Muitas empresas são assombradas pelo fantasma dos projetos que nunca acabam. Os motivos que podem ocasionar essa delonga são variados, e podem causar problemas sérios — já mostrados aqui no blog — que comprometem o foco e motivação da equipe, aumentam os gastos, tardam o crescimento e afetam a sua credibilidade.
Você já identificou esse cenário na sua empresa, mas ainda não sabe como revertê-lo? Confira as nossas dicas!
Crie um escopo realista
Muitas empresas acreditam que o escopo de um projeto deve conter apenas o conjunto de metas e prazos para a sua conclusão. Mas o trabalho de criação de um escopo de sucesso vai além disso.
Ele precisa envolver todas as partes interessadas no projeto e ter os seus objetivos alinhados com a realidade da empresa — de acordo com a infraestrutura e os recursos disponíveis.
Imagine prometer a um cliente a entrega de um produto, no prazo de um mês, se você não possui profissionais suficientes para o seu desenvolvimento ou se sua equipe está sobrecarregada com a entrega de outras demandas? Este é um erro que pode comprometer toda a credibilidade da empresa.
Um bom escopo precisa levar em conta o cenário atual do negócio e traçar detalhadamente todos os contornos e informações que o projeto precisa para ser desenvolvido a tempo, mas, principalmente, com os resultados finais esperados.
Acompanhe com frequência o desenvolvimento
Todo projeto precisa ser gerenciado e acompanhado de perto. Enquanto gerente, avalie a consistência do cronograma, a qualidade do que está sendo feito e se a divisão de tarefas é justa entre os colaboradores.
Também é importante verificar quais são as prioridades e se é preciso atualizar o plano de ação. Nesse caso, não pense em mudanças como um retrabalho, mas em algo necessário para melhorar o andamento do projeto e dar novo fôlego para a equipe.
Monitore os riscos
O processo de acompanhamento de projetos também deve incluir o monitoramento e prevenção dos desafios e adversidades que podem atrasar o trabalho da equipe. Esse controle envolve a avaliação dos riscos, e também a criação de ações efetivas para eliminar ou minimizar o impacto deles.
É importante que essa análise seja feita colaborativamente entre líderes e equipe logo no início do projeto, para que cada um dê uma visão realista sobre os elementos que afetam o seu trabalho e comprometem o processo de gerenciamento.
Crie objetivos menores
É comum na criação de um projeto a longo prazo se comprometer com várias demandas, ou prometer resultados grandiosos aos clientes, mas no meio do caminho perder todo o foco sobre os objetivos originais.
Para evitar este problema, o ideal é definir metas menores, com prazos curtos, porém mais fáceis de serem gerenciados e cumpridos.
Este tipo de ação dá mais controle ao líder, aumenta a credibilidade junto aos clientes — que verão o trabalho sendo feito — e otimiza a dinâmica e o ritmo da equipe, para que o projeto seja, finalmente, concluído.
Dê atenção redobrada aos canais de comunicação
Uma comunicação ineficaz ou inexistente pode comprometer todo o andamento de um projeto e atrasar ainda mais o que já não está indo bem. Imagine desenvolver uma estratégia sem avaliar, antes, a opinião do cliente? Ou exigir o desenvolvimento eficaz de ideias sem explicar com clareza o que precisa ser feito para a equipe?
Todo gerenciamento de projetos deve ter um canal de comunicação ativo entre líderes e equipe, e também com os clientes. Assim será mais fácil acompanhar os avanços e as dificuldades que atrasam o andamento, solucionar problemas mais facilmente e evitar o retrabalho.
Mantenha a equipe motivada
Quando se veem incapazes de terminar algo, os profissionais podem se sentir ainda mais desmotivados para dar prosseguimento ao trabalho. Como gerente, fique sempre atento ao nível de produtividade e empenho da equipe.
Eles estão atuando de acordo com o planejamento? Os resultados são satisfatórios? As suas reais habilidades estão equivalentes ao trabalho realizado? Resultados ruins ou atrasados podem indicar insatisfação dos colaboradores — sentimento que compromete o desenvolvimento e qualidade do que é feito.
Se você tem observado esse cenário na empresa invista em estratégias de motivação, como:
- Programas de benefícios;
- Metas mais desafiadoras;
- Ambiente de trabalho confortável e estimulante;
- Oportunidades de capacitação;
- Reconhecimento.
Pode parecer pouco, mas um simples feedback ajuda o profissional a identificar aspectos da sua atuação que precisam de mudanças. E, além disso, trazer o sentimento de propósito necessário para que ele se sinta ainda mais motivado a realizar um bom trabalho.
Redefina prazos quando for necessário
A maioria dos projetos possui prazo de início e finalização predefinido. Durante o andamento desses planos não é indicado mudar prazos com frequência para justificar atrasos.
No entanto, em algumas situações será necessário, e inevitável, reavaliar o tempo de entrega, de acordo com os fatores que impediram a sua conclusão e adversidades que fogem do controle da gerência e dos funcionários.
Nesse caso, avalie as tarefas prioritárias e estime a duração de cada uma delas, junto com o profissional escolhido para executar o trabalho. Isso trará uma sensação maior de compromisso e responsabilidade a esse funcionário e ajudará a equipe a recuperar o tempo perdido.
Reavalie a relevância dos projetos que nunca acabam
Se algo está “emperrado” nas mesas dos funcionários, talvez seja o momento de reavaliar a sua necessidade. Ele ainda cumpre os objetivos originais? Gera desenvolvimento para todos os participantes? Trará um diferencial competitivo para a empresa?
Em muitos casos, o problema de projetos que nunca acabam está na sua definição. Algo que não tem mais relevância para a empresa, mas ainda continua a “ser empurrado com a barriga” é uma perda de recursos financeiros e de tempo da equipe.
Por isso, caso a resposta para as perguntas anteriores seja “não”, chegou a hora de reavaliar se a continuação dos projetos em atraso é realmente necessária e começar a focar no que é mais importante para o sucesso do seu negócio.
Em todos os casos, você pode contar com um Software de Gestão de Projetos, como o AEVO Innovate. Conheça suas funcionalidades e se surpreenda!
