A busca por modelos capazes de aumentar a produtividade e a qualidade dos produtos numa organização sempre acaba levando aos processos. Eles permitem identificar e solucionar erros, acumulando avanços numa linha de melhoria contínua.
Nesse sentido, a gestão de processos é o instrumento que pode gerar os resultados esperados, garantindo que novos métodos sejam elaborados, implementados e ajustados com base numa lógica racional, tornando-se cada vez mais eficientes.
Além disso, a gestão de processos nos permite traçar uma linha clara de avanços ao longo do tempo, identificando com facilidade os efeitos das nossas ações, e quais passos devemos tomar para continuar a crescer.
O que é gestão de processos?
Para entender, de fato, o que é a gestão de processos, é preciso definir primeiro o que entendemos por um processo. De forma simples, podemos afirmar que um processo é qualquer conjunto de ações estruturadas com um objetivo bem definido.
Cada empresa é formada por uma série de processos. Um deles diz respeito à aquisição de matérias-primas, outro orienta a fabricação dos produtos, há também processos de seleção, atendimento ao consumidor, e assim por diante.
Uma característica importante dos processos é a interdependência entre as tarefas: se uma delas não for executada, ou tiver erros graves, vai prejudicar toda a cadeia. Os profissionais responsáveis pela gestão de processos devem ter muita clareza sobre isso, garantindo a realização adequada de todas as etapas necessárias.
Podemos apontar a gestão de processos, portanto, como o trabalho necessário para que uma empresa identifique ou desenvolva as metodologias mais adequadas aos seus objetivos e execute esses modelos com eficiência, encontrando e eliminando os possíveis erros.
Qual é a importância de uma boa gestão de processos?
Quando a gestão de processos é falha, a tendência é que todos esses sistemas apresentem variações e problemas. Em outras palavras, se o jeito certo de fazer as coisas não for delineado e seguido, elas provavelmente serão feitas do jeito errado.
Vamos tomar um processo cotidiano como exemplo: o preparo de um café. Se, por qualquer razão, a pessoa responsável errar na quantidade de pó ou de água, esquecer de colocar o filtro ou acrescentar qualquer ingrediente desnecessário ao café, seu objetivo não será alcançado.
É claro que temos um conjunto de tarefas bem simples aqui, mas pense no quanto isso pode se tornar complexo numa organização com dezenas de processos e diversas etapas em cada um.
Uma boa gestão de processos também permite que as ações da empresa não sejam rígidas ao ponto de perder novas oportunidades. Num mundo instável como o nosso, os métodos precisam mudar a partir de boas análises e decisões, evitando que a companhia tenha processos obsoletos e perca a sua competitividade.
Benefícios da gestão de processos
Aprofunda o conhecimento sobre o negócio
A gestão de processos cria um mapa com tarefas, recursos, responsáveis e clientes – quem vai receber o resultado de um processo, podendo ser um consumidor, o gestor da equipe, um outro departamento e assim por diante. Dessa forma é possível ver o negócio em sua totalidade e compreender a influência de cada elemento nos demais.
Facilita a mensuração de resultados
Com processos bem estruturados é fácil reconhecer quando um objetivo foi alcançado ou não, e o que ainda precisa ser feito para conquistá-lo.
Evita erros, levando à redução dos custos
A gestão eficiente permite “tapar os furos” no sistema, garantindo que o processo sempre termine da maneira esperada. É uma forma de evitar custos com materiais que resultariam em produtos descartados, por exemplo, além de economizar e direcionar melhor o tempo dos profissionais e das máquinas.
Traz clareza e eficiẽncia
Quando as tarefas são transformadas em etapas de um processo, podemos atribuir responsáveis diretos a cada uma, evitando que duas pessoas façam o mesmo trabalho – ou que ninguém o faça!
Dá sentido ao trabalho
Os colaboradores reconhecem o papel do seu próprio esforço no cenário geral, evitando a sensação de que estão fazendo algo desnecessário. Ver sentido em seu trabalho tende a aumentar a produtividade e a lealdade da equipe à organização.
Favorece a melhoria contínua
Um processo, apesar de ter etapas rígidas, não é algo acabado. Ele pode receber melhorias contínuas para resultar em ainda mais economia, produtividade ou qualidade, por exemplo.
Principais práticas da gestão de processos
A gestão de processos contém alguns princípios básicos, que constroem os alicerces para ter sucesso com a prática.
Arquitetura de Processos
Essa é a primeira etapa que dá sustentação a qualquer gestão de projetos, pois é onde os recursos e tarefas são dispostos e organizados. O objetivo é estabelecer vínculos entre os elementos, traçando uma visão geral sobre o funcionamento do negócio e a posição de cada peça no cenário global.
Pense na Arquitetura de Processos como um desenho da empresa , que começa pelo rascunho e vai sendo aperfeiçoado em níveis cada vez mais profundos de detalhes conforme novas informações são adicionadas a cada sistema.
Mapeamento de Processos
A segunda etapa é um aprofundamento do trabalho anterior, consistindo na representação gráfica dos processos para facilitar a compreensão de suas partes e como elas se conectam. Eu tenho certeza de que você já viu algum diagrama com várias caixas indicando tarefas ou recursos e setas ligando esses elementos, e é aqui onde esses gráficos ganham vida.
Descrição das Atividades
Aqui é onde o desenho iniciado com a Arquitetura ganha seus traços finais. A Descrição das Atividades vai atribuir responsabilidades, prazos, recursos e direcionamentos para cada etapa de um processo, de forma que os interessados – a equipe e o(s) cliente(s) – possam ter acesso aos detalhes da tarefa.
Transformação de Processos
Como já dissemos, os processos não são algo finalizado e podem receber atualizações para atender novas necessidades ou explorar oportunidades específicas. A Transformação é responsável por essa dinâmica, garantindo o uso consistente de métodos inovadores para manter o negócio competitivo no longo prazo.
Como aplicar a gestão de processos da sua empresa?
Para adotar a gestão de processos não é preciso revirar a organização de cabeça pra baixo e intervir em cada tarefa realizada pelos seus colaboradores.
Um modo simples de começar é analisando os processos que já estão em andamento . Liste as tarefas necessárias para construir um produto ou entregar um serviço, por exemplo. Se hoje você não tem clareza com relação aos métodos do seu negócio, não ache que isso torna impossível fazer a gestão de processos: pelo contrário, isso a torna necessária!
Quando uma etapa for realizada de modos distintos, você pode realizar testes para descobrir qual entrega os melhores resultados e passar a considerá-la como o padrão.
Com essas informações em mãos, aplique os tópicos que acabamos de discutir, começando pela Arquitetura de Processos e seguindo as etapas restantes. Essa é a base para a gestão de processos, e a partir dela será possível identificar as melhores ações para tornar sua empresa cada vez mais eficiente.
Conclusão
A gestão de processos é algo que pode ser implementado de uma forma muito direta. Em poucas palavras, basta descrever o método que você acredita ser mais correto para atingir um determinado resultado, e buscar maneiras de torná-lo cada vez mais adequado ao objetivo.
Um software de gestão como o AEVO vai facilitar essa missão em todas as suas etapas, do delineamento aos ajustes. Com ele você pode receber sugestões da equipe, construir os processos, mensurar os resultados e apontar mudanças em poucos cliques, ganhando controle sobre tudo que acontece no seu negócio.
