Como promover a gestão colaborativa na sua empresa

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Os métodos de gestão acompanham as tendências sociais e tecnológicas vigentes. Atualmente, é possível notar essas mudanças quando percebemos que empresas com uma cultura horizontal e uma gestão colaborativa despertam mais atenção de uma nova geração que chega ao mercado de trabalho. 

Juntando aos anseios já levantados pelos millennials, a geração Z, que deve ocupar 20% dos postos de trabalho nos próximos anos, nos Estados Unidos, busca desempenhar suas funções em empresas que oferecem jornadas flexíveis, assistência médica, interações humanizadas e principalmente, a abertura para a criação de ideias e tomadas de decisões coletivas. 

Pautada pela oportunidade de crescimento e pela transparência nas relações, a gestão colaborativa se apresenta como uma via democrática e inclusiva, cativando diferentes perfis de talentos e estimulando a inovação. Para que você entenda quais são os passos necessários para adotar essa metodologia na sua organização, elaboramos esse artigo que aponta os principais benefícios da gestão colaborativa e as boas práticas que tornam o ambiente de trabalho um local de desenvolvimento. 

  • O que é a gestão colaborativa? 
  • Os benefícios da gestão colaborativa 
  • Inovação colaborativa 
  • Como efetivar a gestão colaborativa 
  • Um software para incentivar a colaboração

O que é a gestão colaborativa? 

Durante muitos anos, o principal modelo de gestão praticado pelas empresas foi o vertical ou hierárquico. Focada na eficiência dos resultados e da produtividade, a gestão convencional é marcada por sua formalidade e hierarquia, na qual apenas os diretores tinham o poder de decisão, cabendo aos demais funcionários executar as atividades pretendidas. 

Nesse formato, as etapas e processos dos projetos são sequenciais e raramente permitem espaços para aberturas e implementações durante a execução da atividade. Assim, se o resultado final não for satisfatório, há a necessidade do retrabalho, o que causa atrasos e a desmotivação dos colaboradores. 

Como resposta ao modelo, foi desenvolvida a gestão ágil, focada em atender as necessidades do cliente durante o fluxo de trabalho, permitindo uma jornada mais flexível e uma comunicação interna e externa mais transparente. Com essa ruptura com padrões mais rígidos, foi aberto um espaço para uma estrutura horizontal, com uma gestão mais colaborativa, na qual as ideias dos colaboradores são levadas em consideração para as tomadas de decisões. 

A gestão colaborativa passa pela construção de um ambiente de trabalho amigável, no qual um canal de diálogo entre líderes e profissionais é mais importante que áreas de lazer propriamente ditas. O conforto passa por uma liderança resiliente e que desempenha ações para compreender as necessidades de sua equipe, utilizando métodos como a comunicação não violenta, a descoberta de novos talentos e a formulação de ideais que correspondem às expectativas dos colaboradores. 


Os benefícios da gestão colaborativa 

A gestão colaborativa é moldada pelo compartilhamento de informações e conhecimento, bem como a troca de opiniões e de ideias que podem ser propostas por qualquer indivíduo da organização. Isso não significa que esse modelo de gestão não possui um líder responsável. Ele cumpre o papel decisório, mas sua forma de gerir as funções é mais próxima e contributiva, oferecendo os recursos necessários para que as equipes consigam realizar seus projetos de forma ágil e eficiente. 

Esse aspecto já pode ser considerado uma vantagem da gestão colaborativa, bem como a sua comunicação sem barreiras, como já mencionamos. Com um formato horizontal, há espaço para todos trazerem suas sugestões e propostas para as interações e etapas de planejamento. Com essa participação mais frequente, há um engajamento em torno do propósito principal da empresa, por consequência, um fortalecimento do trabalho em equipe, seja no escritório ou no trabalho remoto. 

A participação constante dos colaboradores favorece uma via de mão dupla. Ao mesmo tempo que o profissional demonstra suas habilidades e competências, a organização conhece os anseios que impulsionam os colaboradores a exercer as suas atividades. Dessa maneira, aliando as informações obtidas a partir de uma cultura de dados e de softwares de gestão, é possível oferecer oportunidades de requalificação das pessoas dentro da própria empresa, estimulando o crescimento profissional. 

Outro benefício criado pela gestão colaborativa é a implementação de mudanças e transformações com mais flexibilidade e agilidade. Com a diluição de hierarquias e burocracias, a aplicação de processos típicos das metodologia ágeis é mais comum e com eles a empresa pode usufruir de outras vantagens, como uma comunicação mais interativa e transparente e uma entrega de valor alinhada com as necessidades do cliente. 


Inovação colaborativa 

Um fator que transforma a gestão colaborativa em um modelo a ser seguido é o cenário atual de desenvolvimento tecnológico. Desde a virada do milênio, a automação e as plataformas virtuais se tornaram essenciais para a evolução do mercado e da sociedade. E frente a essa realidade, é difícil imaginar um panorama em que as ferramentas e softwares online não estejam presentes no contexto de novos lançamentos e funcionalidades propostos por uma companhia. 

Tal tendência também abre espaço para um conceito ainda recente, mas que passa a ser uma via convidativa para as empresas: a inovação colaborativa. Proposto por Henry Chesbrough, professor da Universidade de Berkeley, esse conceito afirma que as tecnologias internas e externas possam ser usadas para melhorar o processo de inovação. Ou seja, há uma abertura para a cooperação com stakeholders, clientes e até mesmo com a concorrência. 

A prática da inovação colaborativa predispõe a identificação de um problema mútuo, que afeta o desempenho de ambas corporações. Para isso, é preciso que as instituições estejam dispostas a realizar um projeto conjunto equilibrado, com brainstorms, pesquisas e desenvolvimento de ideias coletivas, em que as partes cheguem a um consenso do produto ou solução a ser lançada que traga benefícios para todos. 

A premissa dessa gestão colaborativa quebra o pensamento de que todas as instituições são concorrentes e elabora fontes de melhoria que agregam valor para as empresas, engajamento em favor de um resultado positivo coletivo, criatividade e o senso de parceria, instigando uma entrega de valor ainda mais eficiente. 


Como efetivar a gestão colaborativa em sua empresa 

No meio corporativo, toda novidade deve ser bem estudada e programada antes de sua adoção efetiva. O mesmo é válido para a gestão colaborativa, ainda mais se a empresa em questão é mais tradicional. Uma transição forçada não é o caminho para aceitação dos colaboradores e pode trazer uma experiência pouco confortável. 

Contudo, quando essa mudança é feita aos poucos e de maneira compreensível, as chances de haver receptividade de diretores e colaboradores para embarcarem na jornada é maior. Por isso, selecionamos algumas práticas e técnicas que auxiliam na implementação da gestão colaborativa.


Gestão à vista 

Esse método de gestão estimula a divulgação e o compartilhamento de informações, desde campanhas institucionais aos resultados obtidos, com todos os colaboradores, por meio de ferramentas visíveis e práticas. Em resumo, a gestão à vista possibilita que os principais indicadores e dados estejam ao alcance de toda a equipe. 

Para isso, a empresa pode utilizar diferentes recursos, como gráficos em murais e painéis em áreas de socialização ou em versões mais atualizadas que podem ser compartilhadas por e-mails, apresentações online ou mesmo visualizadas em plataformas como o Runrun.it, que permite o acompanhamento das informações em uma única tela.  


OKR (Objetivos e Resultados-Chave) 

Essa sigla da língua inglesa (Objectives And Key Results) representa uma metodologia adotada por empresas de todo o mundo, como o Google. Basicamente, o OKR é uma forma de alinhar a empresa em torno de metas dinâmicas e mensuráveis, estimulando o engajamento de todos os times. 

Um dos principais benefícios do OKR, na prática, é que os colaboradores conhecem de forma clara os objetivos da empresa e, por isso, conseguem trabalhar em cima de metas que a organização almeja atingir. Esse processo, no entanto, não é unilateral, ou seja, os funcionários podem também criar objetivos individuais que estejam alinhados às metas macro da instituição.


Metodologias ágeis 

O Agile nasceu nas indústrias de software como contraponto aos métodos tradicionais de gerenciamento e hoje pode ser aplicado em diversas áreas além da tecnologia da informação. O uso das metodologias ágeis trouxe uma série de vantagens para as organizações que tem tudo a ver com a gestão colaborativa, como a funcionalidade das ferramentas, a valorização das interações, colaboração com o cliente e respostas mais ágeis diante da possibilidade de mudanças. 

Muitos dos frameworks ágeis são aplicados em ferramentas e softwares de gestão de projetos, como o kanban, modelo de organização de tarefas que detalha com simplicidade as fases do projeto e quais etapas que precisam ser concluídas. A representação desse modelo pode ser vista tanto fisicamente, em quadros e lousas nas empresas, quanto online, como no Dashboard principal do Runrun.it.


Avaliações e brainstorming

Para que a gestão colaborativa funcione, é necessário que exista uma relação de confiança e uma troca de ideias e informações entre os colaboradores e líderes. Uma forma de estimular essa parceria é por meio dos feedbacks e avaliações 360°, que promovem uma visão holística do desempenho dos departamentos, ponderando o que está funcionando e os pontos de melhoria para a evolução dos processos. 

Já o brainstorming é uma prática de contribuir com sugestões e propostas de práticas que podem surtir resultados positivos. Por ter uma dinâmica mais leve e participativa, o brainstorming é visto como um momento de deixar a criatividade fluir sem o receio de julgamentos e ainda ativa a atitude de dono, tão importante para o envolvimento de todos os profissionais. 


Um software para incentivar a colaboração 

Para iniciar os passos de uma gestão colaborativa, é fundamental ter um software que permita o acesso ágil e fácil dos usuários a todas as informações compartilhadas. O Runrun.it é uma plataforma funcional que agrega recursos interativos e práticos para organizar, acompanhar e gerenciar projetos. 

Intuitiva, a ferramenta permite a identificação da capacidade de cada profissional através do gráfico de Gantt e a centralização das informações mais importantes em uma única tela. Além disso, é possível compartilhar o status do projeto, materiais e arquivos com clientes e profissionais externos por meio da funcionalidade do usuário convidado.

Você também pode utilizar o AEVO Innovate para lançar um Programa de Ideias na sua organização, incentivando o engajamento e participação de toda a empresa, até os colaboradores de linha de frente, promovendo ainda mais uma gestão colaborativa, horizontal.

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