controle: verificações regulares, inspeções de produtos e auditorias internas para garantir conformidade com os padrões estabelecidos;
- Melhoria: integração da melhoria contínua ao SGQ. Isso significa que a organização não apenas atende a padrões existentes, como busca maneiras de elevar a qualidade;
- Certificações e Reconhecimento: incorpore certificações que validem a conformidade com padrões de qualidade, a exemplo das normas ISO.
3 – Kaizen e melhoria contínua
O terceiro estágio representa o compromisso contínuo com o aprimoramento e a inovação.
- Cultura: o Kaizen passa por uma cultura organizacional que valoriza a melhoria contínua, incentivando colaboradores de todos os níveis a contribuir com ideias para aprimorar processos;
- Identificação de oportunidades: criação de mecanismos para identificar oportunidades de melhoria, por meio de feedback dos colaboradores, análise de dados e benchmarking com outras organizações de destaque;
- Implementação rápida: adoção de uma abordagem ágil para implementar mudanças, evitando a paralisia pela análise excessiva.
Ferramentas e metodologias que auxiliam a excelência operacional
Desde que as bases para a excelência operacional foram assentadas na Toyota, as empresas vêm desenvolvendo novas ferramentas e metodologias para elevar seus resultados.
Lean Manufacturing
Lean Manufacturing baseia-se em princípios-chave como a eliminação de desperdícios, a criação de valor para o cliente, a melhoria contínua e o envolvimento dos colaboradores.
Ele identifica sete formas de desperdício: superprodução, tempo de espera, transporte, excesso de processamento, inventário excessivo, movimento desnecessário e defeitos.
O sistema Kanban é frequentemente utilizado no Lean, permitindo o controle visual do fluxo de trabalho. Ele utiliza cartões para gerenciar a produção e a reposição de materiais conforme a demanda.
Six Sigma
O Six Sigma visa a redução da variabilidade dos processos para melhorar a qualidade e a eficiência, aproximando-se da perfeição (3,4 defeitos por milhão de repetições).
A metodologia Six Sigma é frequentemente implementada por meio do Ciclo DMAIC: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Cada fase do ciclo tem objetivos específicos para aprimorar os processos.
5S
Os 5S ajudam a melhorar a eficiência operacional, reduzir desperdícios, promover um ambiente de trabalho seguro e aumentar a satisfação dos colaboradores.
- Seiri (Classificação): eliminação do que não é necessário no local de trabalho;
- Seiton (Organização): organização eficiente e disposição ordenada dos itens necessários;
- Seiso (Limpeza): manutenção da limpeza e identificação de problemas;
- Seiketsu (Padronização): estabelecimento de padrões para manter os primeiros três Ss;
- Shitsuke (Disciplina): desenvolvimento de hábitos e práticas para manter os padrões estabelecidos.
Balanced Scorecard (BSC)
O BSC é uma ferramenta de gestão estratégica que ajuda as organizações a traduzirem sua visão e estratégia em indicadores de desempenho mensuráveis e acionáveis.
Ele inclui quatro perspectivas: financeira, do cliente, dos processos internos e de aprendizado e crescimento. Cada perspectiva tem seus próprios indicadores, metas e iniciativas estratégicas.
Gestão da Qualidade Total (TQM)
A TQM é uma abordagem que envolve todos os membros da organização na busca pela qualidade em todos os aspectos das operações. Ela inclui princípios como foco no cliente, envolvimento dos funcionários, melhoria contínua, tomada de decisões baseada em dados, parcerias com fornecedores e gestão por processos.
Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA é uma metodologia de melhoria contínua que visa aprimorar os processos por meio de quatro etapas sequenciais.
- Plan (Planejar): Estabelecer os objetivos e processos necessários para atingir os resultados desejados.
- Do (Executar): Implementar o plano, reunindo recursos e colocando-o em prática.
- Check (Verificar): Avaliar os resultados obtidos em relação aos objetivos estabelecidos, usando indicadores e dados.
- Act (Agir): Definir ações corretivas com base na avaliação realizada, visando melhorar continuamente o processo.
Big Data Analytics
Big Data refere-se a conjuntos massivos de dados que são difíceis de serem processados por métodos tradicionais. Softwares específicos e técnicas analíticas avançadas permitem extrair insights, padrões e informações úteis desses grandes volumes de dados.
Imagine processar o perfil ideal para uma vaga ou o tempo ideal para que determinada etapa de um processo aconteça, por exemplo. Estes são alguns desafios nos quais o Big Data Analytics pode contribuir de maneira significativa.
Internet das Coisas (IoT)
A IoT refere-se à interconexão de dispositivos físicos, máquinas e outros objetos por meio da internet. Estes itens são equipados com sensores, software e tecnologias relacionadas para coletar e trocar dados.
Numa indústria, equipamentos conectados à IoT podem ser monitorados com facilidade.
Essa prática permite uma definição precisa de processos e a manutenção preditiva dos equipamentos, reduzindo os custos e evitando interrupções longas na produção.
Como a gestão da inovação potencializa a excelência operacional
A gestão da inovação capacita as equipes a identificar oportunidades de melhoria e eficiência nos processos operacionais, bem como a desenvolver um processo de inovação contínuo e sólido.
Ferramentas como brainstorming, mapeamento de processos, programa de ideias e análise de lacunas são amplamente utilizadas para explorar e selecionar ideias interessantes.
A inovação focada em excelência operacional muitas vezes envolve o desenvolvimento de novos processos que otimizam a produtividade e reduzem custos.
A implementação de tecnologias que possibilitem a automação, por exemplo, transforma fundamentalmente a maneira como as tarefas são executadas.
A Toyota, pioneira no conceito de Lean Management, é um exemplo clássico de como a inovação nos processos pode resultar em excelência operacional.
Ao desenvolver o Sistema Toyota de Produção, a empresa revolucionou a fabricação automotiva, introduzindo eficiências que posteriormente foram adotadas por outras organizações.
Já a Amazon é um exemplo mais recente de como a inovação contínua impulsiona a excelência operacional. A empresa implementou robôs centros de distribuição, otimizando a gestão de estoque e melhorando significativamente a velocidade das entregas.
Continue aprendendo: Inovação incremental: o que é, qual o foco e características
Conclusão
A busca pela excelência operacional é uma demanda para as organizações que almejam prosperar e se destacar.
Esse conceito se baseia num processo contínuo de aprimoramento, mantendo o compromisso com a eficiência, qualidade e a inovação em todos os aspectos de uma empresa.
Negócios que adotam uma postura inovadora assumem a vanguarda da excelência operacional, incorporando tecnologias, repensando processos e fomentando uma cultura de evolução.
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