Utilizar a ferramenta SWOT em projetos vem sendo uma medida muito adotada pelas empresas. A análise é parte de um planejamento estratégico, permitindo que você avalie várias dimensões e diagnostique problemas nos seus empreendimentos. Com esse tipo de recurso, é possível realizar diversas ações para você ter sucesso em seus processos.
Preparamos este post especialmente para você conhecer mais da análise SWOT e saber como aplicar essa ferramenta estratégica nos seus projetos. Ficou interessado? Confira nosso post e saiba mais!
O que é a ferramenta SWOT em projetos?
A ferramenta SWOT é uma metodologia de análise utilizada em negócios. A sigla em inglês se refere às palavras Strenghts (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Este método foi desenvolvido na década de 60 em solo americano e rapidamente se concretizou como um clássico na gestão de projetos e organizações.
A análise SWOT é um processo em que você analisa sua empresa relacionando os aspectos internos (forças e fraquezas) com os externos (ameaças e oportunidades). Você começa avaliando cada critério individualmente e depois os interliga, utilizando os fatores positivos para tentar enfrentar ou melhorar pontos que não sejam benéficos.
Você quantifica a sua análise individual por meio de notas. Em seguida, você plota os valores em uma matriz que irá apoiá-lo na análise interligada dos fatores. A última etapa do procedimento é a inter-relação entre os diferentes elementos avaliados.
Por que é importante aplicar a ferramenta SWOT em projetos?
Aplicar a ferramenta SWOT é uma medida fundamental para que você possa ter mais consciência dos processos em seu negócio. Com ela, você pode conhecer melhor os cenários, tanto o interno quanto o externo, para assim realizar projetos mais efetivos.
Além disso, você pode tomar decisões baseadas em argumentos e evidências sólidos, o que favorece suas atividades e aumenta a chance de sucesso. Você pode também antecipar eventos externos e se preparar melhor para efeitos que podem alcançar o seu negócio.
Assim, com a ferramenta SWOT você tem a possibilidade de ampliar sua visão de mercado e desenvolver projetos com mais qualidade. Dessa maneira, você poderá tomar decisões mais efetivas.
Quem deve fazer a análise SWOT?
A análise SWOT deve ser feita pelo gestor de projetos ou por algum profissional especializado, como os da área de marketing. Porém, algo que pode ser muito positivo no processo é a participação de toda a equipe.
A presença ou não de vários membros do time depende da disponibilidade de tempo, da possibilidade de abertura de reuniões e de diversas outras variáveis. Contar com um profissional habilitado no assunto já pode ser muito efetivo para o desenvolvimento da matriz. O importante é que quem realize a análise detenha bons conhecimentos sobre a empresa e o mercado.
Como analisar os fatores internos?
Os fatores internos à sua corporação são aqueles sobre os quais você tem controle, ou seja, que você pode modificar variáveis para aperfeiçoar ou aprimorar esses pontos. Na análise SWOT, avaliamos como esses elementos internos as forças e as fraquezas.
As forças são os pontos fortes do projeto. Aqueles itens que adicionam ao empreendimento e que podem ser utilizados como um diferencial. Uma equipe com sinergia e uma grande experiência na área podem ser contadas como forças, por exemplo.
As fraquezas são os fatores que apontam vulnerabilidades, ou seja, aquilo que precisa ser mudado. São os pontos em que você deve direcionar a atenção com foco em alterá-los, pois eles podem exercer uma influência negativa sobre o seu projeto.
Identifique os pontos fracos e fortes, considerando vários itens, como as potencialidades da gestão, habilitação da equipe com a temática, disponibilidade de capital, por exemplo. Registre os itens e dê uma nota para sua empresa em cada questão que você localizar, seja ela força ou fraqueza. Em seguida você plota essas informações em uma matriz.
Como analisar os fatores externos?
Os fatores externos são os elementos que você não controla, aqueles que existem independentemente das medidas que você tomar na sua corporação. Esses itens são inúmeros, incluindo as variáveis de mercado e o perfil de clientes, por exemplo. Na análise SWOT, você terá a possibilidade de avaliar o tipo de impacto que eles podem gerar sobre o seu projeto.
A partir desse procedimento, você pode moldar estratégias para lidar com essas questões. É importante lembrar que temos duas modalidades de itens externos para avaliar.
A oportunidades são aqueles fatores que vêm de fora e que podem trazer benefícios para o seu projeto. Um bom exemplo são mudanças no perfil de consumo, lançamento de novas tecnologias ou a redução de algum imposto nacional que torne os preços mais baixos.
Já as ameaças são as variáveis que você não controla e que de alguma forma afetam as atividades de forma negativa, como por exemplo, as catástrofes naturais ou a inflação. Da mesma forma, quantifique por meio de notas como você avalia cada aspecto, registrando todos os elementos. Em seguida, você coloca esses valores na matriz SWOT.
Terminei a matriz, e agora?
Quando você conclui a matriz, é necessário prosseguir por meio do cruzamento de dados. É preciso integrar as informações, pois assim você consegue desenvolver estratégias com o objetivo de potencializar os pontos positivos e reduzir ao máximo possível os elementos negativos. Para isso, você deve fazer a análise em blocos combinados:
- Forças + Oportunidades: nesse ponto da avaliação, analise quais as forças podem ajudar você a maximizar os benefícios com as oportunidades que você identificou;
- Forças + Ameaças: aqui a sua principal preocupação é a de empregar os fatores identificados como forças para lidar com as ameaças externas que você localizou na montagem da matriz;
- Fraquezas + Oportunidades: nesse momento, é importante pensar em como utilizar as oportunidades para enfrentar as fraquezas do seu projeto;
- Fraquezas + Ameaças: a proposta desta etapa é desenvolver estratégias para reduzir ou eliminar as fraquezas e para enfrentar as ameaças que podem afetar o seu empreendimento.
Um exemplo de aplicação da matriz SWOT é de uma pequena empresa que desenvolve softwares de gestão. Ela pode ter como força uma equipe altamente capacitada e como fraqueza, um tempo curto no mercado. Entre as ameaças que ela notifica, está o grande número de concorrentes e entre as oportunidades, ela pode identificar o aumento da demanda por softwares de gestão pelo RH das empresas.
Ela pode utilizar o potencial da sua mão-de-obra como um diferencial para se destacar entre as concorrentes no mercado e aproveitar a oportunidade do aumento da demanda de softwares para superar a fraqueza de ser uma empresa recente. Dessa forma, ela tem recursos para se sobressair.
Utilizar as ferramentas SWOT em projetos é uma tarefa essencial para que os seus empreendimentos possam progredir. Ela consiste em um processo que analisa 4 fatores, forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, relacionando os elementos internos com os externos.
Por meio da análise desses itens, você pode compreender a situação do seu projeto dentro do contexto de mercado, buscando melhorar os pontos fracos utilizando as suas potencialidades. Esse tipo de avaliação contribui muito com suas atividades, permitindo que você possa tomar decisões e gerenciar suas demandas com mais qualidade e efetividade.
E então? Gostou de aprender mais sobre a ferramenta SWOT em projetos? Aproveite e deixe o seu comentário!
