Um projeto que consiga cumprir o escopo no prazo, custo e qualidade determinados, é o sonho de qualquer gerente de projetos, porém isso é quase impossível. De acordo com pesquisas recentes, cerca de 9% dos projetos de grandes empresas são considerados de sucesso. Em médias e pequenas empresas, o índice é um pouco melhor, atingindo 16, 2% e 28%, respectivamente.
Com base nesses números, encontrar um projeto que tenha sido corretamente gerenciado, cumprindo todos os parâmetros e métricas necessárias, não é nada fácil. Os gerentes de projeto precisam de habilidades e conhecimentos para conseguir um gerenciamento de projeto ideal.
Obviamente, sabemos que errar é humano e os gerentes de projeto não estão protegidos de tal fato, mas, com a acirrada competitividade do mundo atual, os erros estão se tornando cada vez menos aceitáveis e compreendidos.
Para evitar que eles ocorram, é necessário conhecer as principais falhas que acontecem nos projetos ao redor do mundo. Leia este artigo e descubra o mapa da mina: evite 6 erros que detonam o gerenciamento de projetos.
1. Comunicação
Mapa da mina: A rotina de um projeto é extremamente dinâmica, não havendo tempo livre para ineficiências. O processo de comunicação está dentro desses parâmetros, uma vez que uma informação mal repassada ou mal compreendida pode prejudicar o desenvolvimento das atividades.
Sendo assim, a comunicação deve ser a mais clara e objetiva possível. O gestor responsável pelo projeto deve garantir que a informação compartilhada foi compreendida pelo receptor, evitando maiores transtornos. O ideal é sempre buscar um feedback dos receptores da informação, certificando o seu entendimento.
Informações repassadas por e-mail, por exemplo, devem ser 100% certificadas quanto ao seu recebimento e ao seu entendimento, garantindo, assim, que todo o processo de comunicação seja realizado da mais perfeita forma possível.
A responsabilidade sobre uma comunicação efetiva não depende apenas do gerente de projetos. Todos os profissionais devem saber suas funções e suas responsabilidades dentro do empreendimento e devem, também, garantir que as informações cheguem no destino final, sem nenhum desvio. Dessa maneira, a comunicação deixará de ser um problema para sua equipe.
Outro ponto a ser destacado sobre as comunicações se dá em relação aos stakeholders do projeto. As partes interessadas necessitam ter informações atualizadas e de fácil entendimento sobre a atual situação de um projeto e, o modo mais comum de fazê-lo é através dos relatórios de status.
Os relatórios de status contemplam o panorama atual de um empreendimento e devem indicar de maneira objetiva os principais desvios e pontos de atenção. Um erro que pode detonar o seu gerenciamento de projetos está na emissão de relatórios demasiadamente extensos, dificultando a compreensão por parte dos principais envolvidos no projeto e, consequentemente, prejudicando a tomada de decisão.
Por isso, uma dica de sucesso é gerar relatórios modernos, como por exemplo, o one page report, capaz de informar um stakeholder sobre toda a situação do projeto em apenas uma página. Ao apostar nessa modalidade, sua empresa conseguirá produzir bons relatórios, fornecendo as principais informações para os stakeholders e de uma maneira que eles possam entendê-las, sem maiores dificuldades.
2. O cliente tem sempre razão
Mapa da mina: Alterações de escopo são situações um tanto quanto corriqueiras no gerenciamento de projeto. Seja por uma indefinição ou por querer algo a mais, os clientes estão sempre solicitando modificações e acrescentando novas funcionalidades em seus projetos.
Contudo, você deve sempre lembrá-lo que o planejamento inicial foi realizado com base no escopo contratado, determinando o prazo e o custo da obra. Alterando o escopo inicial, todos esses índices deverão ser atualizados também, não é mesmo?
Por mais que o cliente queira apenas um “ajustezinho” aqui e outro ali, você deve ter pulso firme e negar o seu pedido. No mundo contemporâneo, a máxima de que “o cliente tem sempre razão” não é mais verdadeira.
O gerente de projetos deve mostrar para o cliente o impacto que as suas solicitações estão provocando no projeto, como isso impactará no cronograma, e como afetará a sua empresa e a sua carreira profissional — afinal, ela estará em risco.
É comum que os gerentes de projeto criem um documento de alterações de mudança e enviem para seus clientes. Esse documento contempla as alterações solicitadas, bem como o prazo adicional e o custo extra. Caso o cliente concorde e assine esse documento, as alterações devem sem realizadas e você pode aceitá-las com toda tranquilidade.
3. Quem manda sou eu
Mapa da mina: Os membros de uma equipe são as pessoas mais conscientes dos desafios e problemas que o projeto está enfrentando. Sendo assim, criar um ambiente onde a equipe não se sinta à vontade para sugerir soluções e ideias para solucionar as ameaças pode levar o seu projeto ao fracasso.
“Faça isso, porque quem manda sou eu!” é uma das piores frases que um profissional pode ouvir. Além de ter que realizar uma atividade que não concorda ou de uma maneira que não considera a ideal, tal fato é extremamente desmotivador.
Um gerente de projetos de sucesso dá liberdade para os seus subordinados sugerirem ações e atividades, e analisa todas as opções antes de uma decisão final.
Além disso, ele sempre tenta explicar o porquê da escolha daquela ação ou metodologia, certificando que todos entenderam e concordam com a sua escolha. Gestores de projeto de sucesso devem ter atitudes de líderes, e não mais de chefes do passado.
4. Riscos
Mapa da mina: A gestão dos riscos é um procedimento fundamental para prever ameaças e oportunidades que possam afetar o andamento das atividades. Caso não seja executado e monitorado constantemente, o projeto pode sofrer inúmeros prejuízos.
As principais instituições que fornecem informações e ensinamentos sobre o gerenciamento de projetos, como o PMI, tratam a gestão de riscos como uma das principais ações a serem realizadas.
É válido afirmar que o processo de gerenciamento dos riscos necessita de uma constante análise, uma vez que o desenvolvimento das atividades, aliado a fatores externos, pode mudar a priorização dos riscos — não gerencia-los e monitora-los é a garantia do fracasso.
5. Alocar recursos
Mapa da mina: Outra atitude que pode detonar o gerenciamento de seus projetos é errar no processo de alocação de recursos. É fundamental que você conheça bem sua equipe, suas características individuais e habilidades, podendo, assim, designar as funções corretamente.
É necessário, também, que o líder de projetos certifique que não existam profissionais sobrecarregados enquanto outros estão tranquilos, por já terem finalizado as suas atribuições. Esse fato pode provocar insatisfações internas na sua equipe, bem como um clima desagradável para o seu projeto.
O processo de alocação de recursos é um dos elementos mais importantes na esfera do gerenciamento de projetos. Pode-se dizer, inclusive, que essa etapa é um dos estágios críticos para o sucesso. Além do que já foi elencado, a alocação de recursos deve colocar os profissionais certos nas funções certas, visando a máxima produtividade das pessoas e a melhor qualidade do produto final.
6. Tecnologia
Mapa da mina: O mundo atual nos fornece uma gama de tecnologias inimagináveis em anos atrás. Smartphones, tablets, ultrabooks, e outros aparatos tecnológicos, vieram para ficar e são extremamente úteis em nossas rotinas.
No âmbito do gerenciamento de projeto, não utilizar os recursos da tecnologia pode prejudicar a sua gestão. Existem softwares de gestão de projetos com funcionalidades que permitem controlar o andamento do portfólio de projetos da sua empresa, de forma simples e objetiva.
Essa nova tecnologia é capaz de fornecer uma visão geral do portfólio, facilitar a criação de relatório de status (incluindo o One Page Report), e simplificar o processo de análise de indicadores e dos desvios do cronograma inicial.
Além disso, a vantagem da utilização desse recurso é que você pode ter acesso às informações de seus projetos na palma da mão, onde quer que esteja. Dessa maneira, o gerenciamento de projetos se torna muito mais fácil de ser executado, não é mesmo?
Realizar o gerenciamento de projeto não é uma tarefa fácil. O gestor de projetos deve estar atento a tudo e a todos, buscando sempre evitar erros e possíveis interferências no desenvolvimento das atividades. O uso da tecnologia pode ser de grande ajuda para que esse profissional consiga estar a par de todas as informações que ocorrem no dia a dia de seu portfólio de projetos.
E então, gostou do nosso artigo? Agora que você já conhece o mapa da mina, nos conte: já cometeu algum destes erros? Qual foi o impacto? Deixe seu comentário no post!
