Um dia de trabalho é uma oportunidade para melhorar algo. Assim pode ser descrita a filosofia por trás do método Kaizen.
Indo além da filosofia, o Kaizen é descrito como um método por apresentar instruções aplicáveis. Ao longo do artigo, você verá passos que pode implementar para mudar a visão e os resultados da sua organização.
Criado e aperfeiçoado no Japão, foi um dos grandes responsáveis por reconstruir a economia do país ao final da Segunda Guerra.
Ganhando cada vez mais adeptos em países como Brasil e Estados Unidos, o método Kaizen já garantiu resultados invejáveis para empreendimentos de todos os tamanhos.
As empresas que utilizam o método podem notar aumento da produtividade, redução de custos e evolução dos colaboradores, atingindo fatias de mercado maiores e operações mais eficientes.
O que é Kaizen?
O método Kaizen é uma filosofia japonesa que acredita na melhoria contínua, onde tudo pode ser aprimorado através de pequenos ajustes que se transformarão em grandes mudanças. A palavra Kaizen, em sua origem, significa melhoria e/ou mudança.
O método surgiu no Japão, e embora tenha raízes nos ensinamentos tradicionais da cultura local, foi durante os anos 1950 que se tornou referência no ambiente corporativo. O país havia sido arrasado pela Segunda Guerra Mundial, e sua economia precisava ser reconstruída.
Não é exagero afirmar que o método Kaizen foi um dos suportes para o grande crescimento de gigantes japonesas, como no já conhecido exemplo da Toyota, através do Sistema Toyota de Produção.
Ainda no mercado automotivo, podemos citar também a Honda e a Nissan.
Para além dele, nomes como Sony, Panasonic e Canon também são exemplos de como o Kaizen posicionou empresas japonesas em lugares centrais de grandes mercados pelo mundo.
Como funciona o Kaizen?
Focando na evolução constante de processos para alcançar resultados cada vez melhores, o método Kaizen trabalha com cinco passos, que se tornaram populares como 5S, devido aos seus nomes em japonês:
- Seiri – Senso de utilização;
- Seiton – Senso de organização;
- Seiso – Senso de limpeza;
- Seiketsu – Senso de padronização;
- Sheitzuke – Senso de disciplina.
Cada ‘S’ pode ser implementado em diversas frentes, da estratégia à operação, e nunca se limita a uma área ou processo específico.
1. Seiri
Seiri é diferenciar entre o necessário e o desnecessário.
Pode ser alcançado removendo distrações do escritório ou reduzindo as funções de um produto, por exemplo.
No nível organizacional, uma aplicação do seiri é no fluxo de informação, ganhando agilidade ao evitar que ela passe de mão em mão até chegar onde realmente importa.
2. Seiton
Coloque tudo em seu devido lugar.
O Seiton favorece a dinâmica dos processos através da organização. Em resumo, se um colaborador precisa de certa ferramenta a todo instante, deve tê-la sempre à mão.
Isso também se aplica à estrutura da empresa, através de processos ágeis que não fiquem “travados” entre departamentos.
3. Seiso
O Seiso defende a ordem e limpeza no local de trabalho.
Manutenção das máquinas, iluminação e ventilação adequadas são alguns exemplos básicos de Seiso.
Um ambiente limpo e organizado não só gera mais eficiência, como também promove a saúde, motivação e satisfação de quem trabalha nele.
4. Seiketsu
Padronização das boas condutas.O seiketsu busca garantir que os bons resultados permaneçam e se espalhem.
Por um lado, ele direciona a adoção de boas práticas em áreas diferentes da empresa; por outro, incentiva que cada colaborador adote o método Kaizen, no trabalho e até mesmo na vida pessoal.
5. Sheitzuke
Aqui entra em cena a famosa disciplina japonesa, através de um esforço coletivo para que tudo funcione de maneira adequada dentro do método Kaizen.
É importante destacar que, para entregar o máximo de seu potencial, o Kaizen precisa ser adotado de forma conjunta por todos os envolvidos na organização.
Ele deve ser usado tanto nas definições estratégicas de alto escalão quanto na compra da impressora mais eficiente.
Tudo isso só pode ocorrer adequadamente se todos agirem com liberdade e disciplina. Se alguém precisa deixar suas funções para cobrar outra pessoa, temos uma ineficiência que deve ser resolvida.
Kaizen e melhoria contínua
O método Kaizen é uma mudança de pensamento, e não um projeto a ser concluído.
Ele deve iniciar um processo de melhoria contínua e sem fim. Como vimos no começo do artigo, um dia de trabalho é uma oportunidade para melhorar algo.
A organização e seus associados não devem ser vistos como máquinas que fazem as mesmas coisas todos os dias. Testar e aprender coisas novas é uma característica natural do ser humano, potencializada através do Kaizen.
Busque e incentive o aprimoramento constante, priorizando a execução imediata e o aprendizado prático, ao invés de ficar aguardando pela próxima ideia perfeita.
Benefícios do Kaizen
Hoje em dia já existe uma grande lista de empresas que utilizam os 5S, e podemos falar com segurança dos benefícios trazidos pelo método.
- Redução no desperdício – Seja nos recursos físicos ou no tempo de trabalho, desperdícios levam à queda na produtividade e lucratividade de qualquer companhia. O método Kaizen capacita todos os colaboradores para evitar que isso aconteça;
- Cultura de bem-estar – Tanto o ambiente quanto os processos de trabalho serão saudáveis, evitando estresse desnecessário e impulsionando o bem-estar coletivo. Isso favorece a captação e retenção de talentos;
- Capacitação profissional – Estes mesmos talentos poderão ser desenvolvidos ao máximo. Ao longo do tempo, serão construídos times de profissionais competentes, fazendo a empresa como um todo prosperar em qualquer situação;
- Qualidade dos produtos e serviços – O mercado valoriza uma empresa pelo que ela é capaz de entregar. Produtos e serviços cada vez melhores irão aumentar e fidelizar a sua base de clientes, garantindo uma posição de destaque no seu segmento;
- Surgimento de lideranças – O método Kaizen faz com que colaboradores possam se destacar nas mais diversas áreas. Eles trazem novas ideias e ainda favorecem a redução do microgerenciamento, liberando a direção da empresa para se concentrar em tarefas de maior importância.
Como aplicar o Kaizen, na prática?
Através do nosso Programa de Inovação, nós pudemos utilizar as técnicas dos 5S em empresas como a Aviva, referência nos setores de turismo e entretenimento, com parques e resorts.
Com essa experiência, pudemos verificar, na prática, como o método Kaizen funciona.
Facilite o fluxo de informação
Mais de 16 mil ideias foram apresentadas pelos associados da Aviva. Isso foi possível ao facilitar que a informação circulasse utilizando as ferramentas no Programa de Inovação, onde cada pessoa pode inserir suas contribuições em instantes.
Valorize as contribuições
A cultura da Aviva permite que os associados sejam estimulados a contribuir, por saber que suas propostas serão valorizadas.
Você pode premiar as sugestões com os melhores resultados, oferecer bônus e avanços na carreira, além de novos desafios, com espaço para que os próprios colaboradores desenvolvam e implementem algumas de suas ideias.
Estabeleça lideranças
A implementação do método Kaizen irá ocorrer aos poucos, e no primeiro momento é fundamental estabelecer um grupo como responsável pelo processo.
Na Aviva, foi realizado por meio de um departamento de inovação com quatro associados.
Inovação orquestrada
Francisco Costa Neto, CEO da Aviva, defende que “a inovação precisa ser orquestrada”. A empresa deve ter um direcionamento, assim como uma plataforma de inovação onde os esforços podem ser centralizados.
Utilizando estes princípios, a Aviva conseguiu dar voz aos seus mais de 4.200 colaboradores, trazendo novas ideias que permitiram alcançar um retorno financeiro acima de R$ 55 milhões em 10 anos de inovação contínua.
Filosofia Kaizen e inovação incremental
Reconhecida pela sua capacidade de produzir crescimento permanente, através da melhoria contínua, a filosofia Kaizen é uma visão de mundo por meio da qual buscamos níveis cada vez mais altos de eficiência e qualidade.
Pessoas e organizações que adotam a filosofia Kaizen costumam trabalhar a partir de uma premissa: hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje.
Dentro da filosofia Kaizen, não se aguarda pela grande ideia revolucionária, capaz de transformar o mercado. Seu foco está em implementar qualquer proposta com o potencial de aperfeiçoar determinado procedimento, mesmo que isso traga uma pequena diferença.
Há uma confiança de que passos curtos e rápidos, somados, serão capazes de conduzir às grandes transformações.
Vamos mostrar como a filosofia Kaizen pode ser aplicada a inovação incremental, método que vem sendo estudado e refinado há mais de 80 anos, e apresenta ferramentas práticas para transformar em realidade a visão do Kaizen.
O que é inovação incremental?
Quem está à frente de um empreendimento com certeza já conhece diversas histórias com esse padrão: alguém teve uma ideia revolucionária, que destruiu toda a concorrência e reinventou o mercado.
Pode ser o iPhone, Facebook, Netflix, Uber, SpaceX, e por aí vamos. Os exemplos quase não têm fim.
O problema é que maioria dessas histórias deixa passar uma informação importante: qualquer novidade, por mais disruptiva que seja, só alcança e permanece no topo do mercado graças a uma série de inovações incrementais, que aperfeiçoam as suas características.
Um exemplo disso é o Instagram, que surgiu como inovação disruptiva em 2010. A marca e o aplicativo, vendidos por US$ 1 bilhão ao Facebook em 2012, ainda são considerados inovadores, mesmo após uma década.
O “segredo” não está apenas na criação inicial – aliás, podemos até dizer que o Instagram já não é mais o mesmo aplicativo.
São as inovações incrementais, como stories, integração ao Facebook, lives e novos filtros, que o levaram aos 500 milhões de usuários por dia e faturamento de US$ 20 bilhões em 2019.
Também é importante apontar que a inovação incremental não precisa estar ligada ao produto. Ela pode surgir como uma mudança na linha de produção, novas campanhas de marketing, sugestões para cortar custos sem perder produtividade, e assim por diante.
Um exemplo disso é a Aeris, fabricante de pás eólicas e parceira do nosso software AEVO, que utiliza a filosofia Kaizen para potencializar a inovação incremental.
A empresa obteve uma redução de custos na casa dos R$ 900 mil otimizando seus processos de fabricação, sem tocar no produto final.
Leia também: Inovação Incremental vs Inovação Radical: Qual a diferença?
Benefícios aplicados à inovação incremental
Empresas do mundo inteiro já trabalham com os fundamentos da filosofia Kaizen e da inovação incremental, e uma lista de benefícios pode ser verificada de modo consistente em vários desses casos:
Evolução permanente
É comum ver organizações que surgiram de uma boa ideia, mas estão há anos do mesmo tamanho, ou até mesmo líderes de mercado dizimadas por novas criações, como os casos famosos da Nokia, Kodak e Yahoo.
Por outro lado, através da filosofia Kaizen, companhias potencializam o retorno trazido pelas inovações disruptivas, como nos casos da Apple, Google e Amazon, cujo produto ou serviço revolucionário foi e continua a ser melhorado num ritmo constante.
Fidelização do mercado
A primeira versão do iPhone foi lançada em 2007, e 13 anos depois o público continua fiel ao produto, que já possui uma dúzia de modelos.
As novidades trazidas pela inovação incremental permitem alcançar diversas vezes os mesmos clientes.
Como um benefício extra, as versões anteriores não se perdem, e podem ser vendidas por um preço inferior, alcançando parcelas do mercado que não conseguem pagar pelo modelo atual.
Redução dos riscos
Após anos fidelizando um mercado, você terá acumulado uma grande base de dados com feedback dos próprios consumidores.
A partir daí, é mais fácil descobrir o que eles gostariam de ver nas próximas versões e lançar produtos com grandes chances de sucesso.
Redução dos custos
Criar e lançar um produto do zero costuma exigir um alto investimento para a descoberta de novas tecnologias, pesquisa de mercado, aquisição de máquinas, treinamento dos colaboradores e publicidade.
Através da inovação incremental, não será preciso reinventar a roda ano após ano, apenas melhorá-la um pouco.
Como correlacionar a filosofia a prática da inovação incremental?
Combinar a filosofia Kaizen e a inovação incremental evita que sua organização fique à deriva, esperando por boas ideias, enquanto os concorrentes avançam com um destino bem-planejado.
A chave para potencializar os resultados é um procedimento conhecido como Kaizen teian.
Teian é um termo de origem japonesa, e pode ser traduzido como sugestão, ou proposta. Sua definição é uma metodologia com o propósito de estimular a contribuição dos colaboradores na empresa, com ideias para promover um avanço contínuo, a partir das seguintes premissas:
1) Todos devem participar
Na filosofia Kaizen, quanto mais pessoas trouxerem ideias, maiores as chances de sucesso. O objetivo é combinar diversos pontos de vista, estratégicos e operacionais, para alcançar as melhores soluções.
Um diretor de vendas, por exemplo, trará experiência e visão ampliada, podendo contribuir com uma ideia A.
Por outro lado, um representante comercial trará detalhes sobre seus próprios clientes, e pode contribuir com uma ideia B.
Ambas devem ser igualmente valorizadas e discutidas, enquanto visões diferentes sobre o mesmo problema. Isso não significa que todas as sugestões devam ser aplicadas; é possível escolher uma, outra, ou algo entre as duas, mas não se deve descartá-las sem uma avaliação.
2) O estímulo é fundamental
A participação pode ser incentivada através de cursos, seminários e bônus financeiros, inserindo a colaboração na cultura e no mindset da empresa.
Um feedback claro sobre as ideias anteriores também é indispensável para que elas continuem fluindo.
Além disso, a empresa também pode oferecer treinamentos aos seus colaboradores, incentivando o desenvolvimento de novas habilidades, que não só tende a resultar em sugestões cada vez melhores, como também é um dos pilares na filosofia Kaizen.
3) Liderança e responsabilidade
É preciso ter um time à frente do programa de inovação na sua empresa.
A dimensão do time varia com o porte da organização, mas em todas elas é importante ter pessoas cuja responsabilidade principal seja a condução desse programa.
5 cases de empresas brasileiras
A Metodologia Kaizen está ganhando cada vez mais espaço nas empresas brasileiras . Existem diversos players obtendo sucesso e crescimento com as técnicas, seja num comércio local ou em multinacionais consolidadas.
Apresentamos brevemente algumas empresas que usaram e usam o Kaizen. Agora vamos nos aprofundar em cinco histórias, com lições aprendidas na prática por quem está utilizando – e até mesmo aperfeiçoando – a Metodologia Kaizen.
1. Aeris – ouvir, valorizar e implementar
O ramo da Energia Renovável já é inovador por natureza, e a Aeris é uma das fabricantes que utilizam a Metodologia Kaizen para se destacar no setor.
Criado em 2014, o programa Valorizando Ideias e Sugestões da Aeris (VISA) foi reforçado em 2018 pelo AEVO, software baseado na Metodologia Kaizen, e conseguiu superar os desafios encontrados por grande parte dos programas de inovação:
- Estimular a participação do maior número de colaboradores;
- Manter o Programa aquecido e os colaboradores engajados;
- Reter, analisar e gerenciar grande quantidade de ideias;
- Transformar ideias em resultados.
Até então, o programa recebia uma média de 340 sugestões por ano, chegando às 450 em apenas 15 dias com o AEVO, e alcançando um total de 1700 propostas enviadas pelos colaboradores da empresa.
Com impressionante 20% de implementação, a Aeris mostra que ouvir é só o primeiro passo.
As sugestões permitiram reduzir a duração dos processos na fábrica, aumentando a produtividade e cortando custos desnecessários, promovendo um retorno de R$ 6, 80 para cada real investido.
2. Weg S.A. – inovação e eficiência como valores
Multinacional brasileira com presença em outros 11 países, a WEG S.A. aponta seu sucesso diretamente ao uso de princípios ligados à Metodologia Kaizen, sobretudo a inovação permanente e a busca pela eficiência máxima.
Todo dia trabalhamos para tornar as coisas melhores. Todos os produtos, processos e desenvolvimentos são guiados pelo aumento na eficiência.
Afirma o site da companhia.
Seus esforços a levaram ao posto de Melhor Fornecedor Global da Electrolux, gigante dos eletrodomésticos, e ao prêmio de Excelência na Produtividade concedido pelo Kaizen Institute Brasil, em 2016.
Entre os muitos aspectos da Metodologia Kaizen, a WEG se destaca por incentivar o desenvolvimento de seus colaboradores, com uma participação coletiva em cursos e treinamentos que ultrapassa os 2 milhões de horas por ano.
Leia também: Melhoria Contínua – tudo o que você precisa saber.
3. Desafio livre de plástico Corona
A Corona pertence ao Grupo Ambev, parceiro da AEVO e do nosso Programa de Ideias. Foi com o auxílio dele que a marca lançou o Desafio Livre de Plástico, visando atrair e premiar ideias inovadoras para reduzir a poluição dos oceanos.
O projeto mostra como a Metodologia Kaizen pode ser utilizada para desenvolver soluções concretas, ajudando a resolver um dos maiores problemas modernos.
A ideia premiada foi uma garrafa biodegradável, que não utiliza plástico e ainda entrega nutrientes ao solo após se degradar.
A amplitude na geração de ideias merece destaque – além do vencedor, foram desenvolvidos outros 5 projetos para a avaliação final, e mais de 450 ideias foram enviadas ao todo, em apenas duas semanas.
Num cenário empresarial, isso significa que você poderia implementar uma solução hoje, e ter outras já prontas para usar no futuro.
O Desafio também teve um grande retorno para as marcas envolvidas, através da divulgação gratuita, com matérias em sites como Folha de São Paulo, jornais locais, e veículos que cobrem os segmentos de empreendedorismo, sustentabilidade e cervejarias.
4. Zen S.A – Kaizen brasileiro de referência global
Recebendo o segundo lugar no prêmio Global KAIZEN™ Award para o ano de 2018, a Zen S.A. é mais uma representante brasileira do sucesso trazido pela Metodologia Kaizen.
A companhia, fabricante do setor automotivo, está em atividade desde os anos 1960, e viu seus números se multiplicarem após implantar conceitos do Kaizen nos seus processos, há cerca de uma década.
A satisfação dos clientes cresceu 20% em 7 anos com a Metodologia Kaizen.
No mesmo período, o tempo que uma peça leva para se fabricada caiu 75%. Os processos rápidos e de qualidade sustentaram um crescimento real, que se converteu em exportações para mais de 60 países.
Além dos benefícios financeiros, a Metodologia Kaizen também favoreceu a segurança dos colaboradores, com uma redução de 95% no número de acidentes .
A Zen S.A. ainda se aprofundou no seiketsu, ou senso de padronização, um dos princípios na Metodologia Kaizen.
O Seiketsu defende que os bons resultados sejam reforçados e espalhados para outras áreas, e a organização conseguiu isso ao lançar seu próprio sistema de manufatura.
5. CCP: ideias aplicadas e retorno tangível
Apenas nos últimos 8 meses de 2019, a Cyrela Commercial Properties S/A conseguiu levar 127 ideias da sugestão à implementação real, utilizando os fundamentos da Metodologia Kaizen e o software AEVO, que acompanha cada etapa do processo.
Este número já é grande, mas para completar, outras 54 propostas terminaram o ano em estágio avançado, para serem postas em prática no começo de 2020.
Baseado em 5 pilares para o direcionamento das ideias – melhoria contínua, impacto financeiro, desejado pelo cliente, impacto positivo no entorno e novidade no mercado – o InovaCCP reorientou os esforços da companhia, priorizando essas áreas.
O sucesso nas implementações também se refletiu nos resultados: o programa InovaCCP obteve um ROI extraordinário, de R$ 8,62 para cada real investido.
O crescimento gerado incentivou ainda o estabelecimento de bônus, programas de treinamentos e eventos sobre inovação para os colaboradores da CCP, transformando a Metodologia Kaizen numa realidade cotidiana e permanente.
Por que utilizar o Kaizen em sua empresa?
Através dos cases que acabamos de avaliar, podemos notar alguns benefícios da Metodologia Kaizen:
Fluxo de ideias constante
Centenas de sugestões, geradas por quem está diretamente envolvido com os processos.
A Metodologia Kaizen permite aproveitar Insights dos colaboradores que estão na linha de frente, sobre como melhorar o trabalho que realizam diariamente.
Produtividade e eficiência
Com a Metodologia Kaizen, é possível tirar uma peça da fábrica em menos tempo, cortar gastos sem perder fòlego ou ter cada pessoa trabalhando onde possa dar o melhor de si.
Mudanças como essas permitem um aumento sustentável da competitividade e lucratividade em qualquer empresa.
Retorno concreto
Um retorno de 680% ou 862%, como nos casos da Aeris e da CCP, não é algo que a maioria das organizações costuma alcançar.
Podemos ver, em toda parte, empresas que passam anos sem sair do mesmo patamar, enquanto a Metodologia Kaizen permite multiplicar o tamanho de uma organização.
Para fixar o conhecimento deste artigo, revisitamos as duas principais perguntas sobre o tema abaixo:
O que é o método de Kaizen?
O método Kaizen é uma filosofia japonesa que acredita na melhoria contínua, onde tudo pode ser aprimorado através de pequenos ajustes que se transformarão em grandes mudanças. A palavra Kaizen, em sua origem, significa melhoria e/ou mudança.
Quais os 5 princípios do Kaizen?
O método Kaizen trabalha com 5 passos, que se tornaram populares como 5S, devido aos seus nomes em japonês:
Seiri – Senso de utilização;
Seiton – Senso de organização;
Seiso – Senso de limpeza;
Seiketsu – Senso de padronização;
Sheitzuke – Senso de disciplina.
Conclusão
Para obter um resultado acima da média com o Kaizen, você pode utilizar uma ferramenta desenhada a partir desse método, capaz de integrar processos, colaboradores e ideias num só lugar.
Um bom programa de inovação pode trazer centenas, ou até milhares de ideias valiosas, como acabamos de ver.
Uma sugestão é o software AEVO, criado para atender as demandas do método Kaizen e favorecer o intraempreendedorismo, com o foco em proporcionar melhoras consistentes para melhorar sempre.
