Planejamento para fazer uma gestão de projetos simples e objetiva

Realizar um bom planejamento do projeto é um fator crucial para o seu sucesso. Mas o que é um projeto bem sucedido? Itens como não perder de vista o orçamento, prazo, entregar os benefícios propostos e atender às expectativas dos clientes e de outros stakeholders são preponderantes para que seja considerado assim.

Um bom plano do projeto é fundamental para alcançar esses objetivos. Porém, é comum encontrarmos situações em que o excesso de preciosismo no detalhamento do cronograma e outros planos acaba atrapalhando mais do que ajudando. Isso é especialmente mais importante nos projetos mais simples do seu portfólio, em que tipicamente temos menos recursos para manter os planos atualizados.

Problemas do excesso de planejamento

A princípio, tudo nos leva a crer que quanto mais detalhado forem os planos, maiores as chances de sucesso na execução. No entanto, essa abordagem excessiva pode esconder algumas armadilhas, que estão listadas a seguir:

Esforço de manutenção

Pouco adianta elaborar um planejamento minuciosamente detalhado no início do projeto e depois nunca mais atualizá-lo nas demais etapas. Durante o andamento da execução do projeto, fatalmente as coisas sairão diferente do planejado e os planos precisam estar sempre sendo retroalimentados para guiarem corretamente os próximos passos.

O problema é que alterar e manter atualizado um plano super detalhado exige um esforço contínuo enorme e isso pode acabar não acontecendo, seja por falta de recursos ou por outras prioridades. Com isso, os planos ficam obsoletos e consequentemente inúteis para a gestão do projeto. 

Resistência a mudanças

O responsável pelo planejamento dedicou-se como nunca – horas extras, finais de semana e até de madrugada. Como resultado, um cronograma de mais de mil linhas, com atividades quebradas até o nível mais detalhado de execução. Uma obra prima!

Após as duas primeiras semanas de andamento, no entanto, ficou claro que a estratégia escolhida para a execução deveria mudar para atender aos requisitos do projeto. Infelizmente, isso exigiria uma profunda mudança no cronograma.

Nesse cenário, em muitos casos, o responsável pelo planejamento ficará extremamente resistente para realizar as alterações no cronograma, pois a nossa tendência é de evitar os grandes retrabalhos. É comum, inclusive, que sejam apresentadas várias justificativas pelas quais o primeiro cronograma deva ser mantido, mesmo que sejam óbvias as vantagens da mudança solicitada.

Dificuldade de comunicação

É amplamente reconhecido que a falha na comunicação com as partes interessadas seja uma das principais causas do insucesso em projetos. Manter os stakeholders engajados e informados sobre os assuntos relevantes é fundamental para que os requisitos sejam atendidos.

Mas como manter um bom alinhamento com planos muito complexos? Nos tempos atuais, com a Internet e as formas ágeis de comunicação, documentos extensos e densos têm uma tendência grande de não serem lidos. Assim, mesmo que contenha o “mapa da mina” para o sucesso, um planejamento mais detalhado do que o necessário pode paradoxalmente gerar falta de entendimento para as pessoas fundamentais para o projeto.

Foco demasiado na operacionalização

Conforme já mencionado, um plano muito complexo e burocrático tende a exigir um grande esforço das pessoas envolvidas no projeto para mantê-lo atualizado. Caso isso efetivamente ocorra, existe um efeito colateral relevante: os responsáveis pela gestão e planejamento do projeto provavelmente irão passar um tempo muito grande sentados à frente do computador para alimentar as informações necessárias.

Com isso, naturalmente, as reuniões e alinhamentos com os stakeholders ficarão prejudicados, ocasionando graves falhas de comunicação e provavelmente levando ao fracasso do projeto. Em resumo, quanto mais complexo for o plano, menos tempo a equipe de gestão terá para efetivamente comunicá-lo e engajar os envolvidos.

Como manter o planejamento simples e efetivo

Agora que já conhecemos os problemas que podem ser ocasionados pelo excesso de detalhamento do plano do projeto, vamos entender algumas formas de acertar no planejamento.

A ideia geral deve estar comunicada

É fundamental que o plano do projeto comunique de maneira clara a visão geral do projeto para as partes interessadas:

  • A que o projeto se propõe? Quais os principais benefícios a serem buscados? Que indicadores medirão o seu sucesso?
  • Quais as entregas mais relevantes?
  • Serão contratados fornecedores para executar alguma parte do projeto?
  • Quais são os custos mais impactantes?
  • Existem riscos que valham a pena ser considerados? Caso positivo, que ações devem ser feitas para mitigá-los?
  • Quais as pessoas mais importantes a serem envolvidas para a execução do projeto e para a tomada de decisão?

Essas perguntas devem estar objetivamente respondidas e comunicadas para os stakeholders do projeto.

Atualmente, é comum a utilização de modelos de Canvas para organizar sucintamente os principais pontos do plano do projeto. O sucesso por trás desses métodos é exatamente a simplicidade e efetividade da comunicação com os envolvidos, compartilhando com todos a visão macro do projeto.

O cronograma deve ser gerenciável

O nível de detalhes do cronograma nem sempre precisa entrar na operação de cada hora de atividade. Além de inviabilizar a sua atualização, isso também limita a criatividade e a capacidade de inovação da equipe.

Em primeiro lugar, é essencial que as atividades que produzem as principais entregas estejam bem definidas e com um responsável claramente atribuído. Isso evita que o projeto deixe de gerar os seus principais benefícios e facilita encontrar, quando necessário,  as pessoas relevantes para cada entrega.

Uma outra regra importante é associar o nível de detalhamento das atividades à frequência de reuniões de acompanhamento e tomada de decisão no projeto. Assim, por exemplo, se o projeto terá reuniões mensais de controle, é importante que as atividades não tenham mais do que um mês de duração. Caso contrário, eventualmente passariam-se duas reuniões de acompanhamento para avaliar se a tarefa está atrasada, o que pode significar uma decisão tomada tardiamente.

Ao mesmo tempo, em um projeto com reuniões mensais de controle, um cronograma com atividade de uma hora de duração é excesso de preciosismo para a gestão. Pode até ser necessário um plano ou um checklist detalhado para apoiar a execução, mas essa informação não é relevante para a gestão geral do projeto e tende a complicar se incluída em um plano divulgado a todas as partes interessadas.

Priorizar conforme importância e recursos disponíveis

Em um portfólio de projetos, tipicamente haverá alguns mais complexos e outros mais simples, alguns mais relevantes e outros de menor importância. Assim, é importante que os projetos sejam priorizados de forma que os principais sejam gerenciados de maneira mais próxima e os demais sejam monitorados de forma macro.

Além disso, é fundamental se adequar aos recursos disponíveis. Se o projeto é muito grande e há uma equipe relevante destacada especificamente para ele, faz sentido criar planos mais detalhados, pois eles provavelmente serão mantidos atualizados. Por outro lado, se o projeto não tem uma equipe focada e terá que disputar alocação de recursos com os processos de rotina, é melhor optar por uma gestão mais simples e objetiva. Nesse caso, o bom é inimigo do ótimo!

​Preparar-se para o aprendizado e mudanças

Pela própria característica de gerar resultados exclusivos, há muitas incertezas no início de cada projeto. Assim, durante o seu andamento, vamos aprendendo com a empreitada e descobrindo as melhores alternativas para atingir o sucesso pretendido.

Por isso, é muito importante que os planos sejam produzidos de maneira a estarem abertos às mudanças e detalhamentos progressivos. Isso certamente gerará menos resistência às alterações que certamente serão necessárias e, com isso, produzirá melhores resultados para o projeto.

Vimos assim que elaborar um plano de projeto é um fator crucial para seu sucesso. Porém, é importante não gastar um tempo excessivo ou criar um planejamento complexo demais pois isso pode levar a uma mão contrária, gerando problemas de comunicação, atrasos e dificuldades em sua execução.

O gerenciamento de projetos deve zelar pela simplicidade e objetividade, procurando fazer o uso de ferramentas que levarão a uma boa comunicação com os stakeholders, facilitando o entendimento dos planos e aumentando o engajamento dos envolvidos para produzir o sucesso esperado.

Precisa de um software para gerenciar projetos de maneira simples e objetiva? Conheça o AEVO Innovate e tenha melhores resultados!

Luís Felipe Carvalho

Luís Felipe Carvalho é um dos fundadores e, atualmente, CEO da AEVO; está há mais de 16 anos à frente de iniciativas para alavancar a inovação de empresas do Brasil e do mundo. Ao longo de sua trajetória, acumula experiências em gestão e implantação de projetos de inovação, buscando formas de gerar resultados para corporações também por meio do incentivo ao intraempreendedorismo. Graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Espírito Santo, cursou MBA em Gestão Empresarial e possui certificação PMP (Project Management Professional) concedida pelo Project Management Institute. Foi analista de projetos e liderou programas inovadores em grandes companhias de segmentos como engenharia e siderurgia. Integrou ainda o corpo docente da FUCAPE Business School, ministrando disciplinas de Project Management Office (PMO), Portfólio e Maturidade em Projetos e Gerenciamento de Riscos.

Compartilhe o post

Facebook
LinkedIn
Twitter
WhatsApp
Email

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Sidebar versão 2 para o copy AEVO One-Stop Shop de Inovação

Assine nossa newsletter

Fique sempre atualizado com nossos conteúdos sobre o universo da Inovação.