Os projetos são o caminho das empresas para alcançar seus objetivos e desenvolver seus produtos. O caráter estratégico de muitos deles faz com que o planejamento seja um ponto fundamental para o sucesso das atividades.
O planejamento de projetos ajuda a garantir o cumprimento do orçamento, do cronograma e da qualidade oferecida ao cliente. Se a busca por todos esses pontos faz parte do seu dia a dia, confira neste guia definitivo de planejamento de projetos diversas orientações para melhorar os resultados da empresa.
Como criar um planejamento?
Esta não é apenas a primeira fase da iniciativa. Ela permeia todo o ciclo de vida do projeto e deve ser acionada sempre que houver uma mudança ou quando surgir um risco que não estava previsto no plano inicial.
Os primeiros passos do planejamento incluem a definição dos objetivos e das ações necessárias para alcançar as metas, assim como o estabelecimento do escopo. Para otimizar essa fase do projeto, ponha em prática as seguintes sugestões listadas abaixo.
Divida a preparação em fases
Uma maneira de organizar o planejamento é dividi-lo em fases, com as pequenas entregas que serão necessárias para a concretização do projeto. Dessa forma, todas as pessoas envolvidas compreenderão com maior clareza as metas, os prazos, o papel e as responsabilidades de cada participante. Além disso, essa divisão em fases servirá de base para a EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
Foque no essencial
Planejar é fundamental, mas o preciosismo em excesso pode prejudicar o cronograma e trazer impactos para o orçamento. Por isso, manter o foco no que é essencial e evitar o risco de se perder no planejamento é mandatório para o responsável pelos projetos.
Uma forma de focar no primordial é detalhar as fases no plano conforme elas forem sendo executadas. Isso também ajuda na comunicação, que se mantém clara e sem ruídos.
Prepare-se para mudanças
A principal característica dos projetos é que eles são esforços temporários, com começo, meio e fim. Outro aspecto quase obrigatório deles é que haverá mudanças durante o ciclo de vida.
Em relação ao planejamento, as alterações são ainda mais presentes, uma vez que esse é o momento em que ocorrerão as influências do mercado, do cliente e das demais partes interessadas.
Aceitar as mudanças e incluí-las no planejamento ajuda a evitar retrabalhos ou problemas na aceitação pelo cliente.
Como montar um cronograma?
Os prazos das tarefas e entregas são um ponto de atenção dos responsáveis pelos projetos. O cronograma ajuda a alinhar a comunicação para que toda a equipe acompanhe as entregas e ainda facilita o controle das atividades, assim como a identificação de gargalos.
Defina o escopo
Para fazer um cronograma corretamente, é preciso definir o escopo do projeto, determinando o que é possível ser feito e o que não faz parte das entregas. Isso também será importante para estimar o orçamento necessário e, claro, o tempo que será indispensável para a conclusão do projeto.
Crie a EAP
Com o escopo em mãos e um levantamento em alto nível das entregas do projeto, é o momento de se construir a EAP, com todas as atividades. Essa construção começa com o desmembramento das atividades em pequenos pacotes gerenciáveis.
Essa fragmentação será importante para a estimativa de tempo e desenvolvimento do cronograma.
Estime a duração de todas as atividades
Essa previsão pode ser feita com base em outros projetos semelhantes ou por meio de técnicas como a estimativa paramétrica ou a de três pontos, que leva em consideração as previsões otimista, pessimista e mais provável.
Desenvolva o cronograma
Após reunir todas essas informações, o desenvolvimento do cronograma se torna uma tarefa simples. Há inclusive ferramentas que auxiliam na criação do gráfico de Gantt, que tornará mais visível o cronograma do projeto.
Para que o seu cronograma seja confiável, deve-se eliminar a subjetividade das estimativas de duração das atividades, monitorar os marcos intermediários do projeto e manter as datas sempre atualizadas.
Como escolher métricas corretas?
Cada empresa utiliza parâmetros diferentes para monitorar e avaliar o sucesso de seus projetos. Para alguns podem ser critérios de qualidade, como a adequação com as especificações e custo de uma eventual não conformidade.
Para outros, podem ser indicadores de produtividade ou a eficácia, como a quantidade de projetos sem documentação ou que foram revisados pelos stakeholders.
O importante é definir o que garante o sucesso do projeto para a sua empresa e quais são os principais problemas que ela enfrenta no ciclo de vida de um empreendimento.
Uma dica para facilitar na escolha da métrica correta para o seu caso é a criação de mapas mentais com todas as fontes de dados do projeto em questão. Conte também com a colaboração da sua equipe para sugerir novos parâmetros de avaliação.
Como contar com o apoio da tecnologia?
A rotina dos profissionais responsáveis pelos projetos já é, por si só, muito atarefada com o controle e monitoramento de diversas atividades. Fazer esse gerenciamento sem o apoio da tecnologia seria muito desgastante, sem mencionar lento e pouco produtivo.
A gestão de projetos se torna mais eficaz e assertiva com a utilização de softwares que reúnem as melhores práticas do mercado de forma clara e objetiva e colaboram para que as entregas ocorram no prazo, dentro do orçamento e com os benefícios esperados.
Entre os benefícios de utilizar softwares para gestão de projetos estão o maior controle de informações, melhora no monitoramento de tarefas, eliminação de ruídos na comunicação entre as partes interessadas, além de facilitar a colaboração.
Todas as orientações deste guia remetem a um planejamento de projetos cuidadoso, já que ele será o roteiro que guiará as atividades a serem desenvolvidas. Sem um plano definido é praticamente impossível ter um projeto de sucesso.
Cabe ao responsável pelo projeto fazer um planejamento estratégico que se adapte a cada mudança que ocorra durante a execução. Ele também precisa monitorar e controlar as etapas para que elas sigam o que for planejado e, assim, alcance as metas e objetivos da empresa.
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