Mapeamento de processos: o que é, como fazer e benefícios

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Entender como um processo é feito na empresa pode contribuir em muito para o seu melhoramento, já que permite analisar as suas etapas e verificar se não pode ser feito de maneira diferente.

Esse é o objetivo do mapeamento de processos, que pode ser tornar uma atividade corriqueira da sua equipe para que seja possível realizar as atividades sempre com maior eficiência.

Saiba mais sobre o que é mapeamento de processos, como fazer e benefícios com a leitura deste artigo e os seus tópicos a seguir.


O que é mapeamento de processos?

O mapeamento de processos consiste em identificar a sequência de uma determinada atividade executada na empresa, levando em consideração o fluxo de trabalho e os demais elementos que a integram.

É possível mapear qualquer tipo de processo, embora haja aqueles que sejam mais complexos, o que pode exigir mais empenho. Além disso, é uma prática que pode ser aplicada em empresas de todos os segmentos da economia.

É importante dizer que quando se fala em processo refere-se a qualquer ordem determinada de atividades ou tarefas, realizadas por um colaborador ou equipe. Os processos de cada empresa também dependem da sua estrutura organizacional.


Porque o mapeamento de processos é importante?

A principal importância do mapeamento de processos é entender como o mesmo é feito e, a partir disso, analisar como podem sofrer melhorias, para que se tornem padronizados, mais rápidos ou otimizados.

Com o surgimento de novas tecnologias, conhecimentos e experiências, as atividades têm potencial para evoluir periodicamente. Assim, um processo que era executado de maneira demorada e dispendiosa pode se tornar muito mais ágil.

Além disso, durante a sua realização, é possível responder perguntas que facilitem o entendimento de cada processo.

Entre elas, qual o objetivo do processo, quem são os responsáveis, quem participa, quanto se gasta, o que se espera e quais são as principais dificuldades e os riscos associados.

Ao mapear processos, consegue-se até identificar atividades que se tornaram desnecessárias ou muito custosas e que exige o envolvimento de menos colaboradores.


Benefícios do mapeamento de processos

O mapeamento de processos oferece diversos benefícios para a empresa. Confira a seguir quais são as principais vantagens.


Identificar e evitar gargalos

Os gargalos ocorrem quando a demanda está maior do que a capacidade da empresa. A sua equipe, por exemplo, pode estar acumulando trabalho e ao mapear processos é possível identificar a origem do problema e realizar as mudanças necessárias.

Ou seja, mudar o fluxo de trabalho ou mesmo aumentar a capacidade para evitar o gargalo.


Contar com uma equipe mais dinâmica

O mapeamento de processos identifica possíveis colaboradores ociosos em determinas atividades, permitindo o seu remanejo para tarefas que precisem de mais pessoal.

Isso acontece porque não são apenas os processos que são mapeados, mas também quem os executa.

Além disso, enxerga-se com maior clareza o responsável pela tarefa e quem são os participantes, sendo que esse conhecimento é essencial para delegar funções de maneira apropriada.

Da mesma forma, faz com que os colaboradores conheçam a sua importância nos processos que integram.


Tornar os processos padronizados

Um mesmo processo pode ser feito de diferentes formas, mas existe a forma mais assertiva, que deve ser praticada por todos os colaboradores. Ou seja, de modo padronizado e essa é mais uma vantagem do mapeamento de processos.

A padronização contribui ainda com a produtividade e a segurança dos profissionais, sem contar que é um jeito eficiente de evitar falhas ou mesmo identificá-las com rapidez.

Por consequência, há um maior controle do processo, importante para os gestores terem uma previsão de resultados, além de evitar surpresas desagradáveis.


Otimizar processos

Mais um benefício de mapear processos e também uma consequência das demais vantagens é a otimização dos processos. Afinal, evitando gargalos, tendo uma equipe mais produtiva e padronizando as atividades é possível garantir uma melhoria geral.

Os processos se tornam ainda mais baratos, já que a maior previsibilidade evita custos desnecessários, até porque o mapeamento pode mostrar processos pouco lucrativos que não compensa ser realizados.


Etapas do mapeamento de processos

Para mapear os processos, recomenda-se seguir algumas etapas. Veja quais são elas a seguir:


Definição de quais processos mapear

Embora todos os processos possam e devam ser mapeados, inicialmente, é adequado priorizar os mais importantes e que por consequência tragam mais resultados para a sua empresa.

Por isso, o primeiro passo do mapeamento de processos é definir quais são eles, já que não é recomendado fazer todo o trabalho de uma única vez.


Revisão em conjunto dos mapeamentos

Depois de mapear os processos, é a vez de revisá-los, mas agora, de forma conjunta. Isso é importante não só para verificar se tudo está correto, como também para certificar-se que eles fazem sentido no contexto empresarial.

Nessa etapa, é indicado validar o que foi feito junto aos colaboradores envolvidos, para ter a certeza que todos os compreenderam e concordam com o mapeamento realizado.


Modelação dos processos

O próximo passo consiste em analisar o processo atual, avaliando o seu funcionamento e a eficácia, e propor melhorias que podem torná-lo ainda melhor se já for adequado ou que possam sanar possíveis falhas.

Apesar do mapeamento de processos ser feito por um grupo específico, nessa etapa, é relevante buscar informações e opiniões de outros colaboradores, bem como considerar a experiência do cliente.

Ou seja, pensar em como uma mudança interna no processo pode refletir em uma maior satisfação do consumidor. Para muitos negócios, a automação dos processos é uma das melhorias mais implantada.


Aplicação e monitoramento dos resultados

Na última etapa, aplicam-se as mudanças propostas nos processos mapeados e acompanham-se os resultados. É apropriado usar indicadores de performance para verificar se as melhorias previstas estão se concretizando.

É importante dizer que os resultados podem demorar um pouco para aparecerem, conforme cada caso. Além disso, faz parte do trabalho realizar ajustes nas mudanças até que o processo fique da maneira esperada.

Na realidade, o mapeamento de processos é um trabalho que não tem fim, pois periodicamente a forma como as atividades são feitas devem ser revistas e aperfeiçoadas.

E mesmo um processo já mapeado e modificado pode sofrer novas melhorias quando se julgar necessário.


Como fazer um mapeamento de processos

O mapeamento do processo em si exige que se faça a sua representação gráfica, desenhando a sequência de atividades que o compõe, semelhante a um fluxograma.

No mapa de processos, devem aparecer as informações de entrada (insumos), o processamento (atividades) e as informações de saída (produtos, serviços e resultados).

No que se refere à entrada e saída, além de matéria-prima e produtos, pode haver também informações, o que varia de acordo com cada empresa.

Já que os detalhes de cada processo são mais bem conhecidos pelos seus executores. É essencial que os participantes mais intimamente ligados ao processo façam parte do mapeamento.

Recomenda-se que o máximo de colaboradores participe do processo, o que permite uma melhor compreensão do papel de cada um dentro da empresa.

Essa participação possibilita ainda a troca de experiências e ideias, muito relevante para atingir os objetivos propostos pelo mapeamento de processos.


Conclusão

O mapeamento de processos definitivamente pode tornar a sua empresa muito mais eficiente e produtiva, além de aumentar a satisfação do cliente com uma experiência otimizada.

E para contribuir com esse trabalho, que exige a colaboração entre os profissionais, o AEVO Innovate é um grande aliado. Trata-se de um software de inovação com diversas funcionalidades.

Descubra quais são elas e inclua a inovação nos processos da sua empresa.

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