O que é um plano de ação 5W2H e como fazer?

Um plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão amplamente utilizada no mundo empresarial para transformar estratégias e objetivos em ações concretas e realizáveis. O sigla 5W2H, refere-se a sete perguntas-chave que essa metodologia responde, fornecendo um roteiro claro para a execução de tarefas e projetos.

Grandes ideias, estratégias brilhantes e objetivos ambiciosos são a essência de qualquer organização visionária, mas a diferença real de quem conquista o sucesso é transformar essas visões em ações concretas.

Para atingir esse objetivo, as empresas utilizam uma série de ferramentas, como o plano de ação 5W2H. Quando dominada, ela pode ser um divisor de águas para o alcance de metas e a concretização de projetos.

Confira os pilares que sustentam o plano de ação 5W2H, uma metodologia poderosa que não apenas alinha estratégias, mas também cria um caminho claro para a sua realização.

Saiba também como implementar um plano de ação 5W2H de maneira personalizada, de acordo com as suas necessidades e recursos. Siga a leitura.

O que é um plano de ação 5W2H?

Um plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão amplamente utilizada no mundo empresarial para transformar estratégias e objetivos em ações concretas e realizáveis. O sigla 5W2H refere-se a sete perguntas-chave que essa metodologia responde, fornecendo um roteiro claro para a execução de tarefas e projetos.

  • 1. What (O que): refere-se à definição clara do que precisa ser feito. É a descrição da ação ou tarefa de forma concisa e específica, sem deixar margem para interpretações;
  • 2. Why (Por que): envolve a justificativa e a razão pela qual a ação é necessária. Compreender o propósito por trás de uma tarefa é fundamental para manter todos os envolvidos alinhados e aumentar o engajamento dos colaboradores responsáveis;
  • 3. Who (Quem): indica a pessoa ou equipe responsável pela execução da tarefa. A atribuição de responsabilidades é crucial para evitar lacunas na execução;
  • 4. When (Quando): estabelece um prazo como data limite para a conclusão da ação. Definir um cronograma é essencial para que as tarefas sejam entregues a tempo, evitando gargalos no ciclo de ações;
  • 5. Where (Onde): esclarece o local ou contexto em que a ação será realizada. Isso é especialmente importante em ambientes onde a geolocalização é relevante;
  • 6. How (Como): detalha os métodos, recursos e processos necessários para executar a ação. Essas informações ajudam a garantir que a tarefa seja realizada de maneira eficiente;
  • 7. How much (Quanto custa): aborda os recursos financeiros necessários para a execução da ação, mantendo o controle de custos e mantendo o equilíbrio no orçamento da empresa.

Com a resposta dessas questões, a organização encontra no plano de ação 5W2H um roteiro completo para a implementação de seus próximos passos, permitindo uma gestão eficaz de projetos e tarefas.

Ele ajuda a garantir que todos os aspectos críticos de uma ação sejam considerados, desde o que deve ser feito até a alocação de recursos e o cumprimento de prazos.

Leia mais:
Execução da estratégia corporativa: o que é e como fazer
Gestão de metas: o que é e como definir

Quais são os principais pilares de um plano de ação?

Realizar um plano de ação 5W2H ou com base em outras ferramentas que atendem ao mesmo propósito exige o cumprimento de alguns pilares, necessários para atingir o sucesso da estratégia.

1. Objetivos claros

Um plano de ação deve começar com a definição clara dos objetivos que se deseja alcançar. Eles partem da estratégia mais ampla da empresa e fornecem a direção do plano.

2. Ações específicas

Cada ação ou tarefa a ser realizada deve ser detalhada de forma específica, de modo que todos os envolvidos compreendam o que precisa ser feito.

Quanto mais acerto nesse ponto, menores as chances de erros, desperdícios e retrabalho.

3. Responsabilidades

É importante atribuir responsabilidades claras a indivíduos ou equipes para garantir que todos saibam quem é responsável por executar cada ação.

4. Prazos e cronograma

Toda ação deve ter um prazo, que esteja alinhado ao desenvolvimento geral da estratégia. Um cronograma pode ser utilizado para oferecer visão geral do projeto e acompanhar a execução de todas as ações.

5. Recursos

Identificar os recursos necessários, como pessoal, materiais, financiamento e tecnologia, é fundamental para que as ações sejam executadas de maneira eficaz.

6. Monitoramento e avaliação

Adotar mecanismos de acompanhamento e avaliação permite que o progresso seja medido e que quaisquer desvios possam ser corrigidos a tempo.

Estabeleça canais de comunicação claros para relatar o progresso e fornecer feedback durante a execução do plano, garantindo que as informações cheguem a todos que precisam delas.

8. Riscos e Contingências

Identifique os possíveis riscos e desenvolva planos de contingência para lidar com eles, caso surjam durante a implementação.

9. Documentação

Mantenha registros claros e documentação adequada de todas as etapas do plano para futuras referências e análises.

Isso ajuda a evitar a repetição de erros, além de padronizar as melhores práticas para aumentar a eficiência dos próximos projetos.

Como fazer um plano de ação 5W2H?

A criação de um plano de ação 5W2H envolve vários passos essenciais para certificar que todas as áreas críticas de uma ação sejam consideradas.

Defina os objetivos e identifique as ações necessárias

O primeiro passo para criar um plano de ação 5W2H é estabelecer objetivos claros e identificar as ações necessárias para alcançá-los.

Os objetivos devem ser definidos de forma clara. Quanto mais precisos forem, mais fácil será planejar as ações.

Se houver vários objetivos, é fundamental priorizá-los. Determine quais são os mais urgentes ou estrategicamente importantes para a organização.

Os objetivos de alto nível agora podem ser desdobrados em metas menores e tarefas específicas. Elas ajudam a tornar os objetivos mais alcançáveis, pois trazem etapas menores e gerenciáveis.

Realize sessões de brainstorming com a equipe para identificar todas as possíveis ações que podem contribuir para atingir os objetivos.

Após o brainstorming, avalie a viabilidade de cada ação. Considere fatores como recursos disponíveis, tempo e impacto potencial.

É importante considerar também a justificativa para essas ações (Why) direcionando os esforços da empresa ao que é mais relevante no momento.

Atribua responsabilidades, prazos e locais

Atribuir responsabilidades é fundamental para garantir que cada ação seja claramente associada a uma pessoa ou equipe responsável pela execução.

Considere as habilidades e conhecimentos necessários para cada ação. Certifique-se de que as pessoas designadas estejam capacitadas para realizar as tarefas.

Os prazos devem ser realistas e alcançáveis. Considere a interdependência entre as ações ao definir prazos. É normal que certas ações precisem ser concluídas antes que outras possam começar.

Estabeleça marcos intermediários, se apropriado, para monitorar o progresso em direção aos objetivos.

Para ações que envolvem locais físicos, especifique o espaço exato onde elas serão executadas.

Para ações que ocorrem num ambiente virtual, podemos definir as plataformas ou sistemas em que serão realizadas.

Detalhe os métodos e considere os recursos

Descrever os métodos envolvidos na execução de cada ação é crucial para garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira eficaz.

Especifique os passos e procedimentos necessários para concluir cada ação. Quanto mais detalhado o plano, menos espaço para ambiguidades.

Avalie os recursos necessários para avançar, incluindo recursos financeiros, humanos, tecnológicos e materiais.

Certifique-se de que elas estejam disponíveis ou que as etapas para obtê-los sejam definidas como parte do plano.

Valide, execute, monitore e ajuste

Antes de prosseguir com a execução, é importante validar o plano de ação 5W2H com todas as partes interessadas.

Revise os passos com a equipe que executará as ações, certificando-se de que ela pode cumprir as responsabilidades e os prazos com os recursos atribuídos.

Com o plano validado, inicie a execução das ações de acordo com as datas e métodos definidos.

Estabeleça mecanismos de monitoramento para rastrear o progresso em relação a cada fator, incluindo reuniões regulares de acompanhamento, relatórios de status e outras ferramentas de controle.

À medida que o plano é executado, podem surgir situações imprevistas ou novas informações que exigem ajustes.

Esteja atento a possíveis desvios do plano e tome medidas para corrigi-los o mais rápido possível. O monitoramento contínuo é essencial para garantir que o plano de ação 5W2H permaneça no caminho certo.

Exemplo de um plano de ação 5W2H

Confira um plano de ação 5W2H simplificado, com base no objetivo de “Aumentar a satisfação do cliente” em um restaurante.

Ação 1: Realizar pesquisas de satisfação

  • O que: realizar pesquisas de satisfação com os clientes após suas refeições.
  • Por que: entender as preocupações e expectativas dos clientes e identificar áreas de melhoria.
  • Quem: equipe de atendimento ao cliente.
  • Quando: após cada refeição, durante o próximo mês.
  • Onde: no local, após a refeição.
  • Como: questionários impressos para os clientes, digitalizando as respostas para análise.
  • Quanto custa: impressão de questionários e tempo da equipe de atendimento.

Ação 2: Avaliar o feedback e ajustar

  • O que: avaliar o feedback dos clientes e ajustar o plano conforme necessário.
  • Por que: garantir que as ações tomadas estejam alinhadas com as expectativas dos clientes.
  • Quem: gerente e equipe de atendimento.
  • Quando: a cada mês.
  • Onde: no restaurante.
  • Como: revisar as pesquisas e ajustar o menu ou o atendimento conforme necessário.
  • Quanto custa: tempo da equipe e eventuais custos de ajustes.

Ação 3: Treinar a equipe de atendimento

  • O que: realizar treinamentos para a equipe de atendimento.
  • Por que: para melhorar a qualidade do atendimento ao cliente.
  • Quem: gerente do restaurante.
  • Quando: durante o próximo mês.
  • Onde: no restaurante.
  • Como: treinamentos presenciais, simulações de atendimento e feedback contínuo.
  • Quanto custa: custos de treinamento, materiais de treinamento e tempo da equipe.

Conclusão

O plano de ação 5W2H é uma ferramenta poderosa para estabelecer objetivos claros, determinar ações específicas e assegurar que todas as áreas críticas de um projeto ou iniciativa sejam consideradas.

No entanto, a implementação manual e o monitoramento contínuo podem ser desafiadores.

O software AEVO é um aliado valioso para a execução da estratégia corporativa, tarefa diretamente relacionada aos objetivos estratégicos com uso de planos de ação.

As etapas do seu plano podem ser integradas em uma única plataforma, permitindo a definição de objetivos e ações, atribuição de responsabilidades, estabelecimento de prazos, detalhamento de métodos e consideração de recursos em um ambiente colaborativo.

A plataforma utilizada da metodologia ágil de OKRs para facilitar a gestão de metas para grandes empresas, permitindo que a empresa conecte os objetivos corporativos aos individuais, tenham os dados de progresso de forma visual, prática e descomplicada, ganhando mais tempo e governancia do processo.

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Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

Livia Nonato

Livia Nonato

Formada em Jornalismo pela Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), atua na área de marketing, content e SEO há quatro anos, tendo como principal foco a otimização para mecanismos de busca, gestão e crescimento dos canais de aquisição orgânico, performance e growth. Experiência e conhecimento em SEO para empresas B2B e produtos complexos. Atualmente, é analista de SEO na AEVO e aborda temáticas de inovação e tecnologia como redatora do blog AEVO.

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