A matriz de responsabilidades ajuda no dia a dia de um projeto. É muito comum se sentir sobrecarregado com tantas tarefas, prazos e orçamentos e ainda ser cobrado por melhores resultados, tendo de garantir que tudo aconteça da melhor maneira possível.
Para melhorar os processos e a gestão dos projetos, é importante fazer uma matriz de responsabilidades para assegurar a divisão clara dos papéis e das expectativas em cada atividade. Assim, todos os envolvidos no projeto saberão o que se espera de cada um, melhorando a comunicação do time.
Mas o que é uma matriz de responsabilidades? Quais as suas vantagens? E como implementar essa ferramenta no seu projeto? Tire aqui as suas dúvidas e passe a utilizar essa ferramenta para designar papéis, deveres e níveis de autoridade em atividades específicas!
Entenda o conceito
Durante o gerenciamento de projetos, é necessário ter processos bem delimitados, inclusive para a organização e gestão da equipe. Um desses processos é a definição do papel de cada colaborador de acordo com a tarefa.
Após definir as atividades que vão compor o projeto, é necessário deixar claro quem será o responsável pelas tarefas a serem implementadas. Uma forma de demonstrar visualmente e facilitar a comunicação dessas definições é a matriz de responsabilidades.
Ela é uma tabela que apresenta os recursos alocados em cada pacote de trabalho. A matriz também serve para demonstrar todas as conexões e interdependências de autoridades sobre as aprovações dos serviços.
Com essa visualização das atribuições, fica mais fácil garantir que todas as tarefas tenham um responsável e, ao mesmo tempo, cada membro da equipe saiba de todas as suas atribuições.
O principal objetivo da matriz de responsabilidades é promover o alinhamento das informações sem ruídos entre os envolvidos e de forma a determinar expectativas e metas para a equipe.
Essa definição de competências também terá impacto no sucesso do projeto, já que a integração e a comunicação efetiva entre as partes interessadas ( stakeholders) evitam o retrabalho e a perda de tempo.
RACI
Um dos modelos de matriz de responsabilidades é um gráfico RACI (que determina o responsável pela execução das atividades; o prestador de contas, que responde pelas tarefas; os indivíduos que são consultadas durante o processo; e as pessoas que precisam ser informadas sobre o desenvolvimento do trabalho.
Assim, para cada atividade, será designado o papel dos recursos internos e, eventuais, externos.
Esse exemplo, no entanto, não é uma regra insubstituível ou inalterável. Cada gestor de projetos pode e deve criar e utilizar outras siglas ou nomes para a sua matriz conforme a necessidade de cada projeto. O principal é garantir a clareza das informações em relação às atribuições dos colaboradores.
Conheça os benefícios
Auxilia na divisão clara das tarefas e evita a multitarefa
Uma das principais vantagens do uso da matriz de responsabilidades nos projetos é a redução do desperdício de tempo dos recursos em longas discussões sobre as atribuições e obrigações em cada tarefa.
Com esse ganho de tempo, a matriz também colabora no aumento da produtividade e ainda garante que nenhum membro da equipe fique sobrecarregado em algum pacote de trabalho.
Além disso, a divisão clara das tarefas, proporcionada por essa ferramenta, vai determinar os limites dos deveres de cada funcionário. Isso evita a multitarefa e a confusão entre as atribuições.
Ajuda a rastrear facilmente determinada informação
Um dos processos que mais consomem tempo nos projetos é o levantamento de informações sobre as atividades em andamento, para avaliação sobre cronograma, custo e entregas.
Com a matriz de responsabilidades, esse processo de rastreamento se torna mais rápido, já que fica claro quem é o responsável de cada pacote de trabalho e que, consequentemente, terá as informações necessárias.
No entanto, é preciso ficar atento para o fato de que a matriz sozinha não será capaz de garantir a documentação apropriada do projeto. Todos os envolvidos precisam ter, entre as suas atribuições, a função de documentar o que está sendo feito, para que todos os membros da equipe tenham acesso aos dados, caso seja preciso.
Facilita a resolução de pequenos gargalos
Outro benefício da utilização da matriz de responsabilidades é a resolução mais fácil de pequenos gargalos que surgem nos projetos. Esses obstáculos acontecem, geralmente, por problemas na comunicação entre os colaboradores.
Com a matriz, fica mais simples saber a quem recorrer em caso de falha em algum processo. Uma tabela organizada e atualizada das atribuições simplifica a tomada de ações para manter o cronograma.
Aplique a matriz de responsabilidades na sua empresa
Para implementar o uso da matriz na sua empresa, é preciso conhecer algumas boas práticas relacionadas a esse método para garantir que, de fato, a ferramenta auxiliará no cumprimento dos prazos e na facilitação da comunicação entre os envolvidos.
Número limitado de encarregado por tarefa
Ao estabelecer um limite para a quantidade de pessoas que executarão cada tarefa, você diminui o risco de que o mesmo trabalho seja feito por mais de um colaborador, o que seria desperdício de tempo.
Divisão de atividades complexas em pacotes de trabalho menores
A aplicação correta da matriz de responsabilidades requer também a quebra das atividades mais complexas em pacotes de trabalho menores. Dessa forma, as entregas se tornam mais simples e não haverá sobrecarga de atribuições para nenhum membro da equipe.
Definição de um responsável para todas as atividades
Esse é um ponto fundamental da aplicação da matriz. Cada atividade precisa ter apenas um responsável para prestar contas do andamento da tarefa. Por isso, ter um gráfico RACI com uma linha para cada atividade simplifica o processo e garante a devida atribuição de papéis.
A criação da matriz de responsabilidades é um processo bastante simples e rápido. Na primeira coluna são indicadas, linha a linha, as atividades, conforme a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Já nas outras colunas, são preenchidas as atribuições de cada membro da equipe.
É importante também envolver os colaboradores nas definições de obrigações, para evitar conflitos, debates posteriores e ruídos na comunicação. Lembre-se de que o objetivo da matriz é facilitar a compreensão dos deveres de cada participante.
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