Como usar o pmbok junto a processos ágeis

Metodologia como Inovação

Fazer o uso de metodologias de projeto reflete a inovação na cultura organizacional da empresa. A inovação se dá por meio de projetos , ações em conjunto , se faz com pessoas , e pessoas requerem formas específicas de se trabalhar. Em uma organização, com inúmeras pessoas, como tornar todos voltados para uma meta traçada pela gestão?

Metodologia, é isso que inicia a movimentação das engrenagens. Iniciar um projeto possui muitas nuances. A complexidade que envolve processos para chegar em algum lugar requer metodologia , a ciência do controle de etapas, a definição sobre como começar algo, o passo que vem antes do primeiro passo.

Entre as metodologias que serão citadas no texto a seguir está o: PMBOK. Nada mais é que um guia de 600 páginas sobre como tratar a gestão de projetos. Ele conceitua os processos, as áreas de competência e as ferramentas necessárias. Não é um guia que propõe uma base para o seu projeto e só, é uma forma de interpretar as etapas, dando a entender que não é a única metodologia existente. 

Tudo se constrói

O guia PMBOK foi criado para lidar diretamente com um projeto específico, sendo assim, ele possui um início e um fim definido, mesmo que não se saiba o tempo que irá durar todas as etapas. Não requer uma temática específica, os projetos podem ser voltados pro social, meio ambiente, econômico, etc.

As etapas que compõem a gestão de projeto do PMBOK são separadas em 5 classificaçõesde processo e 10 áreas de conhecimento.

  • Iniciação

A iniciação, podemos dizer que é a etapa mais crítica do projeto. Nela se busca aquele esclarecimento inicial. Deve ser capaz de abrir os olhos de sua equipepara enxergar como você enxerga. Nesse momento é válido já ter uma prévia do orçamento, saber quem vai estar nessa com você e quais as atuações disponíveis.

Essa etapa serve para passar o objetivo, o valor do projeto, o que ele vai carregar como meta durante todo o processo. Deve ser um marco, com discurso claro e bem direcionado. Os dados e as informações iniciais devem ser levantadas.

  • Planejamento

Esse é um instante de refinamento das ideias , agora é buscado a coerência e a sensatez extrema, já que os passos serão definidos, de fato. É buscado uma quantidade a mais de detalhes, isso para evitar erros futuros quanto a documentação e coisas do tipo.

É hora de compreender o tamanho dos objetivos e todos os recursos que serão necessários. Use todo material recolhido pela iniciação e faça a disposição desses dados, citando os objetivos de maneira mais clara e direta possível, para que as instruções sejam precisas.

Se chegou nessa etapa, acreditaram no projetoe está à beira de fluir.

  • Execução

É um instante aguardado, não mais importante, o momento de exercitar o que foi planejado. Muitas mudanças no escopo do projeto podem vir a partir daí, esteja aberto a elas. Executar traz pontos que podem passar despercebidos no momento de projeção, não tenha medo de realizar as interações.

Essa etapa requer cuidadospara que se possa preservar as conseguintes. Deve ser o registro, o acompanhamento das ações, tudo deve ser documentado. Para isso é necessário um cuidado redobrado para a monitoria de projetos, abrindo espaço para outra subdivisão.

  • Controle e Monitoria 

Essa etapa parece ter surgido apenas agora, após a execução, mas a verdade é que ela deve se fazer presente em todas as etapas.É hora de coletar informação pós ação, requer um registro detalhado.Todas as etapas são analisadas como um todo do projeto, tudo exige uma documentação.

Agora voltando para o controle pós execução, é a etapa que procura os erros e as brechas das ações. Controle e execução andam de mãos dadas.A definição do desempenho vem apenas com um longo período de análise dos padrões. 

Um software de gestão cai como uma luva nessa etapa.Certas plataformas digitais são capazes de medir o desempenho durante a execução, criando gráficos e facilitando o serviço do responsável pela monitoria.

  • Encerramento

Como já dito no início do texto, é uma metodologia que envolve um início e um fim bem definido . Nessa etapa a finalização é feita de maneira formal. São ações para concluir as execuções. Não é porque chegou ao fim, que os esforços acabaram, após isso o gestor deve reunir todos para tirar as lições obtidas.

O projeto como um todo deve estar formalmente disposto em um documento , que pode vir a ter as assinaturas dos envolvidos. Documentar as experiências adquiridas em cada projeto serve para a formatação de projetos futuros e também para evitar erros já causados.

Reúna sua equipe e dê um feedback geral, elogie, deixe que os colaboradores também façam isso, e aproveite para já expor seu interesse em ampliar e seguir com novos projetos.

Esquema Fases PMBOK

Como Identificar a Melhor Metodologia para o Projeto

Para realizar a escolha do método que irá utilizar em sua empresa é crucial compreender bem o seu projeto. Devido a variedade de metodologias, dão espaço suficiente para os projetos se encontrarem. Não há um modelo definitivo, além de poderem variar não só pelo seu produto ou serviço, mas de acordo com as metas, ferramentas, recursos disponíveis, entre outros.

Se possui metas claras, com finalidade definidas é recomendado o tradicional PMBOK , que irá tratar com especialidade e precisão os passos a se tomar. Agora, se quer um modelo mais ágil, com possibilidade maiores de alteração e flexibilidade, é recomendado o SCRUM , sendo ele cabível a qualquer projeto . Não é a única ferramenta ágil, mas é com ele que vamos trabalhar nessa leitura.

Scrum ou PMBOK?

Os dois métodos possuem uma rixa virtual, muito dos gestores ficam no impasse. Uns dizem que o PMBOK possui uma abordagem lenta e o SCRUM mais rápido. Afinal, resumir esses dois métodos com adjetivos relacionados ao tempo é diminuir, e muito, a função das duas metodologias.

Um é famoso pela burocracia, processos complexos e detalhados. Já o outro é considerável simples olhando de fora, mas que exige uma enorme disciplina dos participantes.A realidade é que não deve ser feita a comparação, pois são de naturezas diferentes, lidam com situações semelhantes , porém se desencontram em muitos aspectos de origem.

Muitas vezes a equipe não possui um perfil de planejamento aguçado, ou o próprio gestor não é um admirador do planejamento detalhado. Para essa equipe, adotar o SCRUM é sinal de conforto. O PMBOK pode entrar exatamente para tratar essa mudança de cultura, ou provar a pluralidade da empresa.

As metodologias não devem ser escolhidas com uma noção permanente , mas sim reconhecidas, em suas respectivas funcionalidades.

Como as Metodologia Agem em Conjunto

Esse tópico serve para mostrar resumidamente como a agilidade proposta por metodologias de framework como o SCRUM auxiliam no fluir do projeto em PMBOK. A junção das duas metodologias é muito famosa quando falamos de produção de softwares, mas aqui irei dispor da aplicação no geral.

Tanto para a criação de um software como para criação de um produto, as variáveis são muitas, a inconstância é presente independente das previsões.Isso mostra o dinamismo de um projeto e as facetas que ele pode adquirir durante as etapas.

O PMBOK, famoso pela burocracia e a necessidade de seguir a vera os processos, acaba passando uma certa segurança para os que escolhem adotar o método. Possui muita tradicionalidade , isso por tratar com cuidado cada etapa de uma projeção. O que acarreta a oposição ao método é a ausência de flexibilidade e transparência nos processos.

O SCRUM entra como uma metodologia ágil que lida diariamente com as metas . Todo dia uma reunião pode ser realizada para revisar os pontos se tratando dessa metodologia. A funcionalidade dela é percebida cedo, já que a interação do funcionário com as metas e conquistas é mais constante. 

A união dos dois métodos pode não vir a calhar em todos os projetos, o que quero tornar claro para você, é que não se deve negar a necessidade de ambos.Um torna o outro mais transparente como um torna o outro mais objetivo e formal.

Importância de um Software de Gestão

O que se nota em comum nessas metodologias, é a necessidade de um monitoramento constante. Independente se for ágil ou não , é necessário uma documentação precisa do decorrer de todo o projeto.

Nós da AEVO Innovate disponibilizamos uma plataforma capaz de fazer o gerenciamento de projetos, tratando ele desde o momento que é apenas uma ideia. Tornamos visível para o gestor o desempenho de cada participante. Inove no seu planejamento, conte conosco em cada etapa do seu projeto, temos tudo para te auxiliar.

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