Se você está pesquisando formas de gerenciamento bem-sucedidas, se deparou com o Guide to a Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide ) e está com dificuldades em entender do que se trata, este texto foi feito para você. Aqui, procuramos explicar, de forma resumida, as características e os benefícios da metodologia PMBOK.
O Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (tradução de PMBOK Guide ) é uma publicação do Project Management Institute ( PMI) e sua primeira edição data de 1996. Em 2013, foi lançada a quinta edição, a mais atual, e ele continua sendo uma referência para gestores das mais diferentes áreas de atuação.
Conheça um pouco mais sobre a metodologia PMBOK e sobre os fatores ambientais que fazem parte dela:
Versatilidade
Como é possível que um mesmo guia seja utilizado em projetos de áreas tão diferentes, como produtoras culturais e empresas de engenharia mecatrônica? A resposta é simples: o PMBOK não se detém às particularidades de nenhum setor.
Ao contrário, ele determina os fatores importantes para o sucesso de qualquer projeto, de forma generalista, e ajuda o leitor a descobrir e lidar com as questões específicas de sua área. Embora existam inúmeras diferenças para cada administração, a essência da gestão está na forma de organização das variáveis.
Do início ao fim
Uma peculiaridade da gestão de projetos é que eles não são eternos. Todo projeto começa e termina (se tudo der certo, na data estipulada), e a metodologia PMBOK te guia em todas as etapas.
O guia é dividido em processos, que são agrupados da seguinte forma:
-
Iniciação: reconhecer as necessidades e objetivos do projeto, criando estratégias para o sucesso.
-
Planejamento: estabelecer formas de alcançar os objetivos dentro de um cronograma.
-
Execução: colocar em prática o que foi planejado.
-
Monitoramento e controle: recolhe dados e ajustar o planejado ao real.
-
Encerramento: entrega do resultado e sistematização do conhecimento aplicado.
Vale notar que o monitoramento e controle são, de certa forma, concomitantes à execução, fazendo parte de uma retroalimentação contínua.
Segmentação e otimização
As áreas de gestão do conhecimento têm suas entradas, ferramentas e saídas específicas e são divididas da seguinte forma na metodologia PMBOK:
-
Integração;
-
Escopo;
-
Tempo;
-
Custos;
-
Qualidade;
-
Recursos humanos;
-
Comunicação;
-
Riscos;
-
Aquisições;
-
Envolvidos.
Fatores ambientais
Perpassando todas as etapas e as áreas de gestão, os fatores ambientais influenciam amplamente o projeto e, em muitos casos, não podem ser controlados, apenas identificados e levados em consideração. Embora o termo possa remeter a isso, ele não se relaciona a questões ecológicas, mas ao contexto em que a empresa está envolta.
Sua relevância na iniciação e no planejamento é altíssima. Se os fatores ambientais não forem considerados, seu projeto corre sérios riscos de fracassar.
Imagine que o seu projeto é a construção de um parque aquático, por exemplo. Depois de iniciadas as obras, você descobre que não há água subterrânea acessível ou que não há ninguém capaz de calcular a vazão ideal para os toboáguas na sua equipe.
E se a área escolhida é protegida por leis ambientais e a for embargada? Ou se os corredores construídos não estiverem de acordo com as exigências do corpo de bombeiros?
Talvez, apenas na hora de inaugurar o seu parque, você venha a descobrir que a população da sua cidade não tem nenhum interesse em brincar na água ou não está disposta a pagar o preço do ingresso para isso.
São muitas variáveis, não é mesmo? Poderíamos discorrer por horas a respeito de todas as catástrofes advindas de negligenciar os fatores ambientais, mas eles não são nossos inimigos. Se usados a seu favor, podem ser a chave para o sucesso de um projeto. Eles são, a grosso modo, as condições básicas para que o seu projeto seja possível.
Alguns podem ser alterados, adquiridos ou adaptados, outros só nos permitem respeitá-los. Dividimos esses fatores em quatro categorias para ajudá-lo na hora de pensar quais são aqueles relacionados a sua empresa e ao seu projeto.
Fatores físicos e infraestrutura
Esses são fatores preestabelecidos, mas, em alguns casos, podem ser alterados para beneficiar o projeto. Quais são as condições espaciais para esse projeto? Existem salas, terrenos ou galpões adequados, por exemplo?
No caso de haver mais de um espaço, é viável o transporte entre eles quando necessário? Qual a distância, o custo, e os veículos envolvidos? Os equipamentos e ferramentas da empresa preenchem os pré-requisitos para realizar o projeto?
Todos esses pontos precisam ser levados em consideração para o sucesso de um projeto.
Fatores Humanos e Sociais
A cultura da empresa tem de ser analisada. Ela pode, contudo, sofrer modificações em um tempo relativamente curto, se adaptando para as novidades do PMBOK.
É uma cultura colaborativa? Existe abertura para novas metodologias? Como se dá a estrutura organizacional na gestão? É hierárquica, rígida, ou permite a autonomia necessária a realização de projetos?
Que funcionários estão disponíveis? Qual a competência desses para as funções envolvidas neste projeto? Eles estão motivados para ele? Sabem trabalhar em equipe?
Fatores tecnológicos
Algumas tarefas que podem ser uma grande dor de cabeça para o gestor e sua equipe se tornam parte da solução quando aplicamos a tecnologia de forma inteligente e direcionada. Para ser um gestor do século XXI, é preciso estar a par de uma era informatizada.
Sua empresa tem os softwares e aplicativos para realizar este projeto? Todos os envolvidos no projeto foram orientados para bem utilizar esta tecnologia? Que ferramentas digitais podem viabilizar, acelerar e otimizar o seu projeto?
Fatores externos
Os fatores externos são aqueles sobre os quais o gestor terá menos controle. É preciso conhecê-los bem para adequar seu projeto à sua realidade.
Qual a legislação vigente relacionada ao projeto? Quais as normas a serem seguidas? Que procedimentos técnicos e burocráticos fazem parte da sua aprovação e legalidade?
Qual a receptividade esperada do mercado para este projeto e o produto gerado? Que projetos e produtos semelhantes a concorrência está realizando?
Como podemos ver, os fatores ambientais são uma parte essencial da metodologia PMBOK e são mais simples do que pode parecer à primeira vista.
Se você gostaria de saber mais sobre gestão de projetos, tecnologias parceiras e as novidades do setor, não deixe de entrar em contato conosco. Estamos aqui para ajudar!
