O ERP é um sistema de grande importância para empresas que desejam se tornar mais eficientes, competitivas e lucrativas. Esses resultados são obtidos por meio das diversas funcionalidades que a ferramenta dispõe.
E se você deseja entender melhor o que é ERP, como utilizar e suas vantagens, continue com a leitura deste artigo e confira nos tópicos a seguir as principais informações a respeito desse sistema.
O que é ERP?
ERP é a sigla para Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido como sistema de gestão integrado. Consiste em uma plataforma que atende os diversos setores de uma empresa, permitindo que todos os colaboradores a utilizem para as suas tarefas diárias.
Para tanto, oferece recursos variados, como contas a pagar, emissão de nota fiscal, controle de estoque, cadastro de funcionários, clientes, fornecedores e outros.
Conta ainda com demais funções para o setor financeiro, compras, vendas, estoque, RH, produção, etc. Isso permite que todas as informações da empresa fiquem reunidas em um mesmo local, formando um banco de dados completo.
Essa integração permite que o gestor obtenha relatórios completos e sempre atualizados. Além de conseguir controlar as atividades da empresa com eficiência, esses relatórios contribuem imensamente com a tomada de decisões.
Como funciona um software de ERP
Existem no mercado diferentes sistemas de ERP, cada um possui as suas peculiaridades, mas de forma geral se assemelham pela integração dos setores e pelas diversas funcionalidades.
Alguns softwares podem ser personalizados por quem o adquire. A customização possibilita ter acesso a mais ou menos funções de acordo com a sua necessidade.
Pode-se dizer que o sistema ERP chegou para organizar a administração das empresas. Ele permite ações básicas administrativas, como controle de caixa e geração de boleto bancário, além de mais avançadas, como fazer escolhas a partir da análise de dados.
Mas para ser implantado em uma empresa todos os colaboradores devem ser treinados para usá-lo de forma adequada. Em geral, são bastante intuitivos e simples de manusear, seja para incluir informações, seja para fazer consultas.
Além disso, o software ERP costuma funcionar na nuvem, o que contribui em muito com a sua eficiência. Isso porque basta estar conectado à internet para ter acesso a todas as informações e pode ser acessado até mesmo por quem está fora da empresa.
As vantagens de utilizar um ERP
Como é de se imaginar, existem muitas vantagens em ter um sistema ERP. Veja a seguir quais são os principais benefícios.
Setores integrados
Uma vantagem e também uma das suas principais características é o fato de ser um sistema integrado. Isso quer dizer que os setores se comunicam, possibilitando que os colaboradores de um setor acessem as informações de outro.
Essa facilidade ajuda muito na comunicação entre colaboradores e evita o retrabalho. Isso porque se um profissional já realizou determinada tarefa não se corre o risco de outro fazer o mesmo por falta de conhecimento.
Rotina mais eficiente
O software ERP se destaca ainda por tornar a rotina mais eficiente, uma vez que todas as informações estão reunidas em um único local, evitando a necessidade de pedir para um colega uma lista de dados, por exemplo.
Além disso, o software permite a automação das atividades, não sendo necessário fazer levantamentos e pesquisas de forma manual. Basta selecionar a função correta para obter as informações necessárias.
Essa vantagem reduz consideravelmente os erros e enganos, tornando a equipe mais produtiva, sem que ninguém fique sobrecarregado.
Controle das atividades
Para o gestor, o ERP é a maneira certa de controlar as atividades que estão sendo executadas na empresa. Além de conseguir acompanhar tudo o que é feito, ele pode fazer isso de qualquer lugar e a qualquer momento, pois o sistema funciona online.
Portanto, mesmo que esteja fora da empresa ou mesmo em uma viagem de negócios, é possível acompanhar de perto o trabalho da sua equipe.
Segurança das informações
Dados seguros é outra vantagem de utilizar um ERP. Primeiro, mesmo na nuvem, as informações não podem ser acessadas por qualquer pessoa. É preciso ter os dados de acesso.
Segundo, o próprio sistema realiza backups de segurança, o que significa que todas as informações possuem cópias. Terceiro, mesmo que todos os colaboradores possam acessar o sistema, conforme o seu cargo e função, ele pode ser restrito.
Tomada de decisão mais assertiva
Com a oferta de relatórios com informações atualizadas e qualquer momento, fica muito mais fácil para o gestor tomar decisões. Afinal, o melhor jeito de fazer isso é com dados exatos e não com base em achismos.
E mais, ao analisar os relatórios, é possível ter insights preciosos para os diferentes setores da empresa, melhorar procedimentos, qualificar produtos e serviços, entender o comportamento de compra do público consumidor e as oscilações do mercado.
Redução de custos
Mais uma vantagem e também uma consequência de todos os benefícios aqui listados do ERP é a redução de custos. Isso ocorre porque uma equipe eficiente utiliza menos recursos para executar as suas atividades.
As despesas são menores também porque o software evita os erros e enganos, que podem causar prejuízo para a empresa. E com colaboradores conseguindo realizar mais tarefas em menos tempo, é possível ter um quadro reduzido de pessoal.
Por que minha empresa precisa de um ERP?
Se você ainda possui dúvidas sobre o porquê a sua empresa deve contar com todas as funcionalidades de um ERP, saiba que existem diversas razões que indicam essa necessidade.
Entre elas, ter uma equipe que gasta muito tempo com cada uma das suas tarefas no dia a dia. Ou porque você não tem acesso às informações que gostaria em tempo real, a qualquer momento e de qualquer lugar.
Outro indicador é se cada setor da empresa tem um software diferente e as suas respectivas informações não podem ser cruzadas, prejudicando a obtenção de relatórios rápidos. Isso também faz com que os colaboradores demorem mais em simples tarefas.
Além disso, é importante haver uma comunicação afinada entre os colaboradores e deles com os gestores. Quando essa falha existe, é impossível realizar um trabalho colaborativo, no qual todos possam contribuir com o seu conhecimento e experiência.
Portanto, além das funções mencionadas, o seu ERP pode contar com opções que tornem não só as atividades administrativas mais eficientes, mas também a troca de ideias.
Intraempreendedorismo, programa de ideias, inovação aberta e gestão da inovação consistem em maneiras de criar na sua empresa uma cultura organizacional voltada à inovação.
Para tanto, é preciso contar com um ERP que permita colocar em prática esses conceitos, a fim de viabilizar uma maior colaboração da sua equipe e apresentação de projetos que auxiliem o sucesso do seu negócio.
O AEVO é um software de gestão da inovação que oferece essas funcionalidades. Ele possibilita ainda a conexão da sua empresa com startups, universidades e fornecedores com a mesma vontade de inovar.
Conclusão
Por mais que seja essencial administrar de forma eficiente as operações no dia a dia da sua empresa, com um software ERP, vale a pena investir em uma plataforma que também abra caminho para a inovação.
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