Gerenciar um projeto com eficiência nem sempre é uma tarefa simples. Quantas vezes não nos pegamos tentando lembrar quem deveria cumprir alguma função, ou quem devemos consultar se uma etapa não estiver conforme os planos?
Felizmente existem alguns instrumentos de gestão que podemos utilizar para evitar esse tipo de problema, organizando uma estrutura que flui corretamente com todos bem encaixados em suas devidas posições, a exemplo da Matriz RACI.
O que é Matriz RACI?
A Matriz RACI é uma ferramenta de gestão que facilita o acompanhamento das tarefas e pessoas envolvidas num determinado projeto. Ela apresenta de forma gráfica as informações mais importantes sobre o que precisa ser feito, e quem estará envolvido na execução.
RACI é uma sigla que foi trazida do inglês para definir os quatro níveis de pessoas ligadas a um projeto: Responsible (Responsável), Accountable (Autoridade ou Aprovador), Consulted (Consultado) e Informed (Informado).
De forma resumida:
Responsável é quem deve realizar a tarefa, o seu executor;
Autoridade é quem autoriza a execução e confere os resultados, e costuma ser um gestor ou cliente;
Consultado é quem pode oferecer informações importantes para o trabalho, como um especialista em determinado aspecto da atividade;
Informado é quem deve saber sobre o andamento da tarefa, mesmo não estando diretamente envolvido com ela. Na construção de uma casa, por exemplo, o pintor deve ser Informado quando o pedreiro finaliza um cômodo, para iniciar suas atividades.
Qualquer rotina bem planejada pode ter os quatro papéis bem definidos, e a sua compreensão evita discussões sobre quem deveria fazer o que, ou a quem os resultados devem ser apresentados, por exemplo.
Como surgiu a Matriz RACI?
Essa é uma pergunta difícil, já que a Matriz RACI não foi criada num só momento. Ela se baseia no aprendizado obtido com as primeiras experiências em metodologias ágeis, e na construção de projetos utilizando os seus fundamentos.
Na segunda metade do século XX o mundo começou a experimentar novos modos de produção para reconstruir suas indústrias, devastadas pelas guerras mundiais, e aproveitar as imensas oportunidades geradas pela globalização que se estabeleceu nas décadas seguintes.
O hoje consagrado Toyotismo é um destaque no assunto. Se antes imperava a produção em massa do Fordismo, agora o mercado exigia um modelo de entrega sob demanda e eficiência absoluta. Não foi à toa que a montadora japonesa chegou aos anos 2000 superando o valor de suas principais competidoras por uma margem de quase 250%!
O objetivo central do Toyotismo, alinhar produtividade à qualidade, pedia por um sistema de gestão onde fosse possível identificar rapidamente as figuras interessadas num projeto, evitando atrasos por não se saber quem é o responsável direto, ou quem deve ser consultado em caso de problemas.
Surge assim a Matriz RACI, que define atribuições claras para estas figuras:
Responsável
É a nomenclatura mais direta, apontando o indivíduo que deve entregar os resultados esperados . Ele pode ter uma equipe, consultores, associados e outros tipos de apoio, mas no fim do dia é o Responsável quem terá de prestar contas pela execução de uma tarefa.
O Responsável terá de atender aos prazos e demandas do projeto, e na maioria dos casos será alguém com grande competência técnica nas suas funções.
Para que seu trabalho seja bem feito, é importante receber um objetivo claro e mensurável, assim esta figura saberá exatamente pelo que ela é Responsável e poderá direcionar suas energias para satisfazer o pedido.
Autoridade ou Aprovador
É a pessoa que requer o cumprimento da tarefa, quase sempre um gerente/supervisor ou um cliente da organização.
A Autoridade é quem vai dizer ao Responsável o que e quando algo precisa ser feito. Também é essa figura que irá determinar se os resultados foram alcançados, possibilitando a conclusão da tarefa ou solicitando ajustes e acréscimos conforme necessário.
A Matriz RACI possibilita um nível mais alto de eficiência quando as atividades possuem um só indivíduo como Autoridade, assim ele não precisa discutir com outras pessoas e pode dar respostas rápidas, liberando o Responsável para sua próxima tarefa.
Em casos onde mais de uma pessoa tem voz para se posicionar como Autoridade, é importante que os critérios de sucesso, prazo e outras questões relevantes sejam determinadas no começo do projeto, e o Responsável seja direcionado a responder para apenas uma delas, evitando orientações conflitantes após o início da atividade.
Consultado
Ao contrário do Responsável e da Autoridade, que sempre devem ser uma só pessoa, cada tarefa pode ter um ou mais Consultados, que correspondem às figuras com capacidade técnica para oferecer suporte ao Responsável na execução da atividade.
Se um gerente de produto é Responsável por certa demanda, ele pode consultar o diretor de marketing para entender as necessidades dos clientes, ou uma profissional do departamento financeiro para obter mais recursos, por exemplo.
Vale pontuar que, mesmo nos casos onde há mais de um Consultado, todos eles precisam ser descritos como pessoas específicas. O Departamento de RH ou o Laboratório de Testes não devem ocupar a posição de Consultado (ou qualquer outra), pois isso limita a clareza e a agilidade oferecidas pela Matriz RACI.
Informado
Essa é a área onde devem constar pessoas que estão aguardando os resultados da tarefa, e precisam de informações sobre o seu andamento para lidar com as próprias atividades. Numa campanha de marketing, por exemplo, a diretora de arte pode ser Informada quando o Responsável pelo slogan concluir seu trabalho, dando início à produção dos materiais gráficos que utilizarão a frase.
Em projetos de maior duração, é normal que Responsável e Informado troquem de posição a cada tarefa, caso existam várias etapas e uma dependa da outra para avançar em cada passo.
As quatro posições também variam de acordo com os níveis hierárquicos de uma organização.
A diretora do RH pode ser Responsável por um processo seletivo, onde o CEO da empresa é a Autoridade, mas ela figura como Autoridade nas tarefas que compõem o processo, e os colaboradores do setor assumem as posições de Responsável.
Para evitar problemas em situações como essa, é importante construir uma Matriz RACI descrevendo cada situação – assim todos os envolvidos terão clareza absoluta sobre as atribuições de cada etapa, e como elas se relacionam.
Qual objetivo da Matriz RACI?
A Matriz RACI é uma forma simples de evitar problemas na comunicação entre os diversos envolvidos num projeto, esclarecendo as atribuições de cada um, quem deve transmitir ou receber informações relevantes e quem tem o poder de aprovar as entregas.
Sem um método adequado, diversas tarefas sofrem com atrasos porque ninguém sabe quem deveria executá-las, ou quem pode ser buscado se houver um problema. Parece uma pausa boba, mas é comum ver situações como essas levarem à perda de alguns dias no cronograma.
Além de garantir mais velocidade para a tarefa em si, a Matriz RACI também facilita o desempenho de quem está mais à frente na cadeia de produção, permitindo que o Informado receba atualizações imediatas para atuar em suas próprias funções.
Vantagens de utilizar a Matriz RACI
Como acabamos de ver, seu objetivo – e portanto sua maior vantagem – é a melhoria na comunicação entre as partes de um projeto. A Matriz RACI oferece um direcionamento claro sobre a direção em que cada informação deve fluir, impedindo que ela fique presa e limite as possibilidades dos envolvidos.
Outros benefícios da Matriz RACI incluem:
Ganho de transparência e confiança
As pessoas em ambos os lados saberão de tudo que precisam para obter os resultados pretendidos.
Quando as cartas estão postas na mesa dessa forma, o Responsável pode atuar com a segurança de que suas funções estão documentadas, e portanto não será cobrado por algo que não lhe cabia; enquanto a Autoridade saberá com exatidão o que deve receber, e quando esse trabalho deve estar pronto.
A relação entre os vários membros de uma organização também se torna mais transparente, à medida que dois ou mais profissionais reconhecem qual é o seu papel, e o de seus colegas. Ninguém poderá jogar a responsabilidade para outra pessoa, já que seu nome estará escrito em um documento compartilhado por todos.
Aumento na produtividade
Você já sabe que a Matriz RACI acelera as entregas de tarefas, mas ela ainda oferece um benefício adicional à produtividade das equipes: a objetividade. Ela é importante porque, na construção de um projeto, surgem diversas atividades que parecem relevantes, mas nem sempre contribuem para o sucesso da iniciativa.
Com a Matriz RACI, torna-se mais fácil identificá-las, pois elas geralmente não possuem uma Autoridade, ou um Informado. Quando isso acontecer, basta avaliar a importância real da tarefa para o andamento do projeto como um todo, e descartá-la caso não seja necessária.
Outro bônus para a produtividade é cortar o tempo desperdiçado em reuniões. A visualização deixa claro quem precisa estar envolvido numa tarefa, e quando uma equipe se reúne para discutir o processo, não é preciso convocar alguém fora da Matriz por não se saber exatamente quando a pessoa é importante para a tarefa ou não.
Até mesmo entre as posições da Matriz é mais fácil identificar quando uma Autoridade ou Informado realmente precisa gastar horas numa reunião, ou quando pode ser notificado com um e-mail.
Reduz a sobrecarga e o retrabalho
A precisão no encaminhamento dos responsáveis também possibilita uma diminuição no retrabalho – o que, mais uma vez, aumenta a produtividade, além de reduzir o estresse dos colaboradores – e na sobrecarga, já que é fácil identificar quando alguém está listado como Responsável ou Consultado em tarefas demais.
Nesses casos, é possível criar uma nova Matriz RACI onde essa figura se posicione enquanto Autoridade e distribua responsabilidades para outros indivíduos, equilibrando as cargas de trabalho.
Favorece a autonomia e a colaboração entre os profissionais
Quando alguém é indicado como responsável por uma atividade, esse indivíduo pode ter autonomia para decidir a melhor forma de alcançar o objetivo, atentando-se apenas às questões de prazo e orçamento indicadas no projeto.
Por definir as figuras de Consultado e Informado, a Matriz RACI ainda proporciona uma colaboração mais direta entre o Responsável e essas duas posições, com as quais estará trocando informações ao longo do projeto.
Como criar a sua Matriz RACI
Logicamente, não basta abrir um programa de gestão e sair atribuindo funções. A Matriz RACI não substitui as etapas no planejamento de uma iniciativa, e serve para facilitar o acompanhamento do que foi traçado pelos seus participantes.
O primeiro passo, portanto, é estabelecer um objetivo – que pode ser amplo e de longo prazo, ou específico e imediato. No caso de um projeto mais extenso, é importante separar as tarefas em descrições mais precisas, e construir uma matriz para cada atividade.
Encontrar o nível de precisão ideal para as tarefas é algo que pode exigir alguns testes, mas é importante evitar metas que levem semanas ou meses para ser entregues. Procure reparti-las em atividades que durem alguns dias, no máximo.
Aqui estamos considerando que você será a Autoridade das tarefas, mas caso existam outros envolvidos no projeto, também é preciso discutir quem terá a palavra final na definição e aprovação de cada uma.
Em seguida, a Autoridade irá definir o Responsável por cada tarefa, e assim começará a construir matrizes para todas elas. O gestor do projeto, que possui uma visão geral sobre ele, também deve apontar os Informados ao final de cada etapa, encadeando as tarefas como passos de um mesmo caminho.
A atribuição do Consultado pode ser feita diretamente pela Autoridade, ou discutida com o Responsável. Isto vai variar em cada tarefa, dependendo do objetivo pretendido e das relações que já existem entre todas essas figuras.
Vale apontar que o Consultado deve ser avisado dessa atribuição antes que o projeto tenha início, para não ser pego de surpresa enquanto lida com suas próprias funções.
Agora basta organizar a Matriz. Ela costuma seguir o formato de tabela, com a primeira coluna descrevendo todas as tarefas, e as colunas seguintes sendo encabeçadas pelos nomes das pessoas que receberam cada atribuição!
Conclusão
A Matriz RACI é uma ferramenta versátil, que pode ser aplicada em diversas situações. Alguns exemplos são a organização de rotinas em setores da empresa, estruturação de calendários para treinamentos e outros eventos, ou a gestão do serviço feito por parceiros.
Para obter os resultados esperados com a Matriz, em qualquer cenário onde ela for aplicada, é sempre importante usar ferramentas como o AEVO Innovate, que facilitem o acompanhamento do trabalho e a sua integração com outros métodos e instrumentos.
Dessa forma você pode encaixar a Matriz RACI numa estrutura de gestão mais ampla, potencializando os resultados que cada mecanismo seria capaz de gerar sozinho!
