A gestão de projetos é um conjunto de técnicas e práticas que servem para planejar, executar, monitorar e realizar ajustes com máxima eficiência em um projeto.
Uma boa gestão de projetos envolve o controle de recursos (humanos, financeiros e materiais); a definição de escopo e dos prazos; além do gerenciamento de riscos.
Para compreender mais detalhadamente o conceito de gestão de projetos, seus benefícios e desafios, siga a leitura.
O que é gestão de projetos?
Gestão de projetos é um conjunto de práticas, técnicas e ferramentas, que vão do planejamento à execução de ações em um projeto, para que ele seja bem-sucedido.
Dando um passo atrás, é importante compreender o que é um projeto em sua essência. Segundo o Project Management Institute, projeto é:
Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado específico.
Desse modo, o fluxo utilizado pela gestão de projetos assegura que todo o trabalho terá um direcionamento estratégico, fornecendo um objetivo claro, um prazo bem definido e indicadores que possam demonstrar os resultados práticos de um projeto.
Todo projeto conta com algumas características básicas, são elas:
- Temporário: possui início e fim, ou seja, uma duração específica. Entende-se que o projeto chegou ao fim quando os seus objetivos são alcançados;
- Único: trata-se de algo único, não é feito um projeto igual a outro;
- Elaboração progressiva: deve acontecer aos poucos, em etapas. E a medida em que avança recebe melhorias, o que contribui com a obtenção mais eficiente dos resultados esperados;
- Provoca mudanças: serve para lançar algo novo, seja um produto, serviço ou ideia;
- Interfuncional: profissionais de diferentes setores de uma empresa podem trabalhar em conjunto.
- Incerto: como é único, não existe a certeza do que vai acontecer, embora haja previsões.
Leia mais:
Gestão de projetos de inovação: o que é e como fazer
4 exemplos de projetos de inovação para você se inspirar
Pilares da gestão de projetos
Existem direcionadores para os profissionais que utilizam projetos em suas rotinas operacionais. Esses pilares são o passo a passo para que a gestão de projetos seja eficiente:
1 – Iniciação e escopo
O escopo é a fase em que são identificadas as necessidades, riscos, restrições e viabilidade de um projeto. É o momento em que o “desenho do projeto” acontece.
Se exigir a autorização de uma pessoa ou órgão, é nessa fase que deve acontecer.
2 – Planejamento
Consiste no momento em que se traça o plano de ação, o que exatamente deve ser feito, por quem e em qual o prazo.
Dentro do planejamento, também são elencadas as pessoas envolvidas na validação das fases do projeto.
Após essas definições, é a hora de fazer um cronograma das atividades.
3 – Execução
Trata-se de quando o projeto realmente acontece, seguindo o cronograma estipulado, bem como tudo o que foi acordado durante o planejamento.
É muito comum que as empresas busquem ferramentas de gestão de projetos para essa fase, de modo que os gestores e profissionais possam ter mais facilidade de acompanhar o que está previsto e os prazos.
Assim, eles terão mais governança das ações de cada uma das partes interessadas e do andamento do projeto.
4 – Monitoramento e finalização
O controle do projeto deve acontecer ao mesmo passo em que ele é executado, de modo a verificar possíveis imprevistos e criar alternativas para que ele não tenha que ser paralisado.
O monitoramento é o meio que garante que o projeto chegue à sua fase final.
O encerramento do projeto ocorre com a avaliação dos resultados. Nessa etapa, os gestores devem analisar se tudo aconteceu conforme o objetivo inicial.
Além disso, é recomendável que a equipe se reúna e faça uma avaliação da experiência, dos processos e resultados para garantir a melhoria contínua e o engajamento dos colaboradores.
Continue aprendendo:
Premissas e Restrições em Projetos: o que eu preciso saber?
PMBOK: o que é, qual a estrutura e as etapas
Diferença entre processo e projeto
Processo é um procedimento (uma tarefa ou um conjunto delas) que deve ser executado de forma recorrente, que segue uma ordem prevista, utilizando ferramentas ou técnicas para transformar algo.
O insumo do processo pode ser uma matéria-prima, uma linha de produção em uma indústria, dados ou outras fontes que possam atingir um resultado a partir de uma ação contínua.
Já o projeto, é um esforço para alcançar um objetivo que deve ser entregue dentro de um prazo estipulado. O processo em um projeto é a forma como as tarefas são realizadas, o que cabe a cada integrante e como ocorre a comunicação, por exemplo. É o jeito como o projeto acontece.
Relembrando, uma das características indispensáveis de um projeto é o fato de ser único, já os processos são repetitivos.
Podemos dizer que um projeto é um todo com início, meio e fim; e o processo é um meio para realizar um bom projeto.
O que faz a área de gestão de projetos?
Empresas que contam com uma área de gestão de projetos têm como responsabilidade principal a realização dos projetos previstos pela empresa, sobretudo àqueles que são vistos como estratégicos e importantes.
Em sua rotina, geralmente, a área utiliza de metodologia ágeis e ferramentas tecnológicas (como softwares) para guiar as etapas envolvidas nos projetos.
Os profissionais da área também são os protagonistas por fazerem com que os projetos cumpram os prazos definidos e atendam às expectativas e metas previstas.
Atualmente, é comum diferentes departamentos de uma empresa utilizarem da gestão de projetos para terem mais sucesso em suas empreitadas – equipes de produto, de marketing, de inovação, etc.
Além disso, os profissionais da área de projetos elaboram planos de ação, prezam pela comunicação alinhada com todas as partes envolvidas, buscam por estudos, métodos e ferramentas que possam apoiar e aprimorar continuamente a equipe para que as entregas sejam eficazes e completas.
Dicas para ter mais engajamento da equipe com os projetos
1. Estimule a criatividade da equipe
A ideia de conduzir pessoas com base em regras invioláveis não funciona mais.
Para estimular a participação dos colaboradores e a geração de ideias inovadoras na empresa, é preciso dar liberdade e passar confiança às pessoas.
Também é possível contar com a ajuda de algumas ferramentas, como a caixa de sugestões ou as reuniões de brainstorming.
Quando bem conduzidas, essas práticas podem estimular os colaboradores a buscarem soluções para os problemas diários em suas rotinas de trabalho.
Além disso, atualmente, as empresas podem investir em Programas de Ideias, uma ferramenta de inovação que organiza, facilita e engaja a participação dos colaboradores no envio de ideias para os desafios do negócio.
2. Crie metas inteligentes
Criar boas metas pode ser um desafio. As metas são norteadores que levam aos objetivos estratégicos de uma empresa.
Por isso, utilizar as metas em gestão de projetos é tão importante, elas auxiliam os profissionais a compreenderem a importância do projeto e de suas atuações.
Assim, os gestores de projeto oferecem um direcionamento estratégico à equipe, os mantém alinhados ao longo das etapas do projeto, e os conduz ao sucesso.
Para facilitar o momento de definir metas, os gestores podem contar com o modelo SMART, um método de validação das metas que prevê cinco princípios, são eles:
- Específica;
- Mensurável;
- Relevante;
- Alcançável;
- Temporal.
Além disso, é crucial saber como disseminar essa meta internamente, gerar feedbacks de melhoria e cobrar por resultados.
O gestor do projeto deve assumir essa responsabilidade, mantendo seus pares sempre informados acerca dos resultados.
3. Use a tecnologia a seu favor
Com um bom sistema de gestão, é possível gerenciar melhor todo o fluxo de trabalho e os talentos envolvidos com o projeto.
Por isso é indicado que utilize um software de gestão de projetos realmente eficaz, que possa auxiliar em cada atividade-chave que será executada. Bons softwares ajudam a planejar as atividades, controlar sua execução e acompanhar os indicadores de desempenho.
Com isso obterá melhores resultados, minimizando os erros operacionais e otimizando a produtividade da equipe. Além disso, conseguirá entregar seu projeto nas condições combinadas, por mais complexo que ele seja.
4. Invista na comunicação interna
A comunicação é um importante elemento para a finalização das atividades. Quando isso é deixado de lado, é muito provável que o número de erros e problemas internos cresçam drasticamente — interferindo negativamente na gestão de projetos.
Para ter uma boa comunicação, primeiro, é essencial envolver todo o topo da empresa nesse assunto. Fale com a liderança sobre a importância do diálogo interno, estimule-os a abraçar essa ideia e se comunicar melhor com cada um dos seus liderados.
Depois é importante contar com as ferramentas certas, tais como: intranet, redes sociais corporativas, aplicativos mobile e softwares especializados.
Avalie qual melhor atende as necessidades do projeto e combina com o seu público interno.
5. Invista em treinamentos
Quando um colaborador está treinado, é possível que ele realize suas atividades diárias com mais maestria. Isso porque bons treinamentos contribuem para desenvolver o conjunto dos conhecimentos, habilidades e atitudes necessários em cada profissional.
6. Ofereça feedbacks contínuos
O Feedback é a forma de informar à equipe sobre avanços e problemas que podem ocorrer ao longo do projeto. Desse modo, é possível fazer ajustes quando necessário, aumentar a produtividade e o engajamento com os projetos.
Conclusão
Os projetos são importantíssimos para o crescimento sustentável das empresa. Por isso, a gestão de projetos é tão fundamental, ele contribui para que a organização atinja seus objetivos.
Para gerenciar as iniciativas e projetos de inovação, as empresas podem contar com soluções inovadoras como o AEVO.
AEVO é uma One Stop Shop de Gestão da Inovação e Estratégia, que conta com uma solução completa para as empresas.
Atráves de sua plataforma, permite que as organizações possam gerenciar todos os projetos de inovação em um ambiente centralizado; conta, ainda, com uma consultoria de inovação que desenvolve soluções personalizadas as necessidades de cada negócio.
Fale com um de nossos especialistas e descubra como a AEVO pode apoiar seu processo de inovação.
