Um fluxograma de processos bem organizado proporciona a uma diminuição nos custos operacionais, além de melhorar o desempenho das entregas feitas pelas empresas; porém esse processo nem sempre é de fácil construção.
Ele dirá as etapas que uma empresa deve seguir, portanto, é importante saber como o fluxograma de processos é criado e aplicado numa instituição para que ela aumente o seu potencial.
O que é um fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos é um diagrama construído por meio de símbolos gráficos que tem a função de explicar, com um passo a passo, como um trabalho deve ser executado.
O objetivo do fluxograma é demonstrar de uma maneira clara e específica como as informações são movimentadas e como é feita a sequência operacional dos elementos.
O fluxograma de processos é um recurso que serve para moldar os processos de negócios, desde quando um cliente entra em contato com a empresa, até quando as suas solicitações são atendidas, bem como dos setores mais internos.
Ele ainda apresenta de uma maneira simples a forma como o trabalho é realizado dentro de uma empresa. Isso serve para que a organização possua uma boa gestão de seus processos em mapeamentos industriais e em análises de saídas e entradas de execução de atividades.
Esse tipo de ferramenta também é importante para detalhar a utilização de materiais, documentos e máquinas em cada etapa. O aspecto visual do fluxograma auxilia no entendimento dos processos, minimizando as dúvidas.
Quando o processo é visível fica mais fácil encontrar as falhas, erros e dificuldades para que os possíveis problemas sejam solucionados.
Etapas do fluxograma de processos
Nas etapas do fluxograma de processos utilizam-se os símbolos para representar o seu passo a passo. Eles apontam, dentro de cada processo, as atividades que serão desenvolvidas e como elas estão relacionadas até chegar ao resultado desejado.
As etapas de um fluxograma costumam ser representadas da seguinte forma: início representado por uma cápsula horizontal, ele mostra a entrada das informações, matéria-prima, clientes em potencial e assim por diante.
No outro lado, a saída do processo demonstra os resultados. A decisão a partir das informações, o produto criado, o comprador satisfeito… Desta maneira entende-se que em todo processo é necessário um início e um fim bem definido: qual o recurso disponível, e no que você espera transformá-lo.
O processo é apresentado através de retângulos horizontais que tem como finalidade demonstrar em sequência as atividades necessárias até obter o seu resultado, por exemplo:
(Início) – [Receber Candidatos] [Análise de Currículo] – [Entrevista] – [Contratação] – [Treinamento] – (Fim)
Em pontos onde é preciso tomar uma decisão, losangos partem o processo em dois ou mais caminhos. No exemplo acima, poderíamos ter esse ícone após o [Treinamento] com a pergunta < Candidato Aprovado? > e o indicativo de como proceder a partir de cada resposta.
Num processo complexo, pode ser que parte dele já tenha sido mapeada em outro fluxograma. Nesse caso, um retângulo com duas barras em suas extremidades é usado para representar o fato, simplificando o mapeamento atual.
Outras representações no fluxograma de processos:
- Operações manuais, onde alguém precisa colocar uma tarefa em andamento, são representadas por um trapézio invertido;
- Uma espera é demonstrada por meio de um retângulo que tem a borda direita arredondada. Ele indica que é preciso aguardar um outro processo, uma decisão, etc;
- Documentos são representados por um retângulo com a borda inferior ondulada e quando há vários documentos numa etapa podemos utilizar uma sobreposição desse mesmo símbolo.
- Para ligar partes distantes de um processo e evitar que uma seta atravesse todo o mapeamento, você pode usar um conector, representado por um círculo, que simboliza a etapa mais à frente.
Usos e benefícios do fluxograma de processos
O fluxograma de processos pode ser utilizado das mais variadas maneiras para organizar sequencialmente os procedimentos realizados pela empresa, com clareza e padrão bem definidos em sua aplicação.
Ele melhora a comunicação entre os os colaboradores na empresa, elevando consequentemente a sua produção e promovendo uma diminuição nos custos operacionais. É uma maneira eficiente de apresentar a cada equipe ou departamento qual seu papel no planejamento geral.
Também pode ser usado para discutir com fornecedores, parceiros e investidores, representando de forma simples uma estrutura de produção complexa.
Além disso, o fluxograma de processos é um recurso usado no planejamento de pequenas ou grandes iniciativas, ajudando a documentar o trabalho e facilitando futuras intervenções para melhorar o desempenho dos processos a partir da aprendizagem.
A construção do fluxograma de processos proporciona que as empresas utilizem esse método para padronizar as técnicas administrativas, auxiliando na leitura e compreensão rápida do processo a ser executado em setores como RH, financeiro ou jurídico, por exemplo.
Ele também pode ser um pilar na gestão de portfólio de projetos, permitindo alcançar os seus diversos benefícios como gerenciamento estratégico, redução dos custos, aumento da produtividade e facilidade na comunicação entre os espaços internos e externos da organização!
Aplicando o fluxograma de processos
Vimos acima um exemplo simples como o fluxograma de processos pode ser aplicado a um processo seletivo. Confira agora um processo rápido de pós-venda e como as diversas possibilidades do fluxograma podem ser utilizadas para estruturá-lo adequadamente:
[Entrega do Produto] – [Período de Teste) – [Pesquisa de Satisfação] – < Cliente Satisfeito? >
– Sim – [Cross Sell]
– Não – [[Prestação de Suporte]] – [Pesquisa de Satisfação]
O exemplo acima mostra uma consideração importante sobre o fluxograma de processos; ele também precisa considerar os resultados negativos em alguma etapa, como um cliente insatisfeito. Se isso acontecer, não significa que há uma falha do processo, apenas uma possibilidade para o qual a resposta já foi traçada.
Conclusão
O fluxograma é crucial para melhorar o entendimento dos processos e demonstrar como eles se relacionam entre si, analisando e corrigindo as possíveis falhas que ele possui, a relação entre os vários setores da organização e o modo com que cada etapa influencia nos resultados.
Para facilitar, e até mesmo potencializar essas vantagens, você pode utilizar uma ferramenta como o AEVO Innovate para construir fluxogramas de modo intuitivo e colaborativo, envolvendo todos na sua organização!
