Gestão de projetos: um guia para ter uma equipe com alta performance

Seja para garantir o sucesso na gestão de projetos ou o próprio crescimento do negócio, de modo geral, saber como estruturar e gerenciar um time de alto desempenho é um passo importantíssimo. Afinal, as pessoas são partes indissolúveis da estratégia organizacional.

E isso pode até parecer demagogia, mas não é. Para se ter uma ideia, estima-se que a grande maioria dos CEOs de startups do Vale do Silício, nos Estados Unidos, gastam mais de 50% do seu tempo na configuração correta do seu time.

Além disso, uma matéria publicada recentemente pela revista Harvard Business traz uma informação realmente interessante. Atualmente, empresas que investem efetivamente na gestão de pessoas possuem um valor até 51% superior as concorrentes no mercado de ações.

Pois é: os números falam por si próprios. E, diante disso, criamos este post especialmente para você! Hoje, veremos como criar, delegar, otimizar e administrar a sua equipe do jeito certo. Interessado? Então, boa leitura!

1. Crie um time campeão

Para ter um time campeão é preciso, primeiro, criá-lo. Por isso, todo gestor ou empreendedor deve entender ao menos noções coisas básicas sobre o processo de atração e retenção de pessoas talentosas.

Mas atrair e reter pessoas é algo muito mais amplo do que apenas recrutar e contratar — trata-se de um processo contínuo, que demanda uma marca forte e uma gestão de pessoas mais empática, centrada na experiência do funcionário.

1.1. Atração e retenção de talentos

De fato, não é fácil encontrar mão de obra realmente qualificada no Brasil. Na verdade, a nação verde-amarela está entre os cinco piores países para preencher posições de trabalho, segundo pesquisa feita com mais de 41 mil empregadores ao redor do mundo.

É por isso que grandes organizações brasileiras investem com força em suas estratégias de atração e retenção de talentos. Companhias como Ambev, Itaú e Natura, por exemplo, são reconhecidas pela sua forma de gerenciar as pessoas e equipes internas.

Nesse mesmo sentido, outro grande case de sucesso é a Netflix. A empresa evita o excesso de regras internas e aposta apenas na contratação de pessoas realmente brilhantes, e afirma que, quando isso é feito, os resultados são épicos. Simples assim.

Mas o que são pessoas talentosas? Bem, gente talentosa é aquela que produz acima da média, entregando mais resultados que o esperado ou surpreendendo no que faz — seja pela rapidez, comprometimento ou eficácia das suas atividades.

Vejamos, então, algumas dicas para atrair e reter profissionais que se destaquem:

1.1.1. Ofereça um salário competitivo

O salário não deve mesmo ser considerado o fator mais importante na construção de uma equipe, mas ainda é impossível desconsiderá-lo. Nesse sentido, uma forma simples de definir salário ou mensurar a sua eficiência é compará-lo com o que já é praticado no mercado. Para tanto, utilize o seguinte cálculo:

Competitividade salarial = valor praticado pela empresa / média do mercado

A média do mercado pode ser avaliada de acordo com agências como SINE, Catho ou Love Mondays. O resultado ideal é de 1 ponto e, quanto mais baixo, mais ineficiente é o salário para a atração e retenção de pessoas.

1.1.2. Implemente benefícios diferenciados

Bons benefícios também são uma excelente ferramenta na estratégia de atração e retenção de pessoas. Além dos obrigatórios — FGTS, vale-transporte, férias e décimo terceiro salário — existem muitos outros, que podem compor uma carteira de benefícios estimulante.

Hoje, alguns dos benefícios mais comuns são:

  • plano de saúde;
  • assistência odontológica;
  • vale-alimentação;
  • vale-cultura;
  • auxílio-creche;
  • participação nos lucros;
  • bolsas de estudo;
  • No-dress Code: não obrigatoriedade do uniforme no trabalho.

Para escolher o melhor benefício, é importante levar algumas coisas em consideração: pense no perfil de cada funcionário, busque equilíbrio entre os benefícios financeiros e não financeiros, e considere a condição financeira do empreendimento.

1.1.3. Busque um bom clima organizacional

Esse é um elemento cada vez mais estudado e, sem dúvida, também deve ser considerado nesse processo. Grosso modo, o clima organizacional é como os colaboradores percebem o ambiente e como ele influencia o seu comportamento na empresa.

Nesse sentido, existem alguns sinais que representam um clima de trabalho ruim. Os mais comuns são:

  • alta rotatividade de funcionários;
  • processos trabalhistas;
  • perda de clientes e parceiros de negócio;
  • constantes retrabalhos;
  • desperdício de tempo.

Os fatores que mais contribuem para o clima ruim são problemas internos de relacionamento, falta de comunicação, atitudes negativas da liderança e desequilíbrio emocional. Então, evite-os a qualquer custo.

2. Delegue tarefas sem autoritarismo

O estilo de liderança autoritária — que centraliza o poder e leva todos os funcionários “na rédea” — tem se mostrado cada vez mais ineficiente. Talvez, possa até funcionar em uma equipe relapsa e desqualificada, mas nunca serviria para um verdadeiro time de trabalho.

É por isso que a Zappos, um importante e-commerce de sapatos norte-americano, investe hoje em um modelo de gestão de pessoas sem hierarquia e descentralizado — conhecido como holocracia. Nesse caso, todas as decisões de trabalho são tomadas em equipes.

Bem, esse método pode parecer estranho e, de fato, ainda é pouquíssimo utilizado. Mas tem dado bastante certo: a Zappos tem crescido e se tornado uma referência em seu segmento. E esse é apenas um caso de como a descentralização do poder pode produzir excelentes resultados.

Por isso, saber delegar tarefas tem sido uma atividade-chave para os líderes e para todos os funcionários, a qual beneficia ambos os lados. Afinal, delegar é transferir uma importante atividade, levando sempre em consideração certas premissas básicas.

Ainda existem, no entanto, muitos executivos que realizam essa tarefa do jeito errado. Exagerando no autoritarismo, oferecem pouco espaço para o funcionário trabalhar e, como consequência, colhem péssimos resultados.

2.1. Líderes e liderados: os benefícios de delegar tarefas

Como dissemos, a atividade de transferir tarefas — quando executada do jeito certo — beneficia líderes e liderados. Isso porque toda a empresa pode ganhar com essa atividade, maximizando os resultados internos e externos do empreendimento.

Para os líderes, delegar tarefas é uma forma de se desafogar de coisas burocráticas e manter o foco nas questões mais estratégicas e importantes da empresa. Sem isso, inclusive, é provável que o líder não tenha tempo para fazer o mais importante: gerenciar seu time.

Já para os funcionários, representa uma confiança em seu trabalho, o que os estimula na busca por resultados cada vez melhores. Ainda assim, é importante que as tarefas sejam desafiadoras; do contrário, os liderados sentirão apenas um pesa nas costas.

Por isso, não delegue apenas o que é chato e indesejado. O ideal é delegar tarefas que sejam realmente interessantes, e que tirem o trabalhador da sua rotina diária.

2.2. Os principais passos para delegar tarefas

Não basta chegar e informar ao funcionário: “agora você está responsável por esta atividade”. Tal tipo de atitude prejudica o desempenho de qualquer tarefa, e semeia um péssimo sentimento de desvalorização entre os empregados.

Para delegar uma tarefa, é importante que se leve em consideração um fluxo, que vai desde o treinamento inicial até a disponibilidade contínua para suprir eventuais dúvidas. Por isso, vejamos agora os principais passos para fazer isso de forma eficiente:

2.2.1. Faça uma triagem das tarefas

Analise todas as tarefas e veja quais podem ser delegadas. Faça uma lista das tarefas diárias, semanais e mensais, e lembre-se de incluir aquelas mais corriqueiras, como ir ao banco ou levar o carro para lavar, por exemplo.

Então, delegue o máximo de tarefas possíveis e fique com as mais importantes e imprescindíveis para o seu negócio.

2.2.2. Escolha o melhor profissional

O segundo passo é definir qual membro da equipe possui as competências necessárias para assumir as novas tarefas. Quanto a isso, avalie aspectos como os conhecimentos, as habilidades e as atitudes de cada colaborador. E nunca delegue uma tarefa para quem não tem competência suficiente para assumi-la.

2.2.3. Treine o colaborador para assumir a tarefa

Não é possível apenas “jogar” a tarefa nos braços do funcionário — esse erro pode custar muito caro. É importante que haja um treinamento adequado para que o colaborado possa executar a nova tarefa com eficiência. Se necessário, escreva um passo a passo para a nova atividade.

2.2.4. Acompanhe a execução do trabalho

Após escolher e treinar o funcionário, ainda há outro passo importante: acompanhar o trabalho que está sendo realizado e manter-se disponível para suprir eventuais dúvidas. E é aqui que a maioria dos gestores deixam a desejar. Portanto, não deixe de conferir regularmente como está a execução da nova tarefa.

3. Desenvolva sinergia na equipe

Um grupo de pessoas só pode ser considerado um time quando há sinergia. Imagine, por exemplo, um time de futebol: todos sabem o que fazer, entendem a estratégia do jogo e, o mais importante, trabalham juntos para atingir o objetivo desejado. Isso é sinergia.

Em outras palavras, sinergia é a cooperação mútua de uma equipe para o alcance dos resultados. Assim, times que possuem essa integração são mais inovadores, alinhados e motivados na busca pelos resultados. Vejamos, então, como criar essa sinergia na equipe:

3.1. Crie um objetivo grande o suficiente

Não há nada de ruim em ter como objetivo o aumento dos lucros, mas, comumente, esse não é o tipo de coisa que une as pessoas e cria sinergia no trabalho. Para isso, o objetivo de uma empresa deve transcender sua estrutura, beneficiando as pessoas e a comunidade, em geral.

A Coca-Cola Brasil, por exemplo, tem o objetivo de refrescar o mundo em mente, corpo e espírito. A McDonald’s, com o McDia feliz, objetiva financiar tratamentos médicos e oferecer um novo futuro para crianças com câncer. E você, possui um objetivo realmente grande?

3.2. Melhore a comunicação interna

A comunicação é outro importante fator para manter os trabalhadores alinhados e motivados na busca dos objetivos. Segundo Peter Drucker, mais de 70% dos problemas e conflitos de uma empresa existem pela falta de comunicação interna.

Então, para melhorar a comunicação dentro da empresa, é fundamental aliar novas tecnologias — de que trataremos mais adiante — com o esforço coletivo de toda a liderança da empresa.

3.3. Implemente a caixa de sugestões

A caixa de sugestões estimula os funcionários a pensar em equipe, buscando soluções para os problemas e melhorando tudo que já é praticado dentro da empresa. Trata-se de uma ferramenta simples e de baixo custo, mas ainda pouco utilizada pelos empreendedores.

Muitos líderes dizem que ela não produz resultados, mas a realidade é que a ferramenta é utilizada do jeito errado. É comum, por exemplo, deixar a caixa de sugestões abertas a qualquer tipo de crítica, o que amplia muito o leque de possibilidades e mata o processo criativo.

Em vez disso, o indicado é informar que tipo de mudança se deseja e pedir que os funcionários depositem suas sugestões. Além disso, é preciso informar que tipo de processo será usado para escolher as melhores ideias, e o como os funcionários serão beneficiados com isso.

3.4. Valorize o happy hour

Encontros no final do expediente também podem parecer uma perda de tempo, mas, certamente, não são. Na verdade, o happy hour é uma maneira descontraída de fortalecer as relações e criar sinergia, além de deixar o dia a dia mais leve e produtivo.

4. Otimize a produtividade do seu time

Uma pesquisa realizada pela Microsoft, com mais de 38.000 profissionais de 200 países, trouxe uma informação surpreendente. Segundo os próprios colaboradores, eles passam uma média de 17 horas semanais de forma improdutiva — isso é mais de dois dias de trabalho.

E esse número pode tem uma série de motivos: metas pouco claras, falta de comunicação interna, excesso de reuniões desnecessárias, constantes intervalos para tomar água e café, falta de treinamento adequado, e muitos outros.

Por isso, é essencial entender como é possível otimizar a produtividade do seu time, elevando os resultados entregues pelos trabalhadores e criando um time de alto desempenho. Vejamos, então, como fazer isso:

4.1. Crie um senso de urgência nas atividades

A primeira grande tarefa para elevar a produtividade é criar um sentido de urgência em cada atividade, deixando claro que tudo deve ser feito com rapidez e qualidade — e que, para isso, não é necessário gastar semanas de trabalho.

Esse sentido, aliás, deve ser incorporado à própria cultura organizacional. Então, diga aos seus trabalhadores que tudo, literalmente, pode ser feito em apenas algumas horas, ou um dia, uma semana, ou — se for algo realmente complexo — em um mês de trabalho duro.

4.2. Estabeleça metas inteligentes e desafiadoras

As metas contribuem para direcionar todos os trabalhadores rumo aos objetivos desejados de uma empresa, economizando tempo e desperdício de recursos importantes. Porém, ainda existem muitos gestores que não sabem como definir metas corretamente.

Nesse caso, um ótimo modelo de meta é o SMART. Grosso modo, essa sigla é um acrônico de quatro palavras do inglês, e, em português, representa as metas que são: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais (com tempo bem definido).

4.3. Ofereça recompensas desejadas

Não adianta apenas estabelecer metas e cobrar rápidos resultados; também é essencial oferecer boas recompensas para os trabalhadores. É isso que aumenta a motivação da equipe na busca pelos objetivos organizacionais.

Boas recompensas possuem, podemos dizer, quatro principais características, sendo:

  • justas: de acordo com o esforço, responsabilidade e complexidade de cada tarefa;
  • equilibradas: oferecem equilíbrio entre recompensas financeiras e não financeiras;
  • econômicas: estão de acordo com as finanças da corporação;
  • incentivadoras: são capazes de motivar o trabalho na busca pelos resultados.

Nesse sentido, alguns exemplos de excelentes recompensas são viagens, comissões, jantares com acompanhante, rodízios de pizza, premiações em bens (TV, GPS, bicicleta, etc.), vaga exclusiva na garagem da empresa, e até bolsas de estudo.

4.4. Mantenha a equipe sempre treinada

É injusto cobrar por exímios resultados sem que, primeiro, haja um bom treinamento. Por isso, é importante manter sempre a equipe atualizada e competente o suficiente para assumir riscos e alcançar as metas já estipuladas.

Hoje, sabemos que existe uma facilidade muito maior para realizar treinamentos, que podem ser presenciais — dentro da empresa ou em palestras — e à distância — em plataformas digitais. Ambas as opções possuem seus benefícios, e devem ser usadas para manter a qualificação dos profissionais.

Outro exemplo é o treinamento colaborativo, em que os próprios trabalhadores desenvolvem e compartilham o curso internamente. Nesse caso, é importante oferecer ao desenvolvedor 20% do tempo dentro da empresa para focar na criação do treinamento.

4.5. Avalie o desempenho de forma individual

Com a avaliação de desempenho, é possível conhecer os melhores trabalhadores e aqueles que estão a baixo da média. Além disso, essa ferramenta contribui para tomar decisões estratégicas, como demitir, promover ou treinar alguém.

Geralmente, uma boa avaliação de desempenho é feita em 360 graus, contando com o auxílio de todas as pessoas envolvidas com o funcionário avaliado — como seus superiores, subordinados, colegas de trabalho e clientes.

5. Administre sua equipe remotamente

De fato, as relações trabalhistas têm mudado muito ao longo dos anos. Hoje, é comum se ouvir falar em trabalho remoto e na liderança de pessoas a distância. E esse tipo de coisa só tende a crescer — afinal, a tecnologia tem se expandido justamente nessa direção.

Mas, se fazer a gestão de pessoas presencialmente, olhos nos olhos, já é algo complexo, como fazer isso remotamente e ainda conseguir excelentes resultados? Para isso, é preciso unir tecnologia, pessoas comprometidas e uma boa liderança.

Vejamos, então, algumas dicas para você administrar sua equipe remotamente:

5.1. Conte com a tecnologia correta

Esse é um ponto crucial. Com a tecnologia correta, é possível monitorar o trabalho dos funcionários, ter acesso a relatórios de desempenho e gerenciar os diversos projetos que estão sendo executados simultaneamente pela equipe.

5.2. Promova encontros presenciais

Por mais interessante que seja o gerenciamento remoto, é importante marcar encontros presenciais entre os membros da equipe de trabalho. Isso porque os encontros contribuem para elevar a sinergia e promover o aprendizado em conjunto.

5.3. Confie no trabalho da equipe

Sem confiança nos trabalhadores, é quase impossível se favorecer do trabalho remoto. Então, demostre sempre confiança e respeito a seus liderados. Diga-lhes que confia nos seus serviços e acredita que eles podem fazer o seu melhor, mesmo não podendo controlar 100% os seus passos.

5.4. Ofereça feedback constantemente

O feedback é um retorno de informação. Logo, se essa prática já é importante para equipes presenciais, é ainda mais importante para equipes que colaboram a distância. Portanto, mantenha sempre todos os trabalhadores devidamente informados sobre seus pontos fortes e fracos.

5.5. Crie um grupo nas redes sociais

Por fim, as redes sociais também devem ser usadas a seu favor. Com elas, é possível criar um grupo que facilite o diálogo vertical (com o líder) e horizontal (com os colegas de trabalho). E esses grupos são de fácil acesso, bem organizados e, geralmente, gratuitos.

6. Use a tecnologia ao seu favor

Inteligência artificial, realidade Virtual, carros autônomos, nanotecnologia, chatbots. De fato, são muitas as tecnologias que têm transformado o mundo dos negócios, tornando os clientes mais exigentes, e o mercado, mais competitivo do que nunca.

Mas, então, quais tecnologias podem contribuir para a construção de equipes de alto desempenho? Sem dúvida, também existem muitas. A seguir, vejamos quais são as mais eficientes e como elas podem ser usadas em sua equipe:

6.1. Sistema de desdobramento de metas

Como já foi dito, as metas são um importante item para manter as equipes alinhadas e engajadas na busca pelos resultados. Contudo, muitos líderes possuem grande dificuldade em formulá-las do jeito certo.

Pois o sistema de desdobramento de metas existe justamente para mudar isso. Grosso modo, essa tecnologia traz mais facilidade para a criação de metas, além de oferecer indicadores de desempenho de cada funcionários e relatórios de progresso que podem ser usados nas reuniões.

6.2. Software de gestão de projetos

Considera-se como projeto tudo o que demanda um esforço temporário para alcançar um resultado exclusivo. Essa é uma abordagem simples, mas o mais importante é entender que o correto gerenciamento de projetos é indispensável para o crescimento dos negócios.

Por isso, o software de gestão de projetos pode ser considerado um item essencial na gestão de equipes. Com ele, é possível gerenciar melhor a tríade de tempo, custo e escopo — além de garantir aos funcionários uma visão mais holística do que está sendo feito.

6.3. Ferramentas de comunicação interna

Como vimos, a comunicação interna contribui para elevar os resultados do negócio e mitigar possíveis problemas, como conflitos internos, por exemplo. Assim, é importante poder usar a tecnologia como aliada para otimizar o diálogo dentro da empresa.

Nesse sentido, existem muitas ferramentas que podem ser usadas — as mais comuns são o e-mail corporativo, a intranet, a TV corporativa, os blogs e as redes sociais. Então, a escolha da melhor ferramenta vai depender do perfil dos liderados e da capacidade financeira da empresa.

6.4. Softwares de avaliação de personalidade

Na construção de uma equipe, é fundamental entender quais profissionais possuem personalidades complementares — especialmente no processo de recrutamento e seleção de pessoas. Por isso, os softwares de avaliação de personalidade também são uma ótima dica.

Esse tipo de software é desenvolvido com base em testes psicológicos, que cruzam diversas informações para mapear a personalidade de uma pessoa. Seu uso é relativamente simples, mas pode trazer uma série de benefícios para a empresa como um todo.

6.5. Plataforma de treinamento

Os sites de treinamento a distância tem se tornado cada vez mais utilizados nos últimos anos. Hoje, inclusive, algumas empresas já estão criando seus próprios cursos a distância, seja para integrar novos funcionários ou para desenvolver competências nas atuais equipes.

Comumente, esses cursos possuem um custo inferior ao dos presenciais, além de propor aos funcionários mais comodidade e flexibilidade no processo de aprendizado. Por isso, essa é uma importante tecnologia no desenvolvimento das equipes.

Conclusão

Como vimos até aqui, contar com uma equipe de alto desempenho contribui de diversas formas para o crescimento da empresa. Por isso, é muito importante investir constantemente no seu desenvolvimento, seja por meio de softwares de gestão de projetos ou treinamentos a distância.

Quanto a isso, tudo o que foi dito deve ser levado em consideração. Recrute sempre os melhores, delegue tarefas interessantes, crie metas inteligentes, aprimore a comunicação interna, mantenha a equipe treinada e avalie constantemente seus resultados.

Sem dúvida, ao implementar isso em seu negócio, seus resultados serão duplicados — ou, até, triplicados. Além disso, os funcionários ficarão mais motivados e a empresa, de modo geral, atingirá resultados nunca imaginados!

E então, gostou do nosso post? Agora que já sabe como ter uma equipe de alto desempenho, aproveite para continuar aprendendo: assine a nossa newsletter e receba novos conteúdos diretamente em seu e-mail!

Posts Relacionados
Todos insistem em dizer que sabem o que estão fazendo, por amar a própria ideia.
Não é novidade para ninguém que a gestão de projetos se tornou essencial para a
Com o cenário empresarial cada vez mais competitivo, é necessário inovar para se destacar. Buscar

Deixe uma resposta