Ao trabalhar em empresas que atuam com o desenvolvimento de projetos é muito importante ter boas práticas de gerenciamento. Existem algumas metodologias que tratam com muita propriedade o assunto e devem ser consideradas sempre que possível, como é o caso, por exemplo, do PMBOK.
Independentemente do nível de aprofundamento no assunto que sua empresa tiver, existem alguns passos que você precisa seguir para manter um bom patamar de resultados tanto da sua operação cotidiana, como no desenvolvimento e implementação de inovações.
Para te ajudar a manter tudo sob controle, explicaremos como fazer escopo de projeto de maneira que tudo fique claro e favoreça a gestão do projeto. Confira!
1. Entenda o que é o escopo de um projeto
Se você e o seu pessoal não souberem qual o motivo de ter um escopo ou não tiverem uma boa noção do que se trata, há grandes chances de todo o projeto ficar comprometido. Por isso, vamos resolver esta questão de uma vez por todas.
Elaborado para conseguir mostrar quais os objetivos, definir responsabilidades, procedimentos, principais limites do projeto, requisitos a serem atendidos, identificação de entregas, data final prevista e custo total, o escopo é uma parte fundamental do planejamento.
Ele traz um resumo do que se pretende fazer e como atingir os objetivos almejados.
Sendo a linha mestra principal que guia o resto do material de produção e controle do projeto, precisa estar bem definido e com informações claras.
2. Identifique um responsável
A pior coisa que você pode fazer com um projeto é deixá-lo sem um responsável bem identificado ou colocar muitas pessoas com esta atribuição.
Quanto mais pessoas com esta mesma responsabilidade, menos cada uma delas se sentirá “dona” do projeto.
Por isso, mesmo que existam vários apoiadores (o que não é ruim), trate de buscar um nome como responsável. Assim, sempre terá alguém a quem cobrar ou elogiar de acordo com o andamento e desdobramento do projeto.
As informações mais concentradas tenderão a estar atualizadas e com uma melhor consistência.
3. Alinhe as expectativas
Normalmente, até que se tenha uma visão mais concreta do projeto, o que ocorre quando ele já está passando da metade do escopo, cada envolvido tem uma percepção do que está sendo buscado e feito.
Como as equipes envolvidas misturam pessoas de experiências e formações distintas, a expectativa e o entendimento do que deve ser a obra quando acabada pode variar de muitas formas.
O escopo tem essa função, a de unificar a visão de futuro do projeto acabado. É então necessário sentar e conversar com todos os envolvidos para conseguir o máximo de alinhamento de informações.
Discuta o assunto com quem será o gestor do projeto, os apoiadores, sponsors (patrocinadores) e também com o cliente. Com relação a este último, tenha certeza de que foi feito um briefing criterioso, indicando as informações mais relevantes a respeito do projeto.
4. Defina os critérios de aceitação com clareza
O tempo e o esforço despendidos em todo o projeto, desde o início até a entrega final, são delimitados pelo aceite da última parte do projeto.
Se a gestão de projetos não estiver focada em conseguir, fase a fase, entregar o que foi acordado, e todas estas entregas não estiverem muito bem determinadas, as coisas nunca terminam. É por isso que ao escrever o escopo do projeto os critérios de aceitação devem estar muito nítidos.
Tenha em mente que, sempre que houver dúvidas quanto a estes critérios de aceitação, seu cliente terá mais margem para exigir algumas coisas que inicialmente você não estava imaginando. Isso faz com que o cronograma desande e também o seu financeiro.
Para evitar este tipo de problema e manter o status report (relatório de status) em dia, busque registrar quais são os critérios de aceitação acordados com o cliente.
5. Faça um levantamento de premissas
De uma maneira mais direta, premissa é basicamente o que todos achamos que é o óbvio. Aí mora um grande problema, porque normalmente não damos atenção às coisas óbvias, mas elas precisam ser ditas e conferidas.
Geralmente envolvida entre os primeiros causadores de problemas na gestão de projetos está a gestão da comunicação. Às vezes ela ocorre de maneira lenta ou com ruídos (coisas que um bom software de gestão de projetos pode ajudar).
Tirando este tipo de problema, o mais comum acontecer é que a falta de um levantamento adequado de premissas permita que envolvidos assumam linhas de raciocínio próprias que não estão de acordo com a realidade.
O que faz todo sentido para uma pessoa pode não ter a mesma lógica quando olhada por outro indivíduo. Por isso, o termo “bom senso” costuma gerar tanta discussão.
Para não ficar vulnerável a raciocínios individuais e ter mais assertividade na execução de um escopo, faça uma boa descrição das premissas do projeto. Vai ver que conseguirá eliminar muitos erros pelo caminho.
6. Liste os itens excluídos
Todo projeto é uma empreitada que tem início, meio e fim, e isso quer dizer que ele precisa acabar, precisa ter um término. Para garantir que ele não se estenda mais do que o que foi acordado inicialmente, defina os limites.
Criar uma relação de itens que estão fora do projeto logo na declaração de escopo te ajuda a cercar qualquer dúvida ou pedido que possa ser pleiteado, mas que não tenha ficado definido como parte integrante do projeto.
Além de proporcionar maior tranquilidade na hora do encerramento do projeto, caso o cliente queira você terá como negociar à parte estes tópicos, podendo aumentar o seu faturamento de maneira proporcional ao aumento do serviço.
7. Documente
Depois que você já alinhou expectativas, discutiu premissas, prazos, valores, limites, critérios de aceitação e tudo mais que deveria constar como informação essencial para o desenvolvimento do escopo do projeto, documente.
Faça isso de maneira clara, objetiva e formalize o que for necessário junto aos stakeholders envolvidos.
A memória das pessoas (inclusive a sua) não é algo confiável, principalmente levando em consideração que muitos envolvidos terão objetivos, motivações e expectativas diferentes. Assim, você garante mais tranquilidade durante toda a gestão do projeto.
Agora que você já sabe o que precisa e como fazer escopo de projetos, compartilhe o que achou destas dicas. Por acaso já praticava alguma delas? Teria mais para acrescentar? Conte-nos como você faz o seu escopo de projetos!
