One to One é um tipo de reunião com o intuito de gerir e melhorar um ambiente de trabalho, identificando problemas a serem resolvidos através da conversa “cara a cara”. Como o próprio nome já diz na sua tradução, um a um, é um tipo de reunião direta entre duas pessoas.
A reunião One to One tem um viés mais individualizado e privado, ocorrendo na maioria das vezes entre um colaborador e seu gestor imediato, ou alguém mais acima na cadeia de liderança.
O One to One costuma ser muito focado e específica, girando ao redor de jum determinado assunto referente à organização e ao desenvolvimento do colaborador, como feedbacks, solução de problemas, preparo para uma nova tarefa e afins.
Porque a liderança deve sempre fazer One to One?
Essas discussões não se tratam de uma simples conversa entre duas pessoas, mas de um alinhamento com propostas específicas que deve resultar num plano de ação, onde o colaborador sabe exatamente o que precisa fazer.
Seu principal benefício está na troca rápida de visões e ideias.
Por um lado, o gestor poderá aconselhar e instruir o colaborador para um maior desenvolvimento, levando em consideração as questões particulares daquele indivíduo, e apontar claramente o que a organização espera dele.
Por outro, o colaborador poderá trazer opiniões e pontos de vista diferentes do gestor, apresentando suas principais dificuldades para que sejam abordadas em conjunto, além de sugerir ele mesmo novos modos de ação de acordo com o conhecimento que obteve em sua experiência direta com o trabalho.
As reuniões individuais também permitem que os colaboradores tenham privacidade para discutir questões sensíveis. Muitas vezes é apenas nesse modelo privado que as pessoas da organização vão se sentir seguras para apontar alguma forma de assédio cometida por seus colegas, por exemplo.
Realizar o One to One possibilita uma maior honestidade por parte dos profissionais, e confiança deles na organização – desde que o gestor da reunião demonstre uma preocupação verdadeira com as suas questões e ajude a resolvê-las.
Como fazer um One To One eficaz?
A primeira coisa a se ter em mente é que o One to One precisa ocorrer de maneira regular. Se não houver essa constância, é provável que a organização não obtenha mudanças positivas, pois não haverá uma nova reunião para checar a resolução do que foi pontuado anteriormente.
É muito importante que o colaborador e o gestor estejam cientes de como essa ferramenta funciona, assim os dois poderão se preparar para a reunião, trazendo informações das relações interpessoais, do desenvolvimento de projetos, dificuldades e etc.
- A ideia é que o encontro seja rápido e assertivo. Em alguns casos será preciso dedicar mais tempo para lidar com situações mais complexas vividas pelos profissionais;
- Sempre que possível é interessante encaminhar antecipadamente os pontos que serão discutidos, assim a outra parte terá mais tempo para organizar informações, documentos e propostas, ao invés de chegar com as mãos vazias no encontro;
- Crie um ambiente propício para a reunião. Tanto o colaborador quanto o gestor precisam ficar imersos, deixando os aparelhos no modo silencioso para evitar distrações;
- É preciso que todos mantenham a responsabilidade com dias e horários. A reunião deve ser considerada uma parte do trabalho, lembrando que faltas e atrasos prejudicam o tempo da outra parte envolvida, seja o gestor ou o colaborador;
- Encontre o melhor momento. O começo e o final da semana costumam ser boas opções, permitindo uma análise dos acontecimentos anteriores e o planejamento das próximas tarefas com uma janela de tempo clara para a execução dos pontos estabelecidos;
- As pautas da reunião devem ser esclarecidas no início e o foco da conversa deve ser a proposição de ações voltadas a esses itens, evitando fugir dos assuntos acordados;
- Confiança e ética: é muito importante que o gestor conquiste e preserve a confiança do colaborador para que ele esteja sempre à vontade nas discussões;
- Respeito pelo o que é dito: Tanto o gestor quanto o colaborador devem ter em mente julgamentos e comportamentos que façam o outro se sentir constrangido com o que é dito são prejudiciais às reuniões, criando obstáculos à abordagem dos problemas;
- Na medida do possível, as duas partes precisam se encaminhar para um entendimento partilhado, com troca de informações e sugestões que beneficiem ambos os lados;
- O colaborador precisa compartilhar suas próprias aspirações e dificuldades, mantendo o gestor bem informado. Dessa forma, os dois poderão construir uma relação mais produtiva. Esconder os problemas não permite a sua solução, e caso não ocorra essa troca, o One to One se torna menos eficaz;
- Os acordos de cada reunião devem ser registrados, garantindo clareza e segurança para os dois lados.
- É fundamental promover um feedback sobre a contribuição do profissional para a reunião, além de começar o encontro seguinte avaliando a implementação do que foi acertado no último One to One.
Como implementar one to one na empresa?
A introdução de qualquer nova ferramenta ou metodologia deve ter como ponto de partida uma apresentação do seu funcionamento e dos benefícios que vai trazer, tanto para o negócio quanto para os profissionais.
Os primeiros encontros podem exigir um pouco mais de paciência, e tendem a ser guiados quase inteiramente pelo gestor. Eles tendem a se tornar equilibrados com o tempo, conforme os colaboradores ganham segurança para se expressar mais.
Procure estabelecer um clima receptivo. É possível que algumas pessoas se assustem com a ideia de encontros fechados, esperando uma “bronca” do gestor, e cheguem à reunião com uma postura defensiva. Para quebrar o gelo é possível usar algumas ideias simples, como oferecer um lanche ou simplesmente cumprimentar o profissional de forma gentil, por exemplo.
Além do mais, é preciso entender que existe a reunião One to One deve se adaptar a cada realização. O encontro será diferente com um profissional experiente e um colaborador recém-chegado, por exemplo.
No caso do colaborador iniciante, a reunião pode ser mais aberta, para que o gestor conheça o profissional e as suas capacidades, além de pontuar os caminhos que ele pode seguir na empresa. Esse também pode ser um espaço de apresentação à cultura, aos processos, tarefas e equipes de trabalho.
Para um colaborador com muitos anos de casa, o One to One pode ter um perfil mais direto, pontuando questões como o planejamento de carreira e as mudanças que a empresa espera daquele profissional.
Por fim, tenha em mente que as reuniões não precisam seguir um modelo ou um cronograma único em todos os casos. Talvez alguns funcionários performem com excelência através de encontros semanais de poucos minutos, enquanto outros vão melhorar seu desempenho a partir de reuniões mensais e um pouco mais longas, por exemplo.
Não existe um modo perfeito de fazer o One to One, e é preciso dar abertura para encontrar a melhor dinâmica entre cada gestor e seus colaboradores.
Conclusão
A prática do One to One traz benefícios diversos, como acabamos de ver, mas ela deve se encaixar num sistema de comunicação mais amplo entre os profissionais e as lideranças do negócio. É uma ferramenta para contribuir com outras técnicas, e não para substituí-las.
Para gerenciar todas as trocas realizadas dentro da organização, e garantir que elas conduzam aos resultados esperados, é fundamental adotar uma plataforma de gestão eficaz, como o AEVO Innovate.
Além de oferecer espaços virtuais para a comunicação entre os colaboradores, ela permite sistematizar os direcionamentos das reuniões presenciais, criando projetos a partir dessas deliberações e oferecendo as ferramentas certas para garantir a sua execução!
