Os processos de gestão de uma empresa são determinantes para que a organização tenha sucesso. Por meio do entendimento de cada etapa, é possível ter uma visão ampla de como guiar a organização rumo a bons resultados.
Sendo assim, é fundamental adotar metodologias de organização, como o Business Process Management.
O BPM (Business Process Management) é uma abordagem estratégica e tecnológica, que visa aprimorar e otimizar os processos de uma organização para atingir seus objetivos de negócios com eficiência.
Entenda melhor o conceito de BPM, para que serve e os principais benefícios para as empresas com sua utilização. Siga a leitura
O que é BPM?
BPM significa Business Process Management (ou Gerenciamento de Processo de Negócio, em tradução livre) e é uma metodologia que utiliza um conjunto de práticas para mapear todos os processos de trabalho, identificar problemas na rotina e aperfeiçoar uma empresa de forma eficiente.
O BPM une a gestão empresarial com a tecnologia para esclarecer informações pertinentes dentro dos processos.
Dessa forma, o gerenciamento torna-se flexível e é possível ter uma visão ampla da empresa antes de qualquer tomada de decisão.
Em resumo, o BPM é a disciplina que se concentra na gestão, modelagem, automação e melhoria contínua dos processos empresariais.
Essa abordagem envolve o design de processos, o monitoramento, análise e adaptação constante, para atender às necessidades da organização e às expectativas dos clientes.
O BPM é uma ferramenta essencial para promover a agilidade, inovação e tomada de decisões orientadas por dados nas organizações.
O Business Process Management tem uma história de evolução que acompanha de perto o crescimento da tecnologia e a transformação digital das empresas.
No BPM são utilizadas diversas tecnologias e ferramentas, a fim de fazer com que os gestores visualizem de forma clara todos os processos e otimizem os resultados do cotidiano.
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Para que serve o BPM?
O BPM é um conjunto de técnicas que alinham tecnologia e gestão empresarial a fim de tornar os processos em uma organização otimizados e eficientes.
Dessa forma, o seu principal objetivo é auxiliar na melhoria contínua dos processos internos das empresas, por meio de uma rotina de monitoramento, mapeamento e controle de todas as atividades desenvolvidas dentro da organização.
Na prática, essa metodologia serve para gerir uma organização por meio de softwares e ferramentas que permitem uma visão ampla de todos os processos empresariais.
Estão incluídos aqui os procedimentos ligados à rotina da empresa e os procedimentos utilizados para tomar decisões estratégicas a curto e longo prazo.
Qual a diferença entre BPM e BPA?
Além da semelhança entre as siglas, os conceitos de BPM e BPA também costumam aparecer juntos nas discussões sobre gestão de processos empresariais.
Na prática, eles referem-se à abordagens complementares – para melhorar a eficiência e assertividade das operações de uma organização.
BPA significa Business Process Analysis, em português Análise dos Processos de Negócio.
O BPM é um conceito mais amplo que foca no uso conjunto da gestão de negócios com técnicas e ferramentas tecnológicas para otimização, assim identificando gargalos e gaps de forma ágil para solucioná-los.
Por ser a disciplina central, que foca na gestão de processos de ponta a ponta, o BPM engloba a análise de processos de negócio (BPA), sendo o BPA dedicado ao mapeamento e modelagem dos processos de uma empresa.
Essa é a grande diferença entre os conceitos e sua relação direta.
Abaixo, a tabela comparada as características do BPM e BPA, confira:
| BPM | BPA | |
| Foco | O BPM é uma abordagem estratégica e holística para a gestão de processos de negócios. Ele engloba a modelagem, análise, redesenho e automação de processos para melhorar o desempenho global da organização. | O BPA é uma abordagem mais específica, que se concentra na automação de tarefas e processos. Ela envolve o uso de tecnologia para executar tarefas de forma automatizada. |
| Abrangência | Se concentra em todos os aspectos dos processos de negócios, desde a modelagem e documentação até a automação e otimização contínua. Ele também considera as pessoas, tecnologia e cultura organizacional. | O BPA está focado na automação de tarefas e etapas de um processo específico. Geralmente, ele não aborda todos os aspectos envolvidos no BPM. |
| Objetivo | O objetivo do BPM é melhorar a eficiência, a acurácia e a agilidade dos processos empresariais, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização. | O principal objetivo do BPA é acelerar a execução de tarefas, reduzir erros e aumentar a produtividade. |
Principais componentes do BPM
Para aplicar essa abordagem nos negócios, é preciso conhecer seus principais componentes para saber como aprimorá-los na prática.
- Modelagem de processos: BPM começa com a criação de modelos que descrevem visualmente os processos da empresa. Essa etapa ajuda a entender como os processos funcionam e como podem ser otimizados;
- Automação de processos: a automação de processos envolve o uso de sistemas de software para executar tarefas repetitivas e manuais de maneira mais eficiente. Isso reduz erros, economiza tempo e recursos;
- Gestão de processos: o BPM inclui o monitoramento e gerenciamento contínuo dos processos, e, assim, permite medir o desempenho, identificar gargalos e fazer ajustes conforme necessário;
- Melhoria contínua: a melhoria contínua é um princípio fundamental do BPM. À medida em que a empresa evolui e as condições mudam, os processos devem ser adaptados e aprimorados para se manterem relevantes e eficazes.
Por que implementar o BPM?
A metodologia de BPM traz diversos benefícios para as empresas, aos profissionais e, indiretamente, aos próprios clientes. São eles os principais:
Mais transparência nos processos
Quando uma empresa decide utilizar a metodologia BPM, não são somente os gestores e líderes que se beneficiam do compartilhamento de informações, mas também todos os colaboradores.
Essa transparência permite que cada colaborador entenda quais são as suas atividades e qual a sua importância dentro do processo. Assim, todos podem executar tarefas com mais qualidade e atenção.
Maior assertividade
Ao utilizar o BPM, é possível alcançar maior assertividade nos resultados de cada processo. Isso acontece porque são analisados com mais profundidade os relatórios e indicadores de desempenho da empresa e esses indicadores guiam as tomadas de decisões.
Com essa prática, também se entende quais são os pontos fortes e quais ainda podem ser melhorados em cada etapa do processo.
Automação dos processos
Ao entender como funcionam os processos, e ter definidos os objetivos de crescimento da organização, pode-se definir quais são os processos que não necessitam ser executados manualmente.
Assim, a automação de diversas tarefas e a concentração do capital humano nas atividades mais relevantes torna-se possível.
Aumenta a produtividade
Ao tornar os processos transparentes, ter mais controle e automação, a produtividade da empresa tende a crescer. Isso porque as barreiras, que antes prejudicavam a agilidade dos processos, são eliminadas.
Reduz os custos
Com a automação e agilidade dos processos, todas as etapas tornam-se mais eficientes. Por isso, os custos são reduzidos em todo o processo de execução e manutenção.
Segurança da informação
Com a automação dos processos, a organização sabe exatamente onde cada informação se encontra e para quem ela é transmitida. Dessa forma, elas se tornam mais seguras.
Como aplicar o BPM nas empresas?
Primeiro, é importante entender que essa metodologia não é apenas para grandes empresas. Ela pode ser aplicada em pequenas e médias organizações e precisa ser implementada em quatro importantes etapas:
- Mapeamento de processos;
- Padronização;
- Ciclo de melhoria contínua;
- Otimização.
Confira cada uma dessas etapas em detalhes a seguir.
1 – Mapeamento de processos
O primeiro passo para a aplicação eficaz do BPM é entender os processos existentes em sua organização.
O mapeamento de processos é uma prática essencial que envolve a identificação, documentação e visualização de todos os processos chave.
Ele inclui a definição de etapas, responsabilidades, entradas e saídas de cada processo.
O mapeamento de processos fornece uma visão clara de como as atividades estão interconectadas e permite identificar áreas de melhoria.
O uso de ferramentas de modelagem, como diagramas de fluxo, é fundamental para representar visualmente os processos.
Essa representação torna mais fácil identificar gargalos, redundâncias e ineficiências nos processos existentes.
Ao mapear os processos, cria-se uma base sólida para a análise e otimização subsequentes.
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2 – Padronização
Uma vez que os processos tenham sido mapeados, o próximo passo é a padronização.
Ela implica na definição de procedimentos e práticas consistentes para a execução de tarefas em toda a organização.
A padronização é essencial para garantir que os processos sejam executados de maneira previsível e eficaz, independentemente do departamento ou equipe envolvida.
A padronização não apenas melhora a qualidade e a consistência das operações, mas também facilita a integração de novos funcionários e a escalabilidade dos processos.
Além disso, a padronização permite a coleta de dados consistentes para análise e tomada de decisões orientadas por dados.
3 – Ciclo de melhoria contínua
Após o mapeamento e a padronização dos processos, o próximo passo é estabelecer um ciclo de melhoria contínua, que envolve a análise constante dos processos existentes em busca de oportunidades de aprimoramento.
Confira alguns passos importantes nesse processo:
- Monitoramento: estabeleça sistemas de monitoramento para rastrear o desempenho dos processos em tempo real. Eles permitem identificar qualquer desvio dos padrões e tomar medidas imediatas;
- Coleta de feedback: envolva as partes interessadas, incluindo funcionários e clientes, na coleta de feedback sobre os processos. Suas percepções são inestimáveis para identificar áreas que precisam de melhorias;
- Análise de dados: use dados coletados para identificar padrões, tendências e possíveis gargalos nos processos. As ferramentas de análise são essenciais para essa etapa;
- Ações corretivas: com base na análise de dados e no feedback, implemente ações corretivas e aprimoramentos nos processos. Certifique-se de que todas as mudanças sejam documentadas;
- Ciclo de feedback: repita esse ciclo regularmente. A melhoria contínua é um processo iterativo e deve ser incorporada à cultura da organização.
4 – Otimização
A otimização é a etapa onde os processos são aprimorados com base nas informações e ações coletadas durante a melhoria contínua.
Se necessário, redesenhe processos para eliminar ineficiências identificadas. Isso pode envolver a reorganização de etapas, a automação de tarefas ou a simplificação de fluxos de trabalho.
Procure maneiras de fazer mais com menos recursos, incluindo a redução de etapas desnecessárias, o uso de melhores práticas e a implementação de ferramentas mais eficazes.
O uso de tecnologia, como software de automação de processos, pode acelerar a execução de tarefas e reduzir erros.
Após a otimização, avalie o impacto das mudanças nos processos. Certifique-se de que os objetivos de eficiência e qualidade estejam sendo alcançados.
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Conclusão
O conceito de BPM abrange uma série de boas práticas de gestão que visam a constante melhoria dos processos dentro de uma organização.
Essas boas práticas têm como objetivo melhorar os processos internos da empresa e mapear cada ação interna. Por fim, expomos quais são os seus benefícios e como o implementar em sua empresa.
Para ter processos mais eficientes, as empresas podem contar com a inovação, as percepções, conhecimento e ideias dos colaboradores, permitem que os gestores vejam diversos gargalos e processos que podem ser aprimorados.
Nesse sentido, a AEVO é uma parceira estratégica. AEVO é uma One-Stop Shop da Inovação e Estratégia, que conta com uma plataforma de inovação estruturada, consultoria especializada na área e dados para melhorar a gestão da inovação nas empresas.
