Grandes ideias, estratégias brilhantes e objetivos ambiciosos são a essência de qualquer organização visionária, mas a diferença real de quem conquista o sucesso é transformar essas visões em ações concretas.
Para atingir esse objetivo, as empresas utilizam uma série de ferramentas, como o plano de ação 5W2H. Quando dominada, ela pode ser um divisor de águas para o alcance de metas e a concretização de projetos.
Confira os pilares que sustentam o plano de ação 5W2H, uma metodologia poderosa que não apenas alinha estratégias, mas também cria um caminho claro para a sua realização.
Saiba também como implementar um plano de ação 5W2H de maneira personalizada, de acordo com as suas necessidades e recursos. Siga a leitura.
O que é um plano de ação 5W2H?
Um plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão amplamente utilizada no mundo empresarial para transformar estratégias e objetivos em ações concretas e realizáveis. O sigla 5W2H refere-se a sete perguntas-chave que essa metodologia responde, fornecendo um roteiro claro para a execução de tarefas e projetos.
- 1. What (O que): refere-se à definição clara do que precisa ser feito. É a descrição da ação ou tarefa de forma concisa e específica, sem deixar margem para interpretações;
- 2. Why (Por que): envolve a justificativa e a razão pela qual a ação é necessária. Compreender o propósito por trás de uma tarefa é fundamental para manter todos os envolvidos alinhados e aumentar o engajamento dos colaboradores responsáveis;
- 3. Who (Quem): indica a pessoa ou equipe responsável pela execução da tarefa. A atribuição de responsabilidades é crucial para evitar lacunas na execução;
- 4. When (Quando): estabelece um prazo como data limite para a conclusão da ação. Definir um cronograma é essencial para que as tarefas sejam entregues a tempo, evitando gargalos no ciclo de ações;
- 5. Where (Onde): esclarece o local ou contexto em que a ação será realizada. Isso é especialmente importante em ambientes onde a geolocalização é relevante;
- 6. How (Como): detalha os métodos, recursos e processos necessários para executar a ação. Essas informações ajudam a garantir que a tarefa seja realizada de maneira eficiente;
- 7. How much (Quanto custa): aborda os recursos financeiros necessários para a execução da ação, mantendo o controle de custos e mantendo o equilíbrio no orçamento da empresa.
Com a resposta dessas questões, a organização encontra no plano de ação 5W2H um roteiro completo para a implementação de seus próximos passos, permitindo uma gestão eficaz de projetos e tarefas.
Ele ajuda a garantir que todos os aspectos críticos de uma ação sejam considerados, desde o que deve ser feito até a alocação de recursos e o cumprimento de prazos.
Leia mais:
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Gestão de metas: o que é e como definir
Quais são os principais pilares de um plano de ação?
Realizar um plano de ação 5W2H ou com base em outras ferramentas que atendem ao mesmo propósito exige o cumprimento de alguns pilares, necessários para atingir o sucesso da estratégia.
1. Objetivos claros
Um plano de ação deve começar com a definição clara dos objetivos que se deseja alcançar. Eles partem da estratégia mais ampla da empresa e fornecem a direção do plano.
2. Ações específicas
Cada ação ou tarefa a ser realizada deve ser detalhada de forma específica, de modo que todos os envolvidos compreendam o que precisa ser feito.
Quanto mais acerto nesse ponto, menores as chances de erros, desperdícios e retrabalho.
3. Responsabilidades
É importante atribuir responsabilidades claras a indivíduos ou equipes para garantir que todos saibam quem é responsável por executar cada ação.
4. Prazos e cronograma
Toda ação deve ter um prazo, que esteja alinhado ao desenvolvimento geral da estratégia. Um cronograma pode ser utilizado para oferecer visão geral do projeto e acompanhar a execução de todas as ações.
5. Recursos
Identificar os recursos necessários, como pessoal, materiais, financiamento e tecnologia, é fundamental para que as ações sejam executadas de maneira eficaz.
6. Monitoramento e avaliação
Adotar mecanismos de acompanhamento e avaliação permite que o progresso seja medido e que quaisquer desvios possam ser corrigidos a tempo.
Estabeleça canais de comunicação claros para relatar o progresso e fornecer feedback durante a execução do plano, garantindo que as informações cheguem a todos que precisam delas.
8. Riscos e Contingências
Identifique os possíveis riscos e desenvolva planos de contingência para lidar com eles, caso surjam durante a implementação.
9. Documentação
Mantenha registros claros e documentação adequada de todas as etapas do plano para futuras referências e análises.
Isso ajuda a evitar a repetição de erros, além de padronizar as melhores práticas para aumentar a eficiência dos próximos projetos.
Como fazer um plano de ação 5W2H?
A criação de um plano de ação 5W2H envolve vários passos essenciais para certificar que todas as áreas críticas de uma ação sejam consideradas.
Defina os objetivos e identifique as ações necessárias
O primeiro passo para criar um plano de ação 5W2H é estabelecer objetivos claros e identificar as ações necessárias para alcançá-los.
Os objetivos devem ser definidos de forma clara. Quanto mais precisos forem, mais fácil será planejar as ações.
Se houver vários objetivos, é fundamental priorizá-los. Determine quais são os mais urgentes ou estrategicamente importantes para a organização.
Os objetivos de alto nível agora podem ser desdobrados em metas menores e tarefas específicas. Elas ajudam a tornar os objetivos mais alcançáveis, pois trazem etapas menores e gerenciáveis.
Realize sessões de brainstorming com a equipe para identificar todas as possíveis ações que podem contribuir para atingir os objetivos.
Após o brainstorming, avalie a viabilidade de cada ação. Considere fatores como recursos disponíveis, tempo e impacto potencial.
É importante considerar também a justificativa para essas ações (Why) direcionando os esforços da empresa ao que é mais relevante no momento.
Atribua responsabilidades, prazos e locais
Atribuir responsabilidades é fundamental para garantir que cada ação seja claramente associada a uma pessoa ou equipe responsável pela execução.
Considere as habilidades e conhecimentos necessários para cada ação. Certifique-se de que as pessoas designadas estejam capacitadas para realizar as tarefas.
Os prazos devem ser realistas e alcançáveis. Considere a interdependência entre as ações ao definir prazos. É normal que certas ações precisem ser concluídas antes que outras possam começar.
Estabeleça marcos intermediários, se apropriado, para monitorar o progresso em direção aos objetivos.
Para ações que envolvem locais físicos, especifique o espaço exato onde elas serão executadas.
Para ações que ocorrem num ambiente virtual, podemos definir as plataformas ou sistemas em que serão realizadas.
Detalhe os métodos e considere os recursos
Descrever os métodos envolvidos na execução de cada ação é crucial para garantir que as tarefas sejam realizadas de maneira eficaz.
Especifique os passos e procedimentos necessários para concluir cada ação. Quanto mais detalhado o plano, menos espaço para ambiguidades.
Avalie os recursos necessários para avançar, incluindo recursos financeiros, humanos, tecnológicos e materiais.
Certifique-se de que elas estejam disponíveis ou que as etapas para obtê-los sejam definidas como parte do plano.
Valide, execute, monitore e ajuste
Antes de prosseguir com a execução, é importante validar o plano de ação 5W2H com todas as partes interessadas.
Revise os passos com a equipe que executará as ações, certificando-se de que ela pode cumprir as responsabilidades e os prazos com os recursos atribuídos.
Com o plano validado, inicie a execução das ações de acordo com as datas e métodos definidos.
Estabeleça mecanismos de monitoramento para rastrear o progresso em relação a cada fator, incluindo reuniões regulares de acompanhamento, relatórios de status e outras ferramentas de controle.
À medida que o plano é executado, podem surgir situações imprevistas ou novas informações que exigem ajustes.
Esteja atento a possíveis desvios do plano e tome medidas para corrigi-los o mais rápido possível. O monitoramento contínuo é essencial para garantir que o plano de ação 5W2H permaneça no caminho certo.
Exemplo de um plano de ação 5W2H
Confira um plano de ação 5W2H simplificado, com base no objetivo de “Aumentar a satisfação do cliente” em um restaurante.
Ação 1: Realizar pesquisas de satisfação
- O que: realizar pesquisas de satisfação com os clientes após suas refeições.
- Por que: entender as preocupações e expectativas dos clientes e identificar áreas de melhoria.
- Quem: equipe de atendimento ao cliente.
- Quando: após cada refeição, durante o próximo mês.
- Onde: no local, após a refeição.
- Como: questionários impressos para os clientes, digitalizando as respostas para análise.
- Quanto custa: impressão de questionários e tempo da equipe de atendimento.
Ação 2: Avaliar o feedback e ajustar
- O que: avaliar o feedback dos clientes e ajustar o plano conforme necessário.
- Por que: garantir que as ações tomadas estejam alinhadas com as expectativas dos clientes.
- Quem: gerente e equipe de atendimento.
- Quando: a cada mês.
- Onde: no restaurante.
- Como: revisar as pesquisas e ajustar o menu ou o atendimento conforme necessário.
- Quanto custa: tempo da equipe e eventuais custos de ajustes.
Ação 3: Treinar a equipe de atendimento
- O que: realizar treinamentos para a equipe de atendimento.
- Por que: para melhorar a qualidade do atendimento ao cliente.
- Quem: gerente do restaurante.
- Quando: durante o próximo mês.
- Onde: no restaurante.
- Como: treinamentos presenciais, simulações de atendimento e feedback contínuo.
- Quanto custa: custos de treinamento, materiais de treinamento e tempo da equipe.
Conclusão
O plano de ação 5W2H é uma ferramenta poderosa para estabelecer objetivos claros, determinar ações específicas e assegurar que todas as áreas críticas de um projeto ou iniciativa sejam consideradas.
No entanto, a implementação manual e o monitoramento contínuo podem ser desafiadores.
O software AEVO é um aliado valioso para a execução da estratégia corporativa, tarefa diretamente relacionada aos objetivos estratégicos com uso de planos de ação.
As etapas do seu plano podem ser integradas em uma única plataforma, permitindo a definição de objetivos e ações, atribuição de responsabilidades, estabelecimento de prazos, detalhamento de métodos e consideração de recursos em um ambiente colaborativo.
A plataforma utilizada da metodologia ágil de OKRs para facilitar a gestão de metas para grandes empresas, permitindo que a empresa conecte os objetivos corporativos aos individuais, tenham os dados de progresso de forma visual, prática e descomplicada, ganhando mais tempo e governancia do processo.
