Plano de ação: o que é, como elaborar e os 5 passos

O plano de ação é uma maneira de utilizar metodologias em prol de ações estratégicas, que orientam e ordenam os passos a serem seguidos para alcançar um objetivo específico, seja de uma organização, de um projeto ou indivíduo.

O plano de ação é um documento contendo as atividades e iniciativas a serem desenvolvidas. Ele destrincha e aplica as questões presentes no planejamento estratégico.

Ao elaborar essa estratégia, é importante estabelecer objetivos claros e específicos, definir prazos realistas para a conclusão das atividades, identificar os recursos necessários para realizar as tarefas e determinar quem será responsável por cada etapa do processo.

Entenda mais sobre plano de ação, quais as ferramentas usar e como elaborar neste conteúdo. Siga a leitura.

O que é plano de ação?

Um plano de ação é uma ferramenta estratégica que visa orientar e definir as ações necessárias para alcançar um objetivo ou solucionar um problema específico. Ele funciona como um roteiro que indica o caminho a ser percorrido, os recursos necessários para chegar lá e os responsáveis por cada atividade.

No contexto empresarial, um plano de ação pode ser utilizado para diversas finalidades, tais como:

• Implementação de novos projetos;
• Melhoria contínua de processos;
• Solução de problemas operacionais;
• Redução de custos;
• Desenvolvimento de novos produtos ou serviços;

Elaborar um plano de ação é essencial para a gestão estratégica de negócios, pois possibilita a definição de objetivos claros e a orientação das ações necessárias para alcançá-los.

Sendo assim, otimiza tempo e recursos, aumentando as chances de sucesso. O plano de ação é utilizado para solucionar problemas, implementar projetos, melhorar processos e alcançar metas específicas.

De uma perspectiva macro, com planejamento estratégico e plano de ação alinhados, a estratégia corporativa terá fluidez desde o mapeamento das ações até a sua efetiva execução, permitindo que a empresa monitore e avalie os resultados obtidos.

Além disso, o plano de ação pode contribuir para a melhoria contínua da organização, já que permite que sejam identificados pontos de melhoria e oportunidades de inovação.

Ele também pode ser utilizado para compartilhar informações entre a equipe e as partes interessadas, o que ajuda a manter todos informados e engajados no processo.

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Ferramentas e metodologias de plano de ação

Existem várias metodologias e ferramentas que podem ser utilizadas para elaborar um plano de ação. Algumas das principais são:

Matriz SWOT

A matriz SWOT é uma ferramenta clássica de planejamento estratégico, que ajuda as empresas a avaliarem seus pontos fortes e fracos, bem como as oportunidades e ameaças em seu ambiente de negócios.

A análise SWOT é representada graficamente em uma matriz com quatro direcionadores, cada um descrevendo uma das dimensões da análise.

Ao identificar e avaliar os fatores presentes em cada direcionador, a empresa pode criar uma estratégia para maximizar seus pontos fortes, minimizar suas fraquezas, aproveitar as oportunidades e se proteger das ameaças.

A matriz SWOT, nesse sentido, é ideal para as fases iniciais do plano de ação, levantando dados que podem alimentar as outras ferramentas.

PDCA (Plan-Do-Check-Act):

O PDCA é uma metodologia de gestão de processos que envolve quatro fases:

• Planejar (Plan);
• Executar (Do);
• Verificar (Check);
• Agir (Act).

É utilizado em processos de melhoria contínua, para aprimorar a eficiência e eficácia das atividades, além de identificar oportunidades de melhorias.

Plan: nesta etapa, o objetivo é identificar o problema ou oportunidade de melhoria, definir o escopo do projeto, estabelecer metas e objetivos claros, levantar dados e informações relevantes, analisar as causas do problema e definir um plano de ação.

Do: é a etapa de implementação do plano de ação definido na fase anterior. Nesta fase, é importante monitorar e controlar as atividades em tempo real para garantir que o plano de ação esteja sendo executado conforme o planejado.

Check: realizamos a avaliação dos resultados obtidos em relação às metas e objetivos estabelecidos. O objetivo é validar o desempenho e identificar possíveis desvios ou problemas que possam ter ocorrido durante a execução do plano de ação.

Act: na fase do agir, são tomadas medidas para corrigir as causas dos desvios e aprimorar continuamente o processo.

Mapa de processos

O mapa de processos é uma ferramenta visual utilizada para representar as atividades que ocorrem dentro de uma organização.

É uma apresentação gráfica que mostra de forma clara e objetiva como os processos da empresa funcionam, identificando os pontos críticos, as entradas e saídas, os fluxos de trabalho e os responsáveis por cada etapa.

O mapa de processos é uma excelente ferramenta para identificar gargalos, eliminar desperdícios, otimizar o desempenho dos processos e melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa.

5W2H

5W2H é uma metodologia que tem como objetivo facilitar a implementação de um projeto ou plano de ação. O nome 5W2H vem das iniciais das palavras em inglês:

• What (O que será feito);
• Why (Por que);
• Where (Onde);
• When (Quando);
• Who (Quem irá fazer);
• How (como será feito);
• How much (quanto custará).

O trabalho com a ferramenta consiste em responder a essas perguntas de forma clara e objetiva para planejar e executar as ações necessárias conforme os objetivos definidos.

Com o uso da 5W2H, é possível ter uma visão completa do projeto, além de garantir que todas as etapas estejam alinhadas e que as pessoas envolvidas fiquem cientes das suas responsabilidades e prazos.

Diagrama de Ishikawa

O diagrama de Ishikawa é uma ferramenta de análise utilizada para identificar as causas raízes de um problema ou evento. Ele foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa, um engenheiro japonês, na década de 1960.

Ele é construído a partir de uma linha central horizontal que representa o problema ou evento a ser analisado. Conectadas a ela, são desenhadas linhas diagonais formando uma “espinha de peixe” que representam as principais categorias de causas que podem ter contribuído para o problema.

Essas categorias podem variar de acordo com o contexto do problema, mas geralmente incluem: pessoas, processos, materiais, equipamentos, ambiente e métodos.

Ao longo das categorias, são adicionadas ramificações que representam as causas específicas relacionadas a cada uma.

Como fazer um plano de ação

Para criar um plano de ação eficaz, é preciso seguir algumas etapas-chave que garantirão o sucesso do processo.

1 – Conheça os objetivos estratégicos da empresa

Antes de começar a criar um plano de ação, é importante entender os objetivos estratégicos da empresa.

Esses objetivos são aqueles que guiam toda a organização e determinam a direção a ser seguida. Eles devem ser claramente definidos e comunicados a toda a equipe.

Ao conhecer os objetivos estratégicos da empresa, você poderá determinar quais deles serão abordados no plano de ação e como eles se encaixam na visão geral do negócio.

Você pode usar ferramentas como a Matriz SWOT e o Diagrama de Ishikawa para fazer um diagnóstico da organização, e usar essas informações para traçar os objetivos.

2 – Planejamento estratégico

O próximo passo para criar um plano de ação é realizar um planejamento estratégico.

Isso envolve a definição das atividades que precisam ser realizadas para alcançar os objetivos traçados anteriormente.

Durante o planejamento estratégico, é importante envolver todas as partes interessadas, para que todos tenham uma compreensão clara dos objetivos e das atividades envolvidas.

Esse planejamento também deve incluir uma avaliação dos recursos necessários para realizar as tarefas, considerando tempo, dinheiro, pessoal e equipamentos.

O planejamento pode envolver alguma das metodologias apresentadas nesse artigo, como o Ciclo PDCA e o modelo 5W2H.

É importante que, aqui, os objetivos sejam transformados em metas acionáveis, e para isso você também pode usar recursos como a metodologia SMART.

Ela define critérios amplamente utilizados no planejamento estratégico para garantir que as metas estabelecidas sejam alcançáveis e para manter a equipe focada em um objetivo claro e bem definido.

Eles também são úteis para o monitoramento e avaliação do progresso.

Ao estabelecer metas mensuráveis e com prazos definidos, a equipe pode monitorar o progresso do projeto e garantir que esteja seguindo na direção correta. Além disso, as metas SMART permitem que a equipe avalie o sucesso do projeto e determine áreas de melhoria para projetos futuros.

Os critérios compõem a sigla (em inglês), que é um acrônimo para:

• Específico (Specific);
• Mensurável (Measurable);
• Atingível (Attainable);
• Relevante (Relevant);
• Com prazo definido (Time based).

Ao criar metas SMART, é importante garantir que todas as cinco características sejam atendidas.

Isso ajudará a equipe a definir metas que sejam desafiadoras, mas alcançáveis, e garantirão que todas as partes interessadas estejam alinhadas e trabalhando em direção a um objetivo comum.

Veja na prática como aplicar a técnica seguindo o vídeo abaixo:

3 – Execução

Uma vez que o planejamento estratégico esteja completo, é hora de executar o plano de ação. Isso envolve a implementação das atividades definidas no primeiro documento.

A execução do plano de ação requer a definição de responsabilidades claras para cada pessoa envolvida no processo. Isso ajuda a garantir que todas as atividades sejam realizadas de forma eficiente e que não haja sobreposição de tarefas ou lacunas nas responsabilidades.

4 – Monitoramento

O monitoramento é uma parte essencial da execução de um plano de ação. Ele envolve a avaliação regular das tarefas estabelecidas e seus resultados.

Durante o monitoramento, é importante avaliar se as atividades estão sendo realizadas conforme o planejado, se os prazos estão sendo cumpridos e se os recursos estão sendo utilizados de forma eficiente.

O monitoramento também permite que sejam identificados possíveis obstáculos e as soluções para eles.

Se algo não estiver funcionando conforme o planejado, é importante fazer ajustes para garantir que o plano de ação continue a avançar em direção aos objetivos.

5 – Análise os resultados

Após a conclusão do plano de ação, é importante analisar os resultados. Essa etapa envolve uma avaliação do sucesso do plano de ação em relação aos objetivos estabelecidos.

Ao analisar os resultados, é preciso identificar o que funcionou bem e o que precisa ser melhorado e quais os aprendizados foram obtidos.

Essa informação pode ser usada para informar a criação de planos de ação futuros e melhorar a eficácia da organização como um todo.

Além disso, é importante comunicar os resultados do plano de ação a todas as partes interessadas, incluindo a equipe e a administração.

Isso ajudará a garantir que todos estejam cientes dos sucessos e desafios enfrentados durante a implementação do plano de ação.

Benefícios do plano de ação

Existem vários benefícios em utilizar um plano de ação para gerenciar projetos e alcançar objetivos empresariais, citaremos alguns deles abaixo.

A clareza de objetivos em um plano de ação ajuda a estabelecer metas claras e específicas, o que ajuda a manter o foco e garantir que todos na equipe estejam trabalhando em direção a um resultado comum.

Também impacta na melhora da eficiência, o plano enquanto ferramenta estratégica ajuda a otimizar o tempo e os recursos disponíveis, garantindo que a equipe esteja trabalhando de maneira mais eficiente e que os projetos sejam concluídos no prazo.

Além disso, ele promove uma comunicação mais eficaz, pois ajuda a comunicar de maneira clara e concisa as expectativas, responsabilidades e prazos a todos os envolvidos no projeto. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e permite que todos estejam alinhados.

O monitoramento constante do plano de ação dá base para que a equipe faça ajustes e adaptações em tempo hábil e garanta que o projeto esteja seguindo na direção correta.

Isso permite uma tomada de decisão embasada, mas ágil. Assim, evita a necessidade de mudanças drásticas (e custosas) em um estágio mais avançado.

Um plano de ação bem desenvolvido aumenta significativamente as chances de sucesso do projeto, pois ele é projetado para antecipar os obstáculos e mostrar o que a equipe deve fazer para superá-los, oferecendo maior controle dos riscos.

Para fixar o conhecimento deste conteúdo, revisamos as duas principais questões sobre o tema:

Conclusão

Criar um plano de ação envolve uma série de etapas-chave, incluindo o entendimento dos objetivos estratégicos da empresa, o planejamento, a execução, o monitoramento e a análise dos resultados.

Ao seguir essas etapas, as organizações podem construir planos de ação robustos que ajudarão a alcançar seus objetivos de forma eficiente.

Equilibrar o sucesso em todas as etapas requer ferramentas específicas, criadas para estruturar e viabilizar os seus planos. Uma plataforma como o Software de Gestão Estratégica e OKRs da AEVO tem os recursos certos para esse objetivo, permitindo que cada fase seja acompanhada e a equipe tenha um progresso claro, organizado e transparente.

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