Limitações do Excel: 7 riscos de trabalhar apenas com planilhas

Apesar do advento dos softwares de gestão, capazes de prover todas as informações necessárias ao gerenciamento, as planilhas eletrônicas ainda são utilizadas por muitas empresas atualmente. Mesmo com todas as limitações do Excel, essa ferramenta ainda é usada em vários setores de diversas empresas, como, por exemplo as áreas de vendas, marketing, linha de produção e outras mais.

Essas planilhas podem até trazer bons resultados a princípio, porém, à medida que a complexidade e a quantidade das informações que existem em uma estrutura empresarial aumentam, tais instrumentos podem mais atrapalhar do que ajudar.

As limitações do Excel e os problemas que elas trazem

O post de hoje mostra 7 problemas oriundos das limitações do Excel e que podem colocar em risco sua gestão empresarial. Continue sua leitura e fique atento a cada caso citado!

1. Dificuldade de concatenar informações de vários arquivos

Uma empresa que analisa separadamente cada um de seus dados possui poucas chances de sucesso. Uma das limitações do Excel é justamente não permitir integrar facilmente diversas planilhas e informações, para que todo o processo produtivo seja compreendido. Embora exista a possibilidade de inserir hiperlinks entre todas elas, esse é um recurso pouco eficiente, visto que torna os arquivos demasiadamente pesados e necessita que as várias fontes de dados estejam abertas, para prosseguir com a atualização das alterações.

Imagine se, para cada atividade existente em uma gestão, existisse uma planilha diferente para o armazenamento de dados e de informações. Pense também no tempo que seria gasto para reunir e analisar todos esses dados. Essa situação é extremamente tóxica para o cronograma de uma empresa, especialmente quando um gestor quer dar agilidade e eficiência à sua gestão.

2. Multiplicidade de arquivos e versões distintas

O dinamismo que rege os processos de uma empresa precisa ser levado muito a sério. Em questão de horas ou minutos, uma decisão ou uma negociação muito importante pode ser realizada e todo o cenário em que sua empresa se encontra, alterado.

Como as informações em uma planilha de Excel não são atualizadas automaticamente, essa situação pode trazer instabilidade e insegurança para sua empresa.

Já que os dados não são reais ou não condizem com a atualidade, um gestor tem grandes dificuldades para exercer sua função e, provavelmente, gasta muito tempo organizando tudo, a fim de tomar a decisão correta sobre um determinado assunto.

Além disso, é muito comum existirem várias versões de uma mesma planilha. Quando muitos colaboradores estão envolvidos em um projeto, cada um acaba fazendo alterações diferentes nesses arquivos. Nesse caso, perde-se o controle de versões e nunca se sabe qual é o arquivo correto a ser utilizado.

3. Falta de segurança para restrição de acesso

Toda empresa possui informações extremamente valiosas e necessárias ao desenvolvimento de seu processo produtivo. As planilhas de Excel não fornecem a segurança que um empreendimento precisa para guardar seus dados.

Restringir conteúdos estratégicos a determinados usuários é a melhor maneira para manter em segredo as informações de sua empresa. Infelizmente, essa é uma das principais limitações do Excel, já que esse programa permite o acesso de todos às suas planilhas. 

O recurso da senha, utilizado por algumas pessoas para limitar o acesso aos dados salvos nas planilhas traz consigo o risco da falta de recuperação. Diferente de um software ou uma plataforma — nos quais você pode conseguir, com os administradores, um reset de senha —, no Excel isso não é possível. Uma vez esquecido o password de acesso, você perde definitivamente os dados salvos.

4. Baixa mobilidade das planilhas do Excel

O mundo moderno exige que um gestor tome decisões importantes para sua empresa em qualquer lugar que ele esteja, seja em sua casa ou em uma reunião do outro lado do mundo.

Um empreendimento que utiliza planilhas de Excel em sua gestão não permite que esse profissional acesse seus dados remotamente do celular ou tablet, a não ser em alternativas muito restritas, que normalmente não suprem todas as necessidades de um gestor. Uma das limitações do Excel é a restrita possibilidade de trabalhar plenamente com o arquivo apenas em sua máquina.

Veja o seguinte exemplo: um gestor está em outro país para uma reunião a serviço de sua empresa. Por algum motivo qualquer, ele precisou ser acionado para fazer um relatório. Com base nos dados oriundos da última versão da planilha que recebeu, ele tira suas conclusões e envia seu relatório. Porém, ele não sabe que, durante esse tempo, algumas informações foram alteradas e todas as suas considerações tornaram-se defasadas para o problema em questão.

Com o uso de um software de gerenciamento de processos, é possível que seus funcionários acessem todas as informações de sua empresa remotamente, otimizando, assim, sua produtividade.

5. Limitação da comunicação entre os colaboradores

Uma empresa de pequeno ou médio porte possui diversos tipos de funcionários e eles precisam se comunicar diariamente.

A qualquer momento, podem acontecer mudanças de valores e de critérios nas atividades que são realizadas em sua estrutura empresarial. É extremamente importante que todos os colaboradores de sua empresa troquem constantemente informações sobre essas mudanças.

É necessário também existir um ambiente propício ao diálogo, em que todos se comuniquem segundo os mesmos preceitos. Infelizmente, uma planilha de Excel não proporciona os esses benefícios para uma empresa, já que cada funcionário possui seu próprio grupo de arquivos, nos quais trabalha individualmente.

6. Maior possibilidade de erros em fórmulas e seus resultados

Toda planilha do Excel precisa ser iniciada do zero. Por mais que se aproveite alguma já existente, sempre é necessário realizar alterações. Algumas empresas afirmam que possuem especialistas no assunto e depositam toda a sua confiança nesses profissionais. Entretanto, isso pode trazer grandes riscos para um negócio.

Todos os ambientes estão sujeitos a falhas, em maior ou menor grau. Uma dessas planilhas pode ter sido baseada em fórmulas erradas desenvolvidas por algum dos seus colaboradores. Nesse caso, o erro só será descoberto quando suas consequências vierem à tona. Em uma situação mais extrema, pode ser tarde demais e seu negócio pode perder um contrato muito importante, por exemplo.

Outra situação corriqueira é aquela em que diferentes colaboradores precisam fazer alterações nas fórmulas e critérios previamente utilizados em suas planilhas. Essa circunstância precisa ser analisada com cuidado, pois cada um possui uma maneira de trabalhar e alguns, eventualmente, mais atrapalham que ajudam o todo.

7. Dificuldade para acompanhar o desempenho da empresa e dos funcionários

Uma empresa é formada por vários setores e funcionários. Um gestor precisa ter em mãos todos os indicadores referentes aos processos e à produtividade de seus colaboradores, para tomar decisões eficientes em sua gestão. Utilizando-se apenas de planilhas de Excel, muito provavelmente essa tarefa não será fácil. Ele terá que abrir inúmeras planilhas, que podem estar desatualizadas, e precisará encontrar as anotações que cada um fez em relação às atividades prestadas, com o intuito de acompanhar o avanço de seu projeto.

Um cenário como esse é caótico e deve ser evitado a todo custo. Um software de gestão, por reunir todas essas funções em um só lugar, pode ser a solução que um gestor tanto procura.

Se você identificou algum em comum com sua realidade em alguns desses pontos, compartilhe esse post em suas redes sociais e faça com que mais pessoas evitem esses problemas!

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