O ambiente empresarial foi um dos mais afetados por mudanças com a evolução da tecnologia. E uma delas diz respeito diretamente ao seu principal ativo: o capital humano.
O trabalho remoto proporcionou diversas adaptações de processos, como a recepção de novos colaboradores.
A área de RH e gestão de pessoas são, no geral, as responsáveis pela receptividade de novas pessoas dentro de uma empresa. E, com o passar dos anos, a internet tornou possível que esse processo pudesse também acontecer no meio digital.
Entenda o que é onboarding digital e a sua importância neste artigo.
O que é onboarding digital?
O onboarding digital nada mais é do que as etapas que visam, por meio do contato remoto, criar uma boa adaptação e a integração de novos profissionais na empresa, mesmo que eles trabalhem em home office.
Mas, vamos voltar ao conceito da palavra para uma melhor compreensão, na língua inglesa, onboarding significa ”embarcar”, ”entrar” e, levando em consideração a área empresarial, podemos dizer que o termo associa o conjunto de práticas ideais em uma contratação de novos colaboradores.
Assim, uma empresa pode melhorar em diversos pontos incluindo algumas etapas ao recrutar pessoas.
Esse processo já existe em contratações presenciais, além de ser bastante conhecido, é uma prática comum e consolidada. No entanto, para o mundo digital, há algumas particularidades que devem ser presadas.
A partir do ano de 2020, diversas companhias tiveram que começar a pensar – e, posteriormente, consolidar – novos processos focados na experiência digital.
Grande parte destes processos, passaram por validações e acompanhamento do departamento de gestão de pessoas, responsáveis por prezar pelo employee experience e o bem-estar nas empresas.
Desse modo, não seria indiferente a própria adaptação do setor no online, desde o recrutamento até a gestão dos talentos à longo prazo.
Como criar um onboarding digital
Montar um bom onboarding digital é um processo que leva tempo, dedicação e constante atualização por parte do time de RH.
Além disso, os líderes de gestão da empresa devem estar presentes durante a escolha do cronograma de onboarding. Este documento leva em consideração as necessidades e demandas envolvidas no processo, a definição de datas e reuniões, e os responsáveis por cada etapa.
Podemos delimitar o onboarding digital em algumas “partes” que compõem o todo, são elas:
1. Faça o pré-onboarding
O pré-onboarding possui algumas etapas fundamentais.
É nesta fase que deve ocorrer o recebimento de documentações e assinaturas digitais para fins de contratação.
Além das definições de mentores que irão acompanhar os novos colaboradores, bem como o alinhamento de informações sobre salário, regime de trabalho e equipamentos necessários.
No pré-onboarding, a trativa é toda remota, sendo assim, cabe orientar o colaborador sobre a digitalização de documentos, abertura de conta e demais protocolos que podem ser feitos remotamente.
Desse modo, a empresa conseguirá seguir a previsão de entrada do colaborador e as datas definidas para o onboarding digital.
Também é indicado que a área de RH se atente ao envio dos e-mails com orientações e a entrega do kit onboarding.
Essa é uma das etapas relacionadas ao pré-onboarding que foca especificamente na boa recepção e apresentação da empresa aos novos colaboradores.
Além disso, essa primeira impressão positiva pode contribuir bastante com a retenção de talentos na organização.
Sem dúvidas, sucesso do pré-onboarding é a chave para o bom resultado das próximas etapas.
2. Onboarding digital em prática
Após finalizada a parte burocrática, o onboarding digital de fato se inicia.
Nele, já estão bem definidas as reuniões aos quais o novo funcionário participará, que incluem:
- Apresentação dos objetivos estratégicos da empresa;
- Apresentação da visão, missão e valores;
- Apresentação da cultura organizacional;
- Informe dos procedimentos técnicos e processos envolvidos na rotina do profissional;
- Alinhamento de expectativas entre a empresa e colaborador;
- Apresentação de procedimentos básicos;
- Reunião com as lideranças, gestores e departamento responsável;
- Apresentação do produto/serviço da empresa.
Muito se fala sobre onboarding de primeiro dia, isto é, logo após a chegada do profissional é iniciado este cronograma e a imersão na empresa – que também pode conter treinamentos, capacitações e encontros focados em um processo específico desde o dia 1.
Para o primeiro dia, uma reunião de boas-vindas que conta com a apresentação de líderes e outros colaboradores é uma excelente opção para dar start ao onboarding digital.
Nos meios virtuais, muitas empresas organizam happy hours on–line, garantindo uma recepção calorosa ao novo funcionário, tornando a chegada ainda mais leve.
3. Processo de “rampagem”
Em seguida, temos o onboarding de primeiro mês, que visa a melhor adaptação do recém-chegado a médio prazo.
Nesse sentido, os treinamentos virtuais e reuniões semanais são um dos principais procedimentos durante os primeiros trinta dias do colaborador. É nessa fase que, de fato, começa a “rampagem” do profissional.
A boa – senão, a melhor – das práticas é a constante manutenção da aprendizagem dos profissionais que compõem a empresa. Desse modo, além de revisar conceitos e informações importantes, a equipe se manterá em alta performance.
Dessa forma, além de criar um sentimento de pertencimento aos novos integrantes, o ambiente de trabalho pode ganhar produtividade e eficiência a longo prazo com as atualizações de conhecimento.
Vantagens do onboarding digital
Por acontecer através da internet, o processo de onboarding digital possui várias vantagens.
A validação de documentações e o controle de dados são segmentos, arquivados e fácil acesso, ou seja, se ganha em otimização de tempo e processos. Com isso, é possível ”fugir” de papeladas e excesso de burocracias.
Tanto para a gestão quanto para o colaborador recém-chegado é benéfica a maior flexibilidade de agenda e definições de cronograma no modelo de onboarding digital.
As apresentações, caso sejam disponibilizadas, também ajudam ao profissional se organizar e revisitar as informações sempre que necessário.
Ainda mais, também existe a intensificação da segurança empresarial por meio dos recursos virtuais.
Dessa maneira, a partir da automatização de alguns processos durante as contratações, é possível reduzir os erros humanos e se proteger a partir de softwares de gestão voltados para a área.
Por último, podemos incluir a melhor experiência dos clientes na lista de vantagens do onboarding digital. Nesse caso, com os colaboradores cada vez mais capacitados e integrados ao sistema e funcionamento da empresa, os clientes conseguiram experimentar serviços organizados e de excelente qualidade e rapidez.
Conclusão
A partir das etapas apresentadas no onboarding digital é perceptível que o processo é fundamental para a empresa – não à toa se remodelou para a universo on-line.
Para que a integração dos colaboradores continue sendo positiva a longo prazo, cabe à área de RH continuar a examinar frequentemente o ambiente profissional, implementar suas iniciativas e mensurar os resultados delas.
Nesse aspecto é importante contar com ferramentas úteis que facilitem a gestão de processos e estimulem o engajamento contínuo dos colaboradores.
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