O que é Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

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A gestão de projetos é uma área em constante evolução, e novas metodologias tem sido criadas para favorecer tanto o trabalho do gestor quanto dos colaboradores envolvidos. A Estrutura Analítica do Projeto é uma dessas ferramentas, e nesse artigo você confere suas principais características e benefícios!


O que é Estrutura Analítica do Projeto ou EAP?

A Estrutura Analítica do Projeto (EAP) é uma ferramenta de planejamento estratégico, que organiza o escopo geral das tarefas a serem realizadas, num diagrama hierárquico, permitindo uma visualização geral e simplificada do projeto como um todo.

Sua configuração parte das fases que o projeto deve cumprir, ramificando-se em blocos cada vez mais específicos até os pacotes de trabalho, que agrupam um conjunto de tarefas interligadas.

Os pacotes de trabalho ainda podem ser divididos nas tarefas em si, mas a Estrutura Analítica do Projeto não adentra essa divisão, mantendo o seu formato simples e prático.

Um exemplo de pacote seria “desenvolver o protótipo” numa empresa de softwares. Todos os envolvidos na EAP saberão que é preciso vencer essa etapa, mas apenas o time responsável irá lidar com seus detalhes.

Graças ao modelo hierárquico, todos também saberão como um pacote de trabalho afeta o projeto inteiro, identificando claramente onde estão ocorrendo possíveis atrasos, ou apontando e corrigindo falhas na estrutura.


Por que utilizar esse modelo?

A maior vantagem da EAP é facilitar a gestão do projeto e a comunicação acerca do seu andamento. Num projeto que envolve diversos times e etapas, estamos falando em dezenas de horas economizadas com reuniões, dúvidas e relatórios.

A Estrutura Analítica do Projeto também permite avaliar rapidamente o escopo de um projeto, seu tempo de conclusão, critérios de sucesso e pontos de estresse – fases ou pacotes de trabalho que podem atrapalhar o avanço.

Esse modelo ainda favorece uma melhor distribuição do trabalho, pois demonstra claramente a importância de cada atividade para o projeto, excluindo a possibilidade de que pessoal e recursos sejam investidos numa tarefa improdutiva.

Tudo isso faz com que a gestão de projetos seja mais estratégica, ao invés de se perder nos detalhes. Ao mesmo tempo, a EAP impulsiona profissionais e equipes autônomas, focados na entrega do objetivo esperado, e com alguma liberdade para encontrar a melhor forma de alcançá-lo.


Modelos de EAP

Além dos benefícios anteriores, a EAP também permite criar modelos a partir dos seus projetos mais comuns, reduzindo o tempo gasto em planejamento ao lançar cada nova empreitada.

É possível manter uma Estrutura Analítica do Projeto para a pesquisa e desenvolvimento de produtos, campanhas de marketing ou captação de recursos, por exemplo. Estes modelos de EAP podem ser rapidamente adaptados, caso um novo projeto tenham necessidades específicas.

Formular e utilizar modelos não só garante praticidade, como aumenta as chances de que um projeto seja bem sucedido. Como a estrutura já foi aplicada anteriormente, basta avaliar o seu desempenho, promovendo ajustes nas áreas que causaram problemas.


Dicionário da Estrutura Analítica do Projeto

Como dissemos anteriormente, a Estrutura Analítica do Projeto não fornece muitos detalhes em sua apresentação, favorecendo um visual simples que possa ser acompanhado por toda a equipe.

O Dicionário da EAP é um documento secundário que preenche essa lacuna de informações mais específicas sobre as etapas do trabalho.

Numa versão básica, cada Verbete no Dicionário da EAP dirá quem é responsável pelo pacote de trabalho, quem estará envolvido, além do prazo, orçamento, necessidades da equipe e critérios de sucesso. Esse último elemento define as regras para que o pacote seja aceito.

Projetos complexos tendem a usar numerações para identificar os pacotes e seus verbetes: 1.1, 1.2, 1.3, para as atividades da primeira etapa; 2.1, 2.2, 2.3, para as da segunda, e assim por diante. É uma atitude rápida, que simplifica muito a busca por informações – e simplicidade tem tudo a ver com EAP!

Graças ao Dicionário, a Estrutura Analítica do Projeto entrega os benefícios de uma gestão tradicional, sem abrir mão do que a torna única. Ele pode ser utilizado sempre que surgir uma dúvida, ou até mesmo um conflito no andamento do projeto, e também na elaboração de um cronograma.

Por falar nisso, talvez você esteja se perguntando como a EAP e o cronograma se relacionam, ou quais as diferenças entre as duas ferramentas.


EAP ou cronograma?

Enquanto a Estrutura Analítica do Projeto está focada em como uma iniciativa será desenvolvida, trabalhando – como seu próprio nome diz – a estrutura; um cronograma se preocupa com as atividades necessárias para que o projeto seja finalizado.

Organizações que empregam os dois modelos costumam desenvolver sua EAP no começo do projeto e utilizá-la como alicerce do cronograma.

Você viu que a Estrutura Analítica do Projeto se encerra no pacote de trabalho, e não chega a planejar as atividades. É nesse ponto que um cronograma será útil, pois reforça cada pacote com um aprofundamento nos detalhes – um passo a passo sobre o que deve ser feito.

Digamos que a EAP definiu um pacote de trabalho com o nome Processo Seletivo. Todos os envolvidos no projeto agora sabem que é preciso realizar essa atividade, mas o seu nome diz muito pouco sobre como ela será desenvolvida.

Um cronograma pode ser criado pelo gestor do projeto, pela equipe que irá cuidar do pacote, ou por ambos em comum acordo. Ele irá conter itens como: definir o perfil dos cargos, realizar entrevistas, realizar dinâmicas de seleção e realizar treinamentos.

O cronograma faz com que as vantagens da EAP sejam aproveitadas sem que a falta de detalhes gere uma confusão, e permite que cada profissional trabalhe nas próprias responsabilidades, sem perder de vista o andamento do projeto como um todo!


Conclusão

A Estrutura Analítica do Projeto é uma poderosa ferramenta de gestão, beneficiando tanto os responsáveis pelo projeto quanto os profissionais envolvidos com cada função.

Você pode acelerar a implementação e os resultados da EAP, bem como de outras metodologias semelhantes, utilizando um software de gestão intuitivo e capaz de atender as mais diversas necessidades envolvidas num projeto, como o AEVO Innovate.

Trabalhando com o maior software de Gestão da Inovação na América Latina, você poderá não apenas conduzir seus projetos atuais, como será capaz de levá-los ao próximo nível, contando com a experiência de quem é especialista em inovar!

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