Livia NonatoA melhoria contínua é uma prática de gestão que busca o aprimoramento constante de processos, serviços e produtos, para alcançar os melhores resultados possíveis para uma empresa ou organização.
Melhoria contínua é um tema que se entrelaça à inovação e, se bem aplicado, traz um retorno incrível para uma empresa.
Entenda o conceito de melhoria contínua, seus pilares e exemplos práticos para se inspirar. Siga a leitura.
O que é melhoria contínua?
Melhoria contínua é uma prática de gestão que busca o aprimoramento ininterrupto de produtos, processos e serviços em uma companhia. Nesse ciclo, a empresa analisa todo o seu processo, busca as falhas e gargalos e propõe formas de solucioná-lo, maximizando a produtividade e eficiência operacional.
Atualmente, é comum que empresas com muita tradição no mercado fiquem estacionadas diante das exigências, ampliação da concorrência ou mudanças nas tecnologias – o que pode ocorrer também em empresas emergentes.
A melhoria contínua leva a empresa a uma adequação às novas condições do mercado.
Isso porque o mercado no mundo globalizado se modifica a cada minuto, exigindo cada vez mais de quem quer se manter nele. E quem estaciona, perde!
Um programa de melhoria contínua é uma prática empresarial capaz de medir e tornar os esforços cada vez maiores, de forma constante, fazendo com que a empresa possua condições de concorrência, se tornando competitiva e eficaz!
Saber que sempre há espaço para melhorias e manter essa filosofia diante de sua equipe como pilar principal de seu negócio, é fundamental para estabelecer uma nova cultura na empresa que garanta o rumo ao sucesso.
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Pilares da melhoria contínua
A Melhoria Contínua, embora seja composta por técnicas personalizadas de acordo com cada empresa, conta com pilares comuns que precisam ser conhecidos por quem deseja implementar esse tipo de administração de sucesso!
Continuidade
Como o próprio conceito diz, continuidade é um dos pilares mais importantes para implementar uma gestão de melhoria contínua.
Isso porque as exigências de mercado não param e é preciso acompanhar esse movimento.
Pensando sempre na melhoria como um processo cíclico, melhorar continuamente significa traçar metas, cumpri-las, avaliar e encontrar novos pontos de melhora para seu negócio ou empresa!
Cultura
A melhoria contínua é uma cultura a ser implementada na empresa. Por isso é considerada mais do que uma mera técnica de gestão, é um pilar sobre o qual se instala a empresa.
Quanto melhor a equipe conhecer dessa filosofia e aderir ao modelo, melhores serão os resultados colhidos a médio e longo prazo.
Benefícios para todas as áreas
As modificações trazidas através desse modelo de gestão precisam significar melhorias para todas as áreas da empresa.
Isso significa que é necessário pensar em sua empresa de forma global e não somente na venda ou no resultado entregue ao cliente, já que todos os processos são interdependentes.
Importância da melhoria contínua
A melhoria contínua é fundamental para alcançar a máxima eficiência nos processos executados por uma empresa, oferecendo um método claro para estimular os colaboradores a buscarem o máximo em suas tarefas e atribuições.
Desde procedimentos simples como métodos de atendimento de ligações, padronizações dos e-mails, profissionalização da digitação, até investimento em atendimento ao cliente, tudo pode “passar” por um processo de melhoria contínua.
Ou seja, a partir da análise e mensuração dos processos atuais, a prática de melhoria contínua pode ser aplicada adequando tarefas e redesenhando as metas baseado no princípio ininterrupto.
Além de sua evidente importância, os resultados e impactos podem se tornar evidente rapidamente, no ambiente interno da companhia quanto no externo – com reconhecimento dos clientes, por exemplo.
Como implementar a melhoria contínua?
É comum que as empresas saibam que há pontos necessários para melhoria no desempenho geral da produção e nos processos corporativos.
No entanto, é normal ter dificuldades em saber por onde começar, o que exatamente melhorar e como.
Alguns pontos podem ser importantes para implementar, na prática, a melhoria contínua para empresas, veja quais abaixo:
Determine o foco
Um dos pontos principais é o foco.
Ter foco no que pretende melhorar significa concentração de esforços sobre pontos que podem ser garantias de negócios mais eficazes.
A partir do mapeamento desses focos, que variam de empresa para empresa, é possível investir nos processos de melhoria contínua sem interrupção.
Medir o desempenho
Medir o desempenho é um grande desafio para as empresas porque faz parte de um processo contínuo de reavaliação e novas estratégias.
Para avaliar o desempenho de algo, é necessário ter uma indicação de padrões e valores, ou seja, é preciso conseguir mensurar.
As vendas aumentaram? A satisfação dos clientes evoluiu? O comprometimento da equipe se ampliou? Quais foram os resultados obtidos a partir das mudanças implementadas?
Todas essas questões podem ser avaliadas a partir de indicadores objetivos.
Reduzir erros na produção, aumentar vendas, agilizar entregas, são exemplos de indicadores que podem ser medidos e verificados constantemente.
Padronização
A padronização dos processos, atendimentos e serviços é importante para garantia do padrão de qualidade.
Padronizar os processos significa também gerir tempo e focar esforços em um modelo único que atenda às exigências mínimas para seu produto ou serviço.
Ferramentas de melhoria contínua
Existem algumas ferramentas que podem ser aplicadas para apoiar o processo de melhoria contínua em uma empresa, são alguns deles:
Vamos detalhar o uso de uma delas na prática de melhoria contínua. Confira:
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA é uma ferramenta importante para gerenciar processos empresariais que visem melhoria contínua.
Ele é baseado no pilar de Controle Total de Qualidade (Total Quality Control), que surge nas grandes indústrias internacionais e passa a ser aplicado para qualquer segmento de mercado.
O ciclo PDCA significa basicamente um ciclo contínuo que gira da seguinte forma:
- Planejamento de processos;
- Aplicação de processos;
- Previsão de falhas;
- Solução de falhas;
- Conferência de resultados.
Através da implementação do Ciclo PDCA e melhoria contínua é possível estabelecer uma padronização de modificações e medidas de resultado que, a curto prazo, resultam em aperfeiçoamentos em atendimentos e serviços.
A médio prazo constitui uma nova cultura empresarial e, a longo prazo estabelece melhorias contínuas e adequação constante às exigências de mercado para o segmento de sua empresa.
Leia também: Método Kaizen: o que é, como aplicar e quando começar?
Importância do ciclo PDCA
A principal importância da aplicação do ciclo PDCA é que esse tipo de gerenciamento não prevê um fim para os processos de melhoria.
Ao contrário, como o próprio nome diz, instala um procedimento cíclico de melhorias constantes que vai se complexificando, já que os planos passam a ser mais sofisticados conforme o avanço dos ciclos.
Isso porque a empresa parte de pequenas melhorias, como padronização de atendimento telefônico ou e-mail, por exemplo, até a implementação de padronização nos processos de produção ou entregas e serviços.
Fases do ciclo PDCA
O Ciclo PDCA e a melhoria contínua estabelecem algumas fases que, apesar de ideais, não necessariamente são seguidas em ordem.
No entanto, essas fases são os pilares do Ciclo PDCA e devem aparecer no processo todo:
Planejar
Planejamento e foco no que deve ser modificado é fundamental para estabelecer mudanças contínuas em qualquer empresa.
Saber o que deve ser mudado e a forma com que a mudança será implementada através de objetivos concretos que serão medidos a partir de indicadores quantitativos claros, é o objetivo de todo planejamento de melhoria contínua.
Essa fase é de extrema importância e não deve ser evitada, pois é aqui que ocoredo projeto será definido.
Fazer
Essa etapa é o elemento mais importante do Ciclo PDCA e melhoria contínua. Nela é colocado em prática o que foi estabelecido como importante durante a fase de planejamento.
É também durante a fase de ação que sua empresa poderá verificar se planejou de forma realista.
Quanto mais detalhada e objetiva forem as metas planejadas, mais palpáveis e possíveis serão as ações para melhorias na empresa.
Verificar
A verificação é um importante processo de avaliação das metas alcançadas a partir do planejamento. Ela deve ser realizada a partir de medidores concretos e claros.
Quanto mais cedo você começar a avaliar os resultados, melhor. Dessa forma, você irá conseguir identificar facilmente se o objetivo proposto na etapa de planejamento, conseguirá ser alcançado.
O mais importante da avaliação no Ciclo PDCA é compreender que ela não é o fim do processo, é apenas mais uma etapa para verificação do cumprimento de metas e o estabelecimento de novas.
Agir
Por fim, mas não menos importante, temos a etapa de ação ou melhorias. Depois de posto em prática o que foi planejado, é possível verificar o que deu certo ou não.
Se todos os objetivos foram concluídos, é hora de adotar o procedimento como padrão.
Mas, caso tenha ocorrido algum impedimento e as metas não foram alcançadas, deve-se dar um passo para trás a fim de realizar as correções necessárias e reiniciar o ciclo para ter um resultado satisfatório.
Diferenças entre o ciclo PDCA e PDSA
Em 1986, William Edwards Deming, ao estudar sobre o ciclo de Shewhart (o que hoje é conhecido como ciclo PDCA), afirmou em um seminário que o CHECK (validação) era erroneamente aplicado.
Portanto, alguns anos depois, Deming apresentou o ciclo PDSA – Plan (planejar), do (fazer), study (estudar) e act (agir).
A intenção por trás do ”estudar” é justamente procurar adquirir um conhecimento mais profundo sobre os erros ocorridos e não apenas verificar está indo conforme o planejado para avançar etapas.
É necessário levantar hipóteses, pontos de melhoria e identificar falhas. Essa etapa se diferencia da validação por enfatizar a análise crítica do procedimento, procurando entender como foi feito, por que foi feito e o que fez ou não dar certo.
Deming afirma que o ciclo de PDSA não tem nenhuma correlação com o ciclo de PDCA, embora hoje em dia a validação (check) do ciclo PDCA, vai muito além de apenas verificar.
No final das contas, podemos compreender um como a evolução do outro, ou como dois processos diferentes, não há um certo ou errado. Você deve utilizar o modelo que mais se encaixa nas necessidades e demandas da sua empresa.
Como utilizar o ciclo PDCA na empresa?
O Ciclo PDCA não é um mecanismo isolado que possa ser implementado na empresa.
Ao contrário, ele faz parte de uma filosofia de gestão de melhoria contínua e deve ser implementado como parte central desse processo.
É através da cultura de um ciclo de melhorias que sua equipe poderá desenvolver uma nova forma de trabalho em que sempre é possível melhorar.
Assim, as melhorias são vistas como sempre possíveis e imprescindíveis para o processo.
Exemplos de melhoria contínua
Conheça agora como cinco grandes organizações conseguiram gerar resultados através desse mindset.
Scholle IPN
A Scholle IPN é uma empresa líder mundial em soluções em embalagens flexíveis e possui sedes no Brasil, Chile e Estados Unidos. É, sem dúvida, um dos grandes exemplos de melhoria contínua.
A empresa não possuía um setor de inovação, no entanto, decidiu aderir à melhoria contínua através do software AEVO, aproveitando a multidisciplinaridade da sua própria equipe.
A Scholle IPN é um exemplo interessante para compreender mais sobre a necessidade da mudança de cultura quando se pretende implementar uma gestão em melhoria contínua.
Os depoimentos da empresa trata especialmente de como as ideias de inovação pretendidas pela empresa foram alinhadas à rotina do dia a dia!
CCP
A Cyrela Commercial Properties, CCP, é uma das empresas que decidiu fomentar os processos de melhoria contínua como filosofia empresarial, inovando nos processos de sua organização.
Embora seja uma empresa tradicional, ela escolheu o programa de ideais para implementar uma nova cultura de gestão com sucesso.
A CCP está no ramo de propriedades comerciais e continua sendo uma organização líder em desenvolvimento e administração de imóveis voltados para negócios.
Instalada no Brasil, a CCP possui cerca de 600 colaboradores e atua no segmento de edifícios corporativos, shoppings centers e centros logísticos.
O programa de ideias implementado pela CCP inicialmente gerenciado com auxílio de planilhas desenvolvidas pela própria empresa.
Com a necessidade de automatizar o processo, a CCP fez parceria com o AEVO, um software tudo em um para gerenciar qualquer iniciativa de inovação.
Aeris
A Aeris é outra empresa que é um dos maiores exemplos de melhoria contínua para quem pretende inovar através desse tipo de gestão.
O próprio segmento em que aAerisatua já é inovador.
Assim, para se instalar no mercado, a empresa que trabalha com Energia Renovável, decidiu gerar ideias inovadoras e se consolidar como principal nome nesse segmento.
A Aeris projetou um milhão e meio de reais em resultados concretos até o final do ano, sendo um exemplo importante a ser seguido!
Para isso a empresa criou um programa de captação de ideias de análises para programa de inovação, que foi estruturado pelos colaboradores da Aeris.
A empresa contou com o software da AEVO, implementando uma plataforma multi-device que trouxe maior transparência às metas e resultados alcançados, permitindo reavaliação e modificação constantes a partir desse mapeamento.
Aviva
A Aviva é uma empresa atuante no ramo da hotelaria, sendo uma grande gerenciadora de Resorts em regiões muito procuradas por turistas do Brasil, a Costa do Sauípee o Rio Quente.
Se tornando um dos grandes exemplos de melhoria contínua, a Aviva fez parceria com a AEVO para a construção de um programa de gerenciamento de ideias.
Uma das ideias centrais do programa da empresa é o desafio de transformar as ideias dos colaboradores em prática para o dia a dia, convertendo a participação de todos em resultados palpáveis de inovação e melhoria.
Toyota
Uma das maiores empresas do mundo conta com o modelo de gestão em melhoria contínua, se tornando aspiração para quem pretende inovar.
A Toyota já fez declarações públicas de como trabalha sempre visando a melhoria dos processos, mesmo sendo uma empresa altamente lucrativa.
O exemplo da Toyota nos mostra como sempre há espaço para melhorias nos processos de gestão e obtenção de resultados e que empresas que estacionam não conseguem atender às demandas de mercado a longo prazo.
Leia mais: Kaizen: O seu programa de ideias no modelo Toyota
Para fixar o conhecimento desse artigo, revisamos as duas principais perguntas sobre o tema:
Qual o principal objetivo da melhoria contínua?
O principal objetivo da melhoria contínua é elevar o nível de eficiência operacional e o aprimoramento ininterrupto de processos, produtos e serviços em empresas.
Quais são os processos de melhoria contínua?
Para implementar a melhoria contínua em uma empresa, é preciso seguir os passos do ciclo PDCA: P – Plan (planejamento); D – Do (fazer, executar o planejado); C – Check (verificar, avaliação das metas alcançadas); A – Action (agir, etapa de ação e melhorias).
Conclusão
Empreender significa estar em constante movimento. Os processos de melhoria contínua são importantes para todos os segmentos de negócios e empresas que pretendem correr rumo ao mercado.
Uma das coisas que podem facilitar e muito o processo de estruturação da filosofia de Melhoria Contínua nas empresas, é a utilização de um software de gestão.
O AEVO é uma plataforma criada especificamente para gerir projetos de inovação. Com ele, é possível organizar as melhores práticas e colocar em ação ideias colaborativas para obter resultados reais.
E a sua empresa? Depois de ler esse conteúdo, será que você não teve uma ideia para otimizar algum processo e aumentar a produtividade da equipe? Então conte com a AEVO para te ajudar na sua jornada de inovação.
